2017年04月18日

「以下の通り」は使わない


複数の情報を書くときに、つい「以下の通り」って言葉を使いたくなります。実際にメールやレポートなどでよく見かけます。でも、これって冗長で、意味のない上に、「あとで説明するから」的な文章になってしまって、読みにくくなります。

これを使わないように文章を構成すると、読みやすいスッキリした文章がかけると思っています。

結構多用されているので、あまり気に留めていない人も少なくないみたいですが。


■説明は概要→詳細が基本


ロジカル・ライティング』という本に、この事例が載っていましたのでご紹介します。

☆――――――――――――――――――――――――――
●「マィホームコーディネート・サービス」の概要
「マィホーム・コーディネート・サービス」は、注文住宅建築をご希望の施主の皆様を以下のようにお手伝い致します。

Stepl : ご登録
ご登録票に必要事項とご要望をご記入のうえ、同封の封筒で弊社までご返送下さい。

Step2 : 建築士へのご要望の説明
弊社パートナーの建築士100 人の中から、ご要望に最も合う3名をご推薦し、家作りに関するニーズや思いを建築士に直接、お話しいただく説明会を設定致します。説明会には弊社のコーディネーターが立ち会い、ご要望が的確に伝わるようお手伝い致します。

SteP3 : 建築プランのご提案
説明会の内容を踏まえて各建築士が立てた建築ブランを、弊社が法規遵守を含め、建物の構造上の問題がないか、コストは予算内で収まるかを厳格にチェックします。チェック後に、建築士が建築プランをプレゼンテーション致します。

Step4 : 建築士の決定
ご提案したプランをじっくりご検討いただき、設計を依頼する建築士をお決め下さい。建築士との面談の設定、ご不明点に関する調査実施や疑問点に関するお客様の立場に立った客観的なアドバイスのご提供など、コーディネーターがご検討をサポートします。
――――――――――――――――――――――――――☆


ぱっと読んだところ、なにが問題なのかわかりませんね。
でも、本書の修正例と見比べてみると理解できます。

☆――――――――――――――――――――――――――
●「マィホームコーディネート・サービス」の概要
当サービスは、「品質もコストも満足できる注文住宅」をご希望の施主の皆さまがべストな建築士を選べるよう、家作りのブロがきめ細かくサポートする仕組みです。

Stepl : ご登録
ご登録票に必要事項とご要望をご記入のうえ、同封の封筒で弊社までご返送下さい。

Step2 : 建築士へのご要望の説明
弊社パートナーの建築士100 人の中から、ご要望に最も合う3名をご推薦し、家作りに関するニーズや思いを建築士に直接、お話しいただく説明会を設定致します。説明会には弊社のコーディネーターが立ち会い、ご要望が的確に伝わるようお手伝い致します。

SteP3 : 建築プランのご提案
説明会の内容を踏まえて各建築士が立てた建築ブランを、弊社が法規遵守を含め、建物の構造上の問題がないか、コストは予算内で収まるかを厳格にチェックします。チェック後に、建築士が建築プランをプレゼンテーション致します。

Step4 : 建築士の決定
ご提案したプランをじっくりご検討いただき、設計を依頼する建築士をお決め下さい。建築士との面談の設定、ご不明点に関する調査実施や疑問点に関するお客様の立場に立った客観的なアドバイスのご提供など、コーディネーターがご検討をサポートします。
――――――――――――――――――――――――――☆


いかがでしょう?

Step1〜4の部分は変わっていませんが、冒頭に

 当サービスは、「品質もコストも満足できる注文住宅」をご希望の施主の皆さまがべストな建築士を選べるよう、家作りのブロがきめ細かくサポートする仕組みです。

と概要が書かれています。

これなら、下の部分を読まなくても、だいたいどんなことが書いてあるのかわかりますよね。

これによって、読み手に全体像を植え付けて、そこから詳細に入っていくという「逆ピラミッド法」になっています。

■「以下に」を使わないためのポイント


「以下に」を使わないためには、本書によると辛抱が必要なのだそうです。

★P179〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

改善案では、冒頭で、建築士選定をどのようにサポートすーるのかを示している。この記述があれば、Step 1〜4 までの説明文を読まなくても、サービスの概要をつかむことができる。

