2017年03月14日

標準時間を持つ



いろんな仕事ををしている人でも、仕事を分割していくと、結構な量の定型業務に行き着きます。

結局、仕事を速くするためには、パターンの決まった業務をいかに素早くやれるようになるかと、無駄な仕事をしないことです。本日は、仕事を早く終わらせるための基本的なアプローチ方法について。




■標準時間


製造の作業は、標準作業と標準時間から出来上がっています。

標準時間は、非常に単純な作業(たとえば、「電動ドライバを持つ」とか)の時間からできていて、複雑な組立作業も、こうした単純作業の組み合わせからなっているので、機械の組立にかかる時間も、標準時間の足し算で出せるようになっています。

事務作業もこうした単純な作業の組み合わせでできることが多いです。

本書『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術』では、この単純な作業の標準時間を作りなさい、と勧めています。

★P70〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●標準時間を短くしていく
自分の標準時間を持っと、どのくらいでその仕事を仕上げられるか判断できるようになります。

例えば、執筆するとき、原稿用紙 1 枚 400 宇につき平均 20 分かかるとします。 1500 字の短編を書くなら見積り時間は 75 分なので、「75 分後に必ず完成させる!」というゴール時間を設定して取り組んでください。

ときおりパソコン画面にある時計をチラッと見て、進み具合をチェックするといいでしょう。

 「できるところまでやろう」
 「できなかったら明日やればいい」

と思っていると、時間だけが過ぎていき、完成が遠のきます。中途半端なところでやめると、再びはじめるときに書いた部分を読み返す作業も生まれます。

何より納期を守れない人、仕事が遅い人のレッテルはほしくありません。

自分と約束をして、標準時間内に必ず仕事を完成させること。できるようになったら、標準時間を 3 分減らす、 5 分減らすというように短く設定します。スピードに磨きをかけるには、数字で管理するのが一番の近道です。

鈴木真理子(著) 『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術
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■目標なき作業は改善しない


本書にあるように、どのような仕事であれ、「できるとこまでやろう」など、QCD(Quality, Cost, Delivery)を考えずに仕事をするのは論外ですが、じゃあ、どのくらいでできるのかがわからないまま取り組むと、見積もりは正確にはなりません。

元々が不正確でいい加減な決め方をした終了時間なので、多少ずれても余り気になりません。
たとえば、「1時間で終わる」と決めたものが、1時間5分で終わったとしたら、「ダメじゃん」と思えるか、ということですね。

最初に「いつまでに完了する」という取り決めをすることは、だらだら仕事から抜け出すいい方法になります。

その精度を上げていくことで、仕事のスピードアップが可能になります。
精度を上げるためには、最初に書いた製造の作業の例のように、作業を分解して変動要因を小さくすることです。

たとえば、出張報告書を作るときには、

 ・執務報告
 ・費用計算
 ・成果・宿題報告
 ・所感作成

のに分解できますよね。費用計算は、

 ・レシートを集めること
 ・通貨換算をすること(海外出張の場合)
 ・費目を分類すること
 ・ファイルに書き込むこと
 ・レシートを台紙に貼り付けること

に別れますよね。

ここまで分解できれば、それに必要な時間は相当正確になるのではないでしょうか。




■参考図書 『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術





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残業せずに仕事を速くこなして成果を上げる。
これは今、すべてのビジネスパーソンに求められる働き方です。
本書は、それを叶えるための時短仕事術をテーマにしています。

本当は業務上「やらなくてもいい仕事」や「手間をかけなくてもいい仕事」に、
時間がとられてしまい、毎日残業をしてしまうというようなビジネスマンは多いでしょう。
本当にやらなければいけない仕事に集中するためには、仕事のプロセス上の余計な作業をやめる、
仕事自体を簡易的な形式にかえるなどが必要です。
仕事を効率的にやりながらも、結果をきちんと出す方法を77項目で解説しました。
各項目にはすべて図版が載っているので、とても分かりやすく学べます。

残業が続いて疲れている人、もっとテキパキ仕事を片づけたい人、
仕事にやりがいを感じたい人、私生活も充実させたい人、必読。





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もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術
著者 :鈴木真理子
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●本書を引用した記事
 標準時間を持つ
 待ち時間で整理整頓清掃清潔
 添付ファイルのパスワードをメールに書いてはいけない
 メールは一往復半で完了する
 メールに「お疲れ様」は不要?
 上司だって仲間に入れてほしい

●このテーマの関連図書


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