2017年10月30日

いつ終わるのかを言う

依頼した作業の期限が近づいてきたので進捗状況を聞いたときに

 「いまやってます」
 「これからやります」

みたいに返事をされる時があります。

 ……やってなかったんだね……

まあ、やってなかったものは仕方がないとして、この返事はすごく不満。

■終りがあるもの


タスクだけでなく、仕事と言うもの全てには「終わり」があります。
打ち合わせなどでも、

 ××をやる

ということだけを決める場合はほとんど例外で、

 ××を○○までにやる

というのが基本ですよね。

 「○○の件って今どうなってる?」

と聞かれたら、今やっているかどうかではなく、いつまでに終わるかを答えるのが期待された答えだと考えてます。

プロジェクトを考える上でも、「終わり」と「成果物」を決めて、それをブレイクダウンしていって、次になにをするのかを考えるわけです。

 ピクニックに行く

いつ、どのようなものが出来上がるのかがはっきりしていれば、今からやるのか、明日から始めるのかはどうでもいい情報なんですよ。


余談――――――――――――――――――――――――――
そういえば、自販機やトイレなどが故障している時にも

 故障中

って表示はあるけど、いつまでに治るのかが書いてない場