2019年10月07日

個人業務計画書を作る



おそらく会社では、組織単位で年度初めに部門の活動計画書を出しているのを知っていると思います(零細企業ではやっているところは少ない、とも聞いていますが)。

ほとんどの会社では、社長は大きな方向性は決めますが、その方向性に沿うために、それぞれの部門は今年度どのようなことをするのかを部長や管理職が決めて、それを計画書の形で役員に報告していると思います。


その部門方針の一部がまた担当者の業務として与えられるわけです。

ところが計画書が作られるのは、そういった組織やプロジェクト単位までで、個人の計画書っていうのを見たことがありません。

■目標面談と実績面談


通常は期初に上司と部下で今年度の目標について話し合います。MBO(目標管理)ってやつですね。

でもそのときに話し合われるのは、目標(つまりゴール)で、そのプロセスまで話し合いが行われることは多くありません。

 部下:ことしは××を○○くらいまで
    ◎◎は▲▲くらいまでやりたいと思います。
 上司:そうか。でも部門目標が▽▽なので、もうちょっと
    がんばれよ。
 部下:わかりました。じゃぁ目標は▽▽ということで

だいたいこんな話がされています。

最初の▲▲は何だったんだ?

で、実績面談をしてみると「☆☆までできました」。
数字が違ってるし…。

部門やプロジェクトの目標を立てるときには、

 ××くらいの工数がかかりそうだから、中間目標としては×月には○○までやれるようにして、その後トラブル対応のために1ヶ月位余裕を持たせて…

とか、スケジュールまで考えるのに、個人の目標になるととっても簡単になっちゃう。

 それって計画か?

とか思ってしまうときもしばしば…。


■個人業務計画書を作ろう


「部門業務計画書」に対比させて、「個人業務計画書」とここでは呼ぶことにします。

計画書なので、当然、目標値をいれますが、それに加えて大切なのは、その目標が

 現実的かつ実現可能であり、部門目標に合致する

ことを証明するものでなくてはいけません。

これをきっちり作っていれば、個人の作業にしてもちゃんと進み具合や遅れ具合が把握できます。

組織やプロジェクトとしては、タスクブレイクしたもののを作るのに、個人というレベルになるととたんにいい加減になっちゃえば、それを積み上げたプロジェクト計画は机上の空論になります。

結果として、「残業や休出をしてでも遅れを挽回する!」とか、なんか精神論になっちゃう。

会社の目標は、タスクブレイクダウンして作っても、最後に個人に落ちるところでブレイクしてないから、個人の計画を積み上げても全体の計画に等しくならないんです。というか、もともと個人の計画がないんだから積み上げようがない。

自分の今後の業務計画書を作ってみませんか。
それは今のプロジェクトや部門計画が達成可能な計画になっているでしょうか?


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