2018年05月14日

大量に書くメモを一元管理する方法


メモやノート、最近はデジタルメディアなどいろいろなところで情報が発生します。それを後で使えるようにしておかないと、労力をかけて作成した意味がありません。

実際に私がメモをどのくらい使っているかというと…

■メモの資料量を測定してみた


私は最近はメモ帳ではなく付箋紙を使っていますが、よく百均で買うので、この半年で購入したメモ帳用付箋紙の数を数えてみました(お小遣い帳で…)。

結果は、11冊。1冊200枚なので、1ヶ月平均で約360枚、1日平均で約12枚のメモを書いたことになります。実は昔はもっと多かったです。これは最近デジタルのメモ帳(Google Keepです)を使うようになったためでした。

■ひらめきはとにかく書く


私は大抵ポケットにメモとノートを入れてます。というかノートに付箋がつねに貼り付けてあって、朝か夕方にこの付箋を補充するのが日課…。

で、机に座っていないときには、ノートにくっつけた付箋に思いついたことを書いてますし、机には隅の方に付箋が貼り付けてあるので、これに何か書き込んでます。


■書いたメモは整理しなければならない


どれほどメモを書こうが、そのまま捨ててしまったら、その場で書かずに忘れてしまっても大した違いはありません。

多くのメモ技術に関する本だと、「メモを整理しなさい」とか書かれてます。たとえばこちらの本。

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●ヒラメキを企画に仕上げる
・「発想メモ」を作ろう
発想メモは、仕事のアイディアや戦略を組み立てるときに非常に役に立つ。手帳のメモメージでは足りず、専用のメモ帳を持つ上級者も多い。

ここでは、「発想メモ」としてメモ帳、ノート、手帳を上手に組み合わせて使う方法を考えてみよう。

まず、メモ帳には個人的になヒラメキや発想を中心に書く。手軽に持ち運べて、思いついたことを書き込めるのはメモ帳の利点。
 :
 :(中略)
 :
メモ帳に対してノートは情報をよりたくさん書くことができる。
会議や講演、商談などまとまったことを記入するのに適している。また、後々も保存しやすい。メモとノートを、シーンによって使い分けてみよう。

・アイディアを企画に育てるひと手間
発想メモは必ず整理して熟成させる時間をとるようにしたい。そのために、今度はメモ帳やノートにメモした中から、重要なポイントを手帳に抜き出して、一元化する作業が必要になる。

思いつくまま書き込んで蓄積された知識機やアイディアを、吟味して選別し、テーマ別にまとめていくと、自分の考え自体がブラッシュアップされる効果も。
まとめて振り返ることで、雑然とメモしていたつもりの事柄に、同じテーマが何度も出て来るなど、自分でも気づいていなかった方向性を発見することもある。

整理された「使えるアイディア」は、移動中や通勤途中の電車内などのスキマ時間に何度も眺めて、どんどんアイディアを膨らませていく。

その都度新しく調べたことや、新たなヒラメキを追加していこう。

そうすることで、アイディアの精度が増し、優れた企画へ生まれ変わっていくのだ。

日本能率協会マネジメントセンター(著) 『手帳300%活用術
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◆メモの一元化


実は本書に書いてある「メモの一元化」というのが結構難しいです。

というのは、メモはグルーピングしてしまってノートの移した時点で、固定になってしまいます。そこに何かアイディアを追加しようとしたらノートに書くしかなくなってしまうわけです。

そのためには、ひらめいたアイディアを「これは確か以前考えて、ノートに書いたよな〜」ってノートの該当ページを探しだしたら、瞬間的にメモすることなんてできません。

PC なら検索は結構早いですが、ノートだと最終的には1ページづつめくっていかないといけません。

■メモの整理方法


書いたメモは、机に戻った時に机の左側に時系列に並べて貼り付けます。
全部がみえるように貼るので結構場所を取りますが、これが必要な儀式だったりします。

貼り付けながら、いらないものはどんどん捨てます。
「いるかも」と思ったものはそのまま貼り付けておきます。

ここで生き残るメモはだいたい1〜2割(感覚ですが)。
※ほとんど捨てちゃってますね。

まあ、これを整理の第1段階と言えなくもないです。

で、ここで生き残ったメモは、その日の夜まで命がながらえます。

1日の予定が終わると、このメモの取捨選択の時間。

日誌に書くようなもの(出来事や人の発言など)は日誌に書き写します。
その場面を思い出して、走り書きをちゃんとした文章に整えて、パソコンのテキストファイルにします。書き写しが完了すれば、そのメモはゴミ箱行き。

それ以外のアイディアや思いついたことは、以前はノートに貼り付けて、まとめてノートに清書してました。が、これだとあとからグルーピングしにくくて、結局ノートを探し回るようになってしまいます。

そこで登場が OneNote や Evernote。
最近は OneNote なのですが、写真にとって OneNote に貼り付けてしまいます。

これを OCR できるといいのですが、殴り書きなので OCR は不可で、メモの内容を、テキストで書き起こします。あとで読んで意味がわかるように。

その場でグルーピングできればそれに越したことはありませんが、あまりグルーピングは意識してません。一度デジタル化してしまえば、検索はなんとでもなりますし、ノート同士のリンクを貼ることも簡単です。

一方、日誌はと言うと、週末のレビューのときに自動的に OneNote に登録するスクリプトを作ってあります。こちらは日付でグルーピングされた状態になりますが、同じく OneNote に情報が集まってきます。

まあ、半年後に写真に取ったメモが読めるとは限りませんが(たいていは解読不能)、どういうつもりでメモしたのかは、詳細がテキストに書いてあるので理解できます。

当然、ノートに関係することを書く(集中して考えるときには、ノートに書くようにしています)のですが、ノートも写真をとったりスキャナで取り込んだりして OneNote に移行するようにしています。こちらは1冊終わったときにまとめて。

図などは紙に書いたほうが便利なので、主に紙が主体。

追加やリンクなどを多用することができるのは、デジタル化のおかげですが、最終的に一元管理ができるようになっています。




■参考図書 『手帳300%活用術





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ベストセラー『手帳200%活用ブック』では7人の「手帳達人」の実践例を中心に、時間管理をはじめとするさまざまな手帳の使い方を紹介いたしました。
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手帳300%活用術
著者 :日本能率協会マネジメントセンター
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●本書を引用した記事
 予定外の仕事を予定するツール
 「PCが遅い」にはタスクマネージャーが効く
 期限はローリングで解釈する
 嫌なことは、「もし気分がよかったら」で切り替える
 メモを復習する
 好きな曲を聞いて集中力を強化する
 Google式!究極のスピード仕事術「SPLINT」のキーポイント
 素早くメモが取れる「パームレストふせん」
 必ず手帳をチェックする時間を決めておく
 大量に書くメモを一元管理する方法

●このテーマの関連図書


人生は手帳で変わる―第4世代手帳フランクリン・プランナーを使いこなす

情報は1冊のノートにまとめなさい100円でつくる万能「情報整理ノート」…

手帳活用パーフェクトBOOK

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