2017年01月18日

遊びの時間を作る


今日のテーマは「遊びの時間」。

「遊び」といっても仕事中に遊ぶわけではありません。「余裕」「バッファ」です。

仕事はたいていは予定通りには行きません。


ただ、経験的には、予定より早く終わることは少なくて、多くの場合は予定を超過します。

そのうえ、頭のなかでスケジューリングすると、本当は必要だけどあまり生産性のない単純なことはポロッと抜け落ちることがあります。

■会議はハシゴしてはいけない


たとえば、10時から1時間の会議、11時から別の会議があったとすると、これは時間的には成立しません。

10時から1時間会議をすれば、11時になりますよね。
11時になったら、別の会議室へ移動しなくてはいけないとしたら、その移動時間がないんですよ。
※テレポート能力があると嬉しいんですけど…

会議場所が隣のビルなら、5分はきついかもしれません。前の会議で頭をフル回転させていればちょっとクールダウンする時間も必要にもなります。

なので私は会議と会議の時間は、15分〜30分程度間を空けるようにしています。

もちろん、同じ会議室が使える、あまり必死に考える必要がなく多少ぼんやりしていても大丈夫みたいな会議なら、連続でも構いません。
それでも、2時間以上連続で会議をすれば、最後の方は集中力がなくなります。

まあ、2時間で切れる程度の集中力しか持ち合わせていない事自体が問題だ、という話もありますが。ないものはないので仕方がない。

■仕事も詰め込んではいけない


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●スケジュールを詰め込まない
仕事は、どんなにきっちり段取りを組んでも、予定通りに進まないことのほうが多いものです。

だから、仕事をするときはある程度の「遊び」が必要だ、と思います。

「手帳を開くとアポがびっしり」というタイブには、「遊び」がまったくありません。

仕事がいつも押せ押せになってしまい、イライラもするでしょう。

もしスケジュールのどこかに 1 時問、いや、 30 分でも「遊び」があれば、「あの時間でなんとか調整しよう」と安心できます)

これが「余裕」となって重要なアポをふいにしなくても済みます。

この「遊び」のことを「バッファ」と呼びます。

クレーム、アクシデント、トラブル、ふいの来客といった予期せぬ出来事のために発生するロスタイムを吸収する「緩衝時間」のことです。
 :
 :(中略)
 :
手帳にスケジュールを詰め込むと、身動きが取れません。

ひとつの仕事の遅れがドミノ倒しのように次から灰へと影響して、すべての仕事をダメにしてしまいます。そうならないようにするには、どこかの時間をすっぽり抜くしかありません。

その仕事を犠牲にして空いた時間で対処する――というわけです。ところが、そういう仕事にかぎって重要だったりするわけです。
  :
 :(中略)
 :
スケジュールをいつもぎっしり詰め込むような人には「勝負時」などわかりません
だからせこい仕事、せこい成果しか収められないのだ、と思います。

 スケジュールは1時間単位で組むようにする

中島孝志(著) 『仕事ができる人の「しないこと」リスト
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「スケジュールを1時間単位で組むようにする」というのは私はあまりオススメではないですが、余裕時間をもたなければ、スケジュールを管理しているのか、スケジュールに追いかけられているのかわからなくなってしまうのは、本書にあるとおりです。




■小さなバッファを組み込んで、大きなバッファを用意する


仕事で会議の多い人は、まず会議の時間を1時間ではなく、45 分にする工夫をするといいです。不可抗力で伸ばしても 55 分まで。
つまり、1時間という単位であれば、5〜15分は余裕時間にすることです。

つぎに、移動時間をスケジュールに組み込んでおくこと。
会議のスケジュールが決まったら、その前後に5〜15分の「移動時間」というスケジュールを入れてしまえば、その時間があとから他の人に潰されることはありません。

最後に、定時の1時間前からは定期的なスケジュールとして、この先ず〜っと確保しておくことです。
ここには特別かつ緊急のことがない限り、自分ひとりで作業する時間にあててください。

私はこの時間を「日次レビュー」の時間として確保しています。何をしているかは自分以外には見えなくしてあります。
時間の優先順位は第1番。他の人は私の許可なくここには予定を入れられません。もし入れてくる人があったら、「拒否」の返信をします。

まあ、どうしてもそこでないといけないときには、電話でもして来るでしょうから、そこからは交渉。

1日の間にこうした小さなバッファと大きなバッファを組み込んでおくと、仕事に余裕ができます。
余裕が無いと、「考える」こともできませんから。


■参考図書 『仕事ができる人の「しないこと」リスト

「予定を簡単に動かさない」「100点は最初から目指さない」「安請け合いを絶対にしない」「人の不平不満に付き合わない」「便利屋には絶対にならない」…“あなた”に革命を起こす、45の「しないこと」。




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仕事ができる人の「しないこと」リスト
著者 :中島孝志

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●本書を引用した記事
 遊びの時間を作る
 予定を決めたら簡単には動かしてはいけない
 経験のない業務に素早く習熟する方法
 便利屋で終わらない仕事術
 ガーデン・パス・ストーリーの落とし穴に注意
 言うべきことは言うべきタイミングまで待つ
 しないことリストがあなたの生きる武器となる
 後輩を優秀にする
 同僚の成功をよろこぶ
 不平不満は聞く耳持たぬ
 人を呪わば穴二つ
 嫌いな人がいる職場
 「迷い」を断つと成果が上がる
 洞察力の基本は人に関心をもつこと

●このテーマの関連図書


「要領がいい人」のすごい考え方:仕事をシンプルに変える50のリスト(知的生きかた文庫)

「できる人」の段取り力―これこそ、いい仕事ができる最強の能力だ!(知的生きかた文庫)

「頭のいい人」は、シンプルに仕事する!:「8割捨てる」発想、そして実行が、あなたの人生を変える

なぜかミスをしない人の思考法(知的生きかた文庫)

仕事は「すべきこと」より「しないこと」で決まる!

仕事が速い人の「手帳・メモ・ノート」超活用術:夢と目標を必ず実現する!(知的生きかた文庫)





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