2017年06月29日

必ず手帳をチェックする時間を決めておく

今日、このあと退社するまでのスケジュールって言えますか?

 ××時に○○さんと打ち合わせ
 ××時にチーム進捗会議
 ××時に退社
 タスクは○○と○○と…

これがスラスラ出てくるようなら、このネタはあまり役に立たないかも。

私はたいていスラスラは出てきません。

ちょっと考えると出てくるときが多いですが、「え〜っと」と言いながら、おもむろにパソコンを開こうとします。


■手帳をチェックする時間


手帳300%活用術』という本にこんなことが書いてありました。

★〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●見れば見るほど手帳力がアップ!
手帳のパワーはこまめにチェックするほど発揮される。 1 日に何回も手帳を見るという人も多いだろう。あまり手帳を見ないとう人は、まずは基本となる 7 つの「チェック・タイム」をしっかりと意識しておこう。

起床時:1 日の予定を確認してイメージをつかみ、それに合わせて服装や持ち物を決める。

出勤時:その日の予定とやるべきことを手帳を見ながらシミュレーションする。通勤電車ではふせんを活用すると便利。

始業時:やるべきことが優先順位どおりに進められるか確認。重要な作業は、集中力のある午前中に

昼食時:気分転換の時間退社後のプライべートの予定を確認するのもおすすめ。

午後の始業時:午前中の成果を確認し、やり残しがないかチェックする。あわせて午後の予定の組み直しを行う。

定時の終業時:その日の仕事を総括その日の反省点を簡単にメモしよう。

退社前:最終チェックをし、明日以降のスケジューリングを行う。

就寝前:長期的な視点で今日1日を反省し、明日の予定を確認。今後の夢について考える。

以上が、1 日の中で「手帳を見る節目」としたい時間だ。何回も見ることで、スケジューリングも上達するし、メモの量も増えるだろう。

何よりも手帳を何度も見ることで、書かれた夢や目標への気持ちが一局まり、より実現に近づけるはずだ。

日本能率協会マネジメントセンター(著) 『手帳300%活用術
―――――――――――――――――――――★


本書で言う「手帳」には、スケジュールとタスク、課題がごっちゃに入っているようなので、目的にいろいろ入り込んできていますが、私も基本的にはこのやり方に沿ってやっています。

ただし、起床時と就寝前は除いて…。
朝は目が覚めたらとっとと朝食が食べたいですし、寝る前にはもう寝ることしか考えてませんから…。
また、私は基本的には内勤なので、持ち物や服装が予定によって変わることも殆どありません(出張などは除く)。

ですので、起床〜始業時の作業は通勤電車の中でやります。
スマホで会社のスケジューラやタスクマネージャーに繋げられるので、会社のサーバに接続して、通勤電車の中でチェックしてしまえば、出勤してパソコンの電源を入れれば、即時作業を始める状況になってます。

夜のうちに来たメールなども通勤電車の中で処理してしまいます。
返信がいるものアクションが必要なものは、フラグを立てて保管しておくだけですが。

スケジューラやタスクは、「次はなにをするんだっけ?」で見直すより、事前にチェック&シミュレーションしておくことで、スムーズに進むことがおおいですし、事前準備しておくことに気がつくことも少なくありません。


■課題ノートは見直すタイミングを作っておかないと放置される


問題は、課題を書いたノートのほうです。

こちらは思い出す機会があっても、そのときに見直す作業ができる状況かどうかは微妙です。

目の前にやるべき作業があったら後回しにされます。

後回しし始めると、課題の緊急度が上がってからしか対応しなくなるので、たいていは困ったことになってまして、もっとはやく対応していればとホゾを噛むこともしばしば。

本書や、GTDの本『ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則』のように、確実にレビューする時間が必要です。

私の一番のオススメが終業前です。

「やれやれ、今日の仕事は片付いたぞ」と思ったタイミングで、「今日のタスクのレビュー」「明日のプレビュー」とともに、「考えるべきこと」をチェックして、それぞれの考えるべきことのノートのページに何か一言でも書き加える、ということを日課にすると、結構長期的な課題も前に進みます。

本書『手帳300%活用術』のように、時間を決めておくことが、まず第1歩ですが、それを「見るだけ」にせずに、「見て何かする」アクションを必ず入れておくと、少しづつだけど進んでいる、という「やったぞ感」があります。



■参考図書 『ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則





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