2017年02月08日

書類は立てて保管する




デジタル化が進んできて、「書類を見る」という行為も、PC で Word ファイルや PowerPoint ファイルを見ることみたいになりましたが、ウチの会社ではまだ多少は、紙の書類も現役です。

たとえば、回覧資料、社会動静をまとめたスクラップブック、提案書(捺印の必要なもの)など。

■書類を書類棚から探す

過去記事で何度か書いてますが、探すという行為は成果にはなんの影響もありません。
探した結果だげが成果に結びつきます。

したがって、探さなくてもいい状態というのが一番いいのですが、特定の仕事をひとつだけしているわけではないですし、資料も仕事に合わせて変わっていきます。なので、探すという行為はなくせません。

探す時間を極力小さくすることにいろいろ工夫が必用です。

そのために私がやっているのが、

 書類を平積みにしない

ことです。

机の上などに書類を平積みにすると、探すために上の書類をどかさないといけなくなります。
その上、平積みは場所をとるので、机の上などのりよう効率が落ちたり、一番上の書類が目立つので、その書類に関係ない仕事をしていても目に入ってしまって、集中力が下がります。

使わない書類は書類棚に入れて、使うときに取り出すのが一番効率が良さそうです。

■机の上の書類

机の上の書類も同様に、使うときには広げますが、それ以外の時には、机の上か引き出しの中に立てておき、背表紙が見える状態にしておくのがもっとも探す効率が上がります。

当然、背表紙にはわかりやすいラベルをつけるのも必須です。

特に机の上に書類を置く場合というのは、アクセス頻度が高いことが前提なので、手を伸ばせばすぐに取り出せる状態というのが望ましいですね。

私の机の上には使用頻度の高い書類だけが、ファイルにして置いてあります。
置き場所は決まっていて左側前方。

右から、白紙のファイル、勤怠関係の書類、現行プロジェクトの書類…です。
※「白紙のファイル」は、何か考えるときや人と話すときに、メモ書きをする落書き帳みたいなものです。
※詳しくは、
※ <>
※を参照してください。これはちゃんと閉じてなくて、ファイルから1枚だけすぐに抜き取れるようにしています。

■机の中の書類

机の引き出しの中で一番下の大きな引き出しは手前約半分が書類入れです。

長辺を下にして、背表紙が上を向くように入れてあります。

入れる順番は、押出ファイリング方式。

 <<廃棄は2週間後>>
 <<整理しないで検索する>>

これは、野口悠紀雄氏の出世作『「超」整理法』の「押出ファイリング」そのものです。
単純に言えば、「最近使ったものが次に使う可能性が一番が高い」ということを利用した方法。

引き出しの半分しか使わないのは、奥のほうは取り出しにくくなるから。
奥のほうにはめったに使わないような工具やケーブル類が入れてあります。

■少量の書類は色分けクリアファイル

クリアファイルは事務用品の中でも定番ですが、こうやって「探さない」を軸に考えると実は使えません。
何が入っているかは手にとって見ないとわからないからです。

クリアファイルに整理して机の中に入れてしまうと、いざ使おうとした時に、いちいち引っ張りだして見ないとわからないというのは、クリアファイルのもつ「開かなくても書類が見える」という長所を勘案しても、短所のほうが大きすぎるんです。

ただし、ある程度使用頻度のあるものなら、色で書類の分類をするということが使えます。
クリアファイルの「赤」は人事評価関係、「黄」はセールスマンからもらった他者資料、みたいに決めておけば、ぱっと見で判別できます。

前述の「白紙のファイル」は無色のクリアファイルを使ってます。
クリアファイルは1つの長辺が全く閉じてないので、そちらを手前に向けて机の上に立てておくと、ファイルを手に取らなくても、そこから1枚だけ白紙が取り出せます。クリアファイルの中身の紙が露出した部分を親指でちょっとこすってやると、先頭の1枚だけが簡単に取り出せます。

■まとめ:書類は背表紙が見えるように立てる

書類は背表紙が見えるように立てておき、必要な書類がもっともいい位置(一番手近な位置)におくようにすることで、作業の能率が上がります。

机の空きスペースに使わないものに専有されないようにしましょう。




■参考図書 『「超」整理法

「分類をしてはいけない」。情報洪水のなかで書類や資料を保存し検索するには、従来の整理法では対処できない。「整理は分類」という伝統的な考えを覆し、「時間軸検索」という新しい発想から画期的な整理法を提案。一大ブームの火付けとなった。
机の上は魔法のように片付き、「整理する時間がないほど忙しい」人に対する福音書。さらに、パソコンを用いた情報管理体系、アイディア生産を支援するシステムなど、知的活動の生産性を高める新しい方法論を提案する。
クラウド検索等、若干現代テクノロジーにマッチしないところはあるものの、本書の考え方を適用すれば最高の情報整理環境が構築できる。

新しいテクノロジーや時間管理についても続編で整理されている。




◆アマゾンで見る◆◆楽天で見る◆◆DMMで見る◆

「超」整理法
著者 :野口悠紀雄

「超」整理法
検索 :最安値検索
DMMでは見つかりませんでした



●本書を引用した記事
 SE-ScreenSaversデスクトップ時計のスクリーンセーバー
 仕事の結果はメールで送っておく
 放置する
 1週間は18日ある
 メモは財布に入れる
 整理しないで検索する


●関連図書
 超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー
 超「超」整理法 クラウド時代を勝ち抜く仕事の新セオリー
 続「超」整理法・時間編―タイム・マネジメントの新技法
●このテーマの関連図書


続「超」整理法・時間編―タイム・マネジメントの新技法(中公新書)

「超」文章法(中公新書)

超「超」整理法クラウド時代を勝ち抜く仕事の新セオリー(講談社文庫)

「知」のソフトウェア(講談社現代新書)

知的生産の技術(岩波新書)

「超」勉強法





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