2017年02月03日

待ち時間で整理整頓清掃清潔




ちょっとしたスキマ時間に、すぐに始められて短時間で終わる作業を持っておくといい、とはよく言われます。

じゃあ、「今から3分あります」と突然言われて、3分で終わることができる仕事ってどのくらいありますか?

私はよくメール処理をするのですが、たまたま読んだメールが考えないといけないようなものだったりすると、3分が10分でも終わらないことがあります。3分と最初は思ったけど、実際に空き時間は2分になったり10分になったり変動するものです。

それでも、空き時間前にやっていたメインの仕事に即座に戻らないと、メインの仕事が遅れるので、やりかけた仕事は中断せざるを得ません。メールを読もうとして、「すぐに終わるもの…」と探していたらタイムアップ、結局ボーッとしてても同じだった、なんて、ありがち。

■待ち時間に向く仕事

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●同時進行で仕事をする
食事を作るときを想像してみてください。ごはんが炊けてからおかずを作るより、ごはんが炊けるまでの間におかずを作った方が早く完成しますね。

パスタを茄でるのとソースを作るのも同時にできるはずです。

仕事も同時進行ですると、かかる時間が短くなります。

そのためには、待ち時間を有効に使ってください。

例えば、枚数の多い書類をスキャンしたり、コビーしたりすると 10 分以上かかることがあります。
また、上司に判子をもらうとき、書類が戻るまで時間がかかることもあるでしよう。

その間に他のことができるはず。ボーっと待っていてはもったいないです。

待ち時間に向く仕事は 2 つあって、「ひとりですること」と「途中でやめても支障のないこと」です。

具体的には、定型業務やデスク周りの整理整頓がおすすめです。

すぐにはじめられて、時間に比例して成果が現れるからでづ。途中で中断するのがわかっているのですから、腰を据えて取り組む仕事は避けましよいス待ち時間をうまく使うと、同時に 2 つの仕事ができてしまうのです。

鈴木真理子(著) 『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術
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本書のこの部分のポイントは、

 埋草の仕事は「ひとりですること」と「途中でやめても支障のないこと

の部分だと思います。

■仕事はパターン化しておく

タスクリストを見なおして、スキマ時間に何をしようか決めようとすると、それだけで短いスキマ時間なら終わってしまいます。

それよりも、私は整理することを目標にしてます。

メール・ファイル・机の上。とにかくなんでもいいので目についたものの 4S (整理・整頓・清掃・清潔)を始めます。
これだと、途中でやめても問題ありませんし、何をするか考える時間がないので、確実に効果が出ます。

たとえば、PCを持っている時に、時間通り会議が始まらず、集合が5分遅れた、となると、とりあえず、PCの一時ファイル置き場のファイルの移動や削除をしているわけです。

メールも、自分に責任のないメールはフォルダ分けしておいて、そのメールはタイトルを見て削除するだけの状況を作っておけば、タイトルだけ見て、読むものは未読フォルダへ、読む必要がなさそうなものは削除と振り分けだけをします。

これだと、スキマ時間が 1 分でもやれますし、やっただけ環境が良くなるので効果は出せます。
いつやめても全く問題ない。

席にいる時には、机の上をさっと拭いたり、机に貼り付けてある付箋のメモで済んだものを剥がして捨てたりします。
モニタをちょっと拭くだけでも気持ちいいですよ。結構ホコリだらけのモニタを使っている人もいますけどね。

さて、2分間時間があります。
あなたなら何をしますか?





■参考図書 『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術

残業せずに仕事を速くこなして成果を上げる。
これは今、すべてのビジネスパーソンに求められる働き方です。
本書は、それを叶えるための時短仕事術をテーマにしています。

本当は業務上「やらなくてもいい仕事」や「手間をかけなくてもいい仕事」に、
時間がとられてしまい、毎日残業をしてしまうというようなビジネスマンは多いでしょう。
本当にやらなければいけない仕事に集中するためには、仕事のプロセス上の余計な作業をやめる、
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各項目にはすべて図版が載っているので、とても分かりやすく学べます。

残業が続いて疲れている人、もっとテキパキ仕事を片づけたい人、
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もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術
著者 :鈴木真理子
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●本書を引用した記事
 添付ファイルのパスワードをメールに書いてはいけない
 メールは一往復半で完了する
 メールに「お疲れ様」は不要?

●このテーマの関連図書


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行動が早い人の仕事と生活の習慣

日経WOMAN2017年2月号





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posted by 管理人 at 18:55| Comment(0) | TrackBack(0) | 時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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