2017年03月20日

メールは見るのを急くな、返事は急げ




他の人の PC 画面を見ると、メールクライアントが立ち上げっぱなしになっている人が結構います。最小化されているわけでもなく、デスクトップにど〜んと。

新着のメールがあるかどうかがわかるように、実際に作業している Excel はちょっと小さくなってしまっていたりして…。

 これじゃあ効率が悪いだろう…

と思うのは、私が時間貧乏だからだろうか…

■メールはすぐに見るな

過去記事でも何度か書いてますが、

 メールのGTD
 メールの自動受信はオフにしておきなさい
 メールの処理
 メールはプルシステム1
 メール処理のドツボ

私は、ある条件が成立するまで、原則メールはチェックしません。当然、「新着メールがあります」などというメッセージも表示させません。

効率を悪くするパターンは

 ・メールが来たので一旦作業を中断する
 ・メールを読む
 ・急ぎではなさそうなので後で返信しようと思って閉じる
 ・後でメールを読み直して、返信の必要・不要を判断する

こうなると、じきにメールチェックだけで1日の仕事が終わってしまって、すごく仕事をしたような気になるけど、何も結果が出ないという状態に陥ります。

メールが着いたら直ぐに見ること自体は悪くありません。

問題は、今やっている作業を一旦横においてしまうことと、「見るだけ」という結果のともなわない行為を何度もすることです。

もちろん、急ぎのメールもありますので、「チャット」レベルでメールに返信する必要があることもありますが、99.9% のメールはそうではありません。0.1% を救うために1日を犠牲にする必要ないんですよ。
どうしても至急なら、電話でもしてきますよ。きっと。

■返信を急げ

逆に、一旦メールを見たら直ぐにそのメールをやっつけてしまう(対応済み)にしてしまうと、メールを2度、3度と読む必要がなくなります。

メールの処理で、自分が何か返信しないといけないものであれば、直ぐにできるかどうかを判断して、直ぐにできなければ、タスクリストに放り込んで、メールには××までに返信しますと返信してしまいます。

直ぐに応えられるものについては、すぐに返信します。返信の送信が終わるまでは他の作業はしません。

返信が必要なものは、とにかく、すぐに返信をするように心がけてます。

何もする必要がなければ、削除しちゃうかアーカイブに放り込んで終わり。

■集中する、完了させる

まあ、何をするにも言えることなのですが、

 ・集中してやる
 ・完了までやる

ことを旨としていると、すごく効率が良くなるようです。

メールにしても SNS にしても、相手から「読んでない」「返事が遅い」などと思われると困る、というのは確かに感覚としてはあるのですが、その結果1年かけて、メールに返信できるようになったでは、評価してもらえませんしね。

ちなみに、最近は会社支給のスマホを使うようになったので、こっちのチャットソフトも多用するようになってきましたが、通知は無視してます(これも一定時間ごとにはチェックしていますが…)。



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