ビジネス文書には、「Xは以下のとおりです」「Yは次のとおりである」という記述の下に、複数の記述が列挙されているものが多い。もちろん、読み手にすぐにエッセンスを種明かしするのではなく、複数の記述を So What? と自問自答しつつ読んでもらうことを意図しているならば構わない。

だが、その意図なくして安直に「以下のように」や「次のとおり」と表現するのは、第3章「本論の組み立て(2)」 でも述べたように、So What? 放棄だ。これでは記述.全体のエヅセンスは伝わらない。「以下」「次」が指している内容の要点を、So What? / Why So と我慢強く自問自答を繰り返して、言葉葉で説明をしよう。

照屋華子(著) 『ロジカル・ライティング
―――――――――――――――――――――★


個人的には、「我慢して考えろ」と先述ではなく単なる精神論なので、あまり好きではありませんが、結局はそういうことなのかもしれません。

具体的には、「逆ピラミッド法で書く」ことだと考えます。

要するに、最初に概要を述べることで、この訂正文でも、そのようになってますね。



■参考図書 『ロジカル・ライティング

マッキンゼー出身のコミュニケーションスペシャリととして、ロジカル・シンキングをベースにしたコミュニケーション術を一般に広める著者の代表的一冊。もう1冊は『ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル 』でこちらも名著。
同名の本に、安田正氏のロジカル・ライティングもあるがこちらのほうが内容がソフト。




◆アマゾンで見る◆◆楽天で見る◆◆DMMで見る◆

ロジカル・ライティング
著者 :照屋華子
楽天では見つかりませんでした
ロジカル・ライティング
検索 :商品検索する



●本書を引用した記事
 接種理論:論理構造を図示してアンチテーゼを出す
 報告書に必須の4要素:6.文字にして4要素を吟味する
 報告書に必須の4要素:5.「反応」を引き出す
 報告書に必須の4要素:1.概説
 ビジネス書名著目録(必須図書)

●このテーマの関連図書


ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル(Bestsolution)

考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則

ロジカル・ライティング

入門考える技術・書く技術

マッキンゼー現代の経営戦略2014年新装版(大前研一books>KenichiOhmaebusinessstrategistseries(NextPublishing))

ロジカル・プレゼンテーション――自分の考えを効果的に伝える戦略コンサルタントの「提案の技術」



■同じテーマの記事

紙の辞書を使う

いまどき英語にしても科学的な単語にしても、知らないことはネットで検索すればたいていはなんとかなります。私も Google くんにはかなりお世話になってます。1日たりとも何かを探さない日はありません。とくに知らない単語を探すのにはこれが非常に便利。一方で、不都合があります。あまりにも合理的にできているため、セレンディピティ(偶然に有益なことを見つけること)がないんですよ。紙の辞書や辞典には余計な発見がある逆に、紙の辞書や辞典を使うと、探すのが結構手間です。単語が発音順..

上司の指摘は積極的に改善する

「あなたの強みはなんですか?」自己啓発やキャリア形成などのセミナーでよく言われることですし、多くのビジネス書にも「自分の強み・弱みを知りなさい」と書いてあります。自己分析の方法なども過去記事ではご紹介してますが、会社であなたの強みと弱みをもっとも知っている人に聞いてみるのはどうでしょう?上司に聞いてみる私は、上司との成果面談&目標面談(年にそれぞれ1回あります)のとき、どちらかで(成果面談のときが多いですが)「私のい..

パスの辞書登録

マイドキュメントの下に作ったフォルダにアクセスしたい時に、どうしてますか?Windowsだと、エクスプローラをたちあげて、「マイドキュメント」フォルダをクリックして、その下のXXXフォルダをクリックして……、とマウスで追いかけてますか?仕事でよく見かけるのは、デスクトップにフォルダのショートカットを作っている人。でも見るとデスクトップ一面にショートカットが並んでて、「え〜っと」と言いながらマウスが行ったり来たり。まったく、時間の無駄だなぁと思ってみているのは(言い..

