2017年10月23日

ダラダラ癖から抜け出すための10の法則:自分の使った時間の記録のやりかた

過去記事でも何度か「日誌を書く」について書いてますが、これは実際いろいろな良い効果があります。

ひとつは、忘れ物をしなくなること。もうひとつは、振り返り(いわゆる「レビュー」ですね)のときに、「事実」と「記憶」が結びつくこと。さらに、メモが活かせるようになること。他にもいろいろありますが、代表的な効果はこの3つです。

これをさらに一歩進めると、「日」単位ではなく「時」単位の「時誌」になります。


これをつけるようになると、日誌に書く時間が減りますが、日誌全体は、ボリュームが増えます。
まあ、ハードディスクを圧迫するような増え方ではありませんが。

この最大の効果は、「無益な時間」が激減することです。

■著者が薦める「時間日誌」


本日ご紹介する『「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則―集中力を最高にする時間管理のテクニック』以外にも「時間日誌」を薦めている時間術関連の本は結構あります。
そのどのやり方をするにしろ、あまり負担になるようなやり方は避けたほうがいいです。すぐに力尽きちゃうので。


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●「時間日誌」ラクラク利用術
簡単なつけ方と上手な使い方時間日誌の最も一般的な形式は、次ページの表 1 のような簡略化したものである。

自分のやったこひととつひとつについて、それを行なった時刻と要した時間を書きこむ。

記録は朝からはじめる。

日誌のはじめに自分の名前、日付、曜日を書きこむ。

これを目につくところに置いておけば、つけ忘れるということもないはずである

記録は 15 分単位とする。

時には、その 15 分間にたった一つのこと(たとえば、会合に出席)しかしないこともあり、時にはいくつものことをすることがある。15 分の間に電話を二回受け、手紙を読み、秘書に指示を与えるという具合である。

ひとつも書き落とすまいと気を張る必要はない。最も重要なこと、あるいは最も時間のかかったことだけで充分である

それだけでも、かなり正確な輪郭が得られるはずである。

活動をひとつ行なうごとに記録すること。

1日の終わりまで引き延ばさないことである。人間誰でも記憶カはそれほどよくはない。

また、大ざっばで暖昧な言い方を避け、自分をよく見せたいという誘惑に負けないこと。

それは自分自身を欺くだけであり、分析に使った時間がムダになるということである。

記録はできるだけ詳しくすべきだが、場合によっては略号を用い、その略号の意味をノートしておく o

メリル・E・ダグラス(著) 『「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則―集中力を最高にする時間管理のテクニック
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この表、横軸に

 時間、活動、重要度(1〜5)、邪魔(電話、その他、内容を書く)

となっており、15分毎に始業から終業までが区切ってあります。

たしかにこういうのをちゃんと記録しておくといいのかもしれません。

私は1ヶ月ほどやってみましたが、くじけました…。

理由は机の上に出しておくと、話に来た人が「なにこれ?」とか気になって、雑談っぽくなっちゃう場合が多いのと、ちょっと恥ずかしいような気がしたので。

で、いまは私はアウトルックを使って、そこに計画を入れ、そのよこにさらに実績を入れるようにしています。

一週間の予定は、日曜日か月曜日の早朝に、主要なものを入れ、当日の朝に空いている部分を埋めます。
もちろん、それ以前に入れているものももありますが。

ただ、よく実績を記入するのを忘れるので、安全弁として以前紹介した ManicTime でどんなアプリを開いていたかを記録してます。
忘れてても、それを見れば、あ〜これは○○プロジェクトだ、とわかりますから。

ポイントは、予定と実績の二つを入れること。

その使い方がいいかどうかは、何かと比較しないとわかりません。
比較対象は、「計画」と「実績」が一番単純。もっといいのは「あるべき姿」なのですが、これは結構曖昧なので。

■時間日誌の重要度判断


上記の引用でちょっとわかりにくい、「重要度」と「邪魔」の部分の書き方について触れたところだけ抜き出しておきます。

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活動を記録すると同時に、その重要度に応じて数字の一つを ○ で囲む。重要度は、その時達成しようとしている事柄がどの程度自分の目標達成に重要かということを判断する。

この「重要度」の欄は、自分が時間をどの程度有効に使っているかを教えてくれるはずである。また、その活動の緊急度や、その時点でそれをするペき理由などを書きこんでもよいだろう。

最後の欄は、邪魔がはいった場合の記録である。電話による邪魔か、その他の原因によるものかを記入し、その内容と関係人物とを簡単に記す。こちらからかけた電話はひとつの活動として記録する。

メリル・E・ダグラス(著) 『「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則―集中力を最高にする時間管理のテクニック
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これでもやっぱりわかりにくいですね。自分はこのやり方は続きませんでした。
いまは、日時レビューや週次レビューのときにこれをチェックするようにしています。



■参考図書 『「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則―集中力を最高にする時間管理のテクニック




「ハイ」と返事をしてもやらない、「その場しのぎ」の仕事をする、優先順位がメチャクチャ…なぜ仕事ができない人は「習慣的」に時間をムダにするのか?1980年の刊行以来、時間管理と仕事の進め方のコツを伝授する名著としてアメリカで読み継がれてきた超ロングセラーが登場。





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「ダラダラ癖」から抜け出すための10の法則―集中力を最高にする時間管理のテクニック
著者 :メリル・E・ダグラス

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