2017年09月14日

複数の仕事を並行して進めるための必須作業

多くのビジネスパーソンはたいてい複数の仕事を持っています。定常業務にしろプロジェクト業務にしろ、1日に一つの仕事だけをしていたなんて言うことは、新人として配属された直後くらいしかないのではないでしょうか。

そんなときに、似たようなタスクがあると、「あれ?済んでたっけ?」とふと頭をよぎることがあります。

たとえば、

 ・○○プロジェクトの今週の週次進捗レポートを作る
 ・××プロジェクトの今月の計画表を作る

プロジェクトの進捗レポートを書いているときに、「これってこの前も書いた気がするんだけど…」などとデジャヴュにおそわれたりします。

■記憶は混線する


こういった気がするのは、たいていは「勘違い」なのですが、「どうもトシをとると物覚えが悪くて…」というものではありません。

進捗レポートは当然計画表と見比べながら書きますし、計画表作成はそれ以前の進捗結果を踏まえて書かないといけません。つまり、同じような作業は同じような印象として残っているわけです。

その結果、

 レポートを出したつもりだったけど、「出てない」と請求が来た

みたいなミスが起きるわけです。

記憶には「進捗」「計画」を見比べていたという状態しか残っていないので、それがどの案件だったかは曖昧になってしまっているわけです。ようは、似たような作業をほぼ同じ時期にやろうとすると、目的や結果、そのソースとの線が混線してしまうわけです。

どうやらこれには強弱はあってもすべての人に共通の特性のようです(本を読む限り)。
自分が「ボケてない」と思いたいだけなのかもしれませんが……


■記憶の混線を防ぐ唯一の方法


記憶の混線を防ぐ方法は一つしかありません。

 記憶以外のものに結果をのこすこと

です。

単純な話、タスクリストを作り、タスクが終わったら、そのタスクリストの先頭に完了マークをつければいいだけです。

作業が終わった直後なら、目的や結果、提出先などは明確に頭のなかにあるので、「いまはどのタスクを完了させたのか」ははっきりしています。これが3日後、1週間後だとかなり怪しくなります。

別にタスクリストに限りませんが、記憶だけはダメです。正確性が期待できませんから。

同じことは、タスクが発生したときにもいえます。
「あ、あれやらないと」と思いついた時点というのは、そのタスクはとってもクリアなのですが、私の場合は5分後には「さっき、なにかを思いついたけど、何だったっけ?」とか「○○をやらないといけないと思ったけど、何でだったっけ?」になっちゃいます。

チェックリスト形式なら、発生したときに書き込む、完了したら完了マークを付けるというすごく単純な作業ですし、時間もかかりません。

おそらくこうした管理ツールは、直ぐに開けるようなものがおおいです。逆に管理ツールを開くために1分も2分もかかるようなツールだったら多分役に立ちません。

ちなみに私は数秒以内にノートやメモ帳を開けるようにいつも手元においておきますし、PC ならワンキーで起動させられるようになってます(起動というかいつも立ち上げっぱなしなので、「切り替え」といったほうがいいですが)。

今やっている仕事、おわったらどこかに記録しておけるようになってますか?

もしそうなってなかったら、1週間でいいので EXCEL にチェックリストを作ってやってみてください。

「やったけかな〜」と言いながらメールを探したり、ひとに「オレって○○提出したっけ?」と聞きに行く時間がなくなって、ちょっとストレスも減るかもしれません。


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