予定を決めたら簡単には動かしてはいけない

すでに予定が入っているのに、「ちょっと話がしたい」「他の人の空いている時間がないので、この時間に会議をします」みたいな要求がいろいろ来ます。できる人は「予定」を簡単に動かさないたとえば、営業マンが最も大切にしなければならないのは、お客です。ところが、かつて、人相を輩出することで有名な某社の、トップ営業マンである M さんが、お客との面談を断っているのを見て、さすがだな、と感じた..

いい話なのか、悪い話なのか、最初に言う

報告の簡潔さと詳しさを両立させる方法上司やリーダーに何かを報告するときに、だらだらと結論に向かって喋っていると、たいてい聞いている人はイライラします。「結局何がいいたんだ?」そうすると、聞いている側も人間なので、ちょっと悪い感情を持ってしまい、なかなかニュートラルなコメントを返すのが難しくなります。上司やプロジェクトリーダーに報告するときに、簡潔さと詳しさを両立させる方法があります。逆ピラミッド法というやつです。名前はどう..

わがままにスケジューリングする

もし調べられるのであれば、直近数ヶ月にした打ち合わせについてどこで打ち合わせをしたかを調べてみませんか?これが相手のオフィスや長距離の移動を伴うような場所であれば、あなたの時間効率の改善のねたになります。移動は価値を生まない製造の仕事でよく言われますが、移動することは価値を生まないです。製品を作るときに、何かを組み付けたりインストールしたりする作業は、その製品の付加価値を上げる方法のひとつなのですが、組付けをするために、部品の..

10秒で言えなければ出直してこい

かつての上司に「ちょっと時間をいただけますか?」と聞いた時によく言われたことがあります。「いいかどうかを判断するから10秒で説明しろ」で、説明をモゴモゴしようとしていると、「はい、時間切れ。出直してこい」。今では自分が便利に使わせてもらってます。さすがに「出直してこい」とまでは、言えたことがありませんが。10秒で話せること10秒というと、早口で喋っても3〜4文節くらいです。ここで、上司がより詳しく説明を聞くかどうかを判断します。「現在の問題が起こってまして、..

エクセルのSheetXは消しておきなさい

ちょっとだけ、見栄えがいい EXCEL の作り方のご紹介。今の会社で EXCEL を使ってないところは珍しいのではないでしょうか。それほど一般的な EXCEL なのですが、案外ぞんざいに扱われていて、ちょっと工夫すれば、見やすくなって、見栄えが良くなるのに残念だなぁ、と思ったりすることが少なくありません。ちょっとだけ見栄えがいいEXCELの作り表で数字を入力するところと、計算で自動的に変化するところは色を分けなさい意外とやっていない人が多いのですが、よく使う計算シ..

即座にやると上司からの評価が上がる

チームやプロジェクトの進捗ミーティングなどで、いい意味で主役になっている人っていますよね。ようするに、進捗状況のキーを握っている人で、毎週定例でやってもその人の報告事項が多い人です。傍目(はため)に見ても仕事量はかなり多そうなのに、そういう人に限ってメールのレスポンスは早いし、ほぼ間違いなく期限通りに仕上げるんですよ。まぁ、逆に言えばそういう人だからキーになる仕事を任されているとも言えるのでしょうけど。仕事が出来る人に見せる行動ルールそういう人が一体どうやって仕事を..

良い資料作成術:パターンを憶える

メールにしても、資料にしても、ちょっとした一工夫で、見やすくなったり、作成の時間が大幅に短縮されたりします。思考フレームワークなどもこのパターンのイチ種類ですね。仕事がデキる人がたくさん持っていると言われる「引き出し」という言葉がありますね。メールや資料の作成でも、この「引き出しの多さ」が、その良否、ひいてはあなたを1目おかせる存在へと引き上げてくれます。過去記事でもいくつか紹介してますし、大小様々な「良いパターン」「いいフレームワーク」はありますので、是非関連記事を..

posted by 管理人 at 08:30| Comment(0) | TrackBack(0) | ヒント | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:


この記事へのトラックバック
人気ブログランキングへ 上司の指示に従うだけの毎日から抜け出したいなら、 「7つの習慣」で学ぶ事をオススメします。 コヴィー博士追悼企画として今なら、初回DVD50%オフ+コヴィー博士最後の著書プレゼント付き! http://123direct.info/tracking/af/620699/Fg9QE9Jf/ 現代ビジネス界の金字塔、7つの習慣DVD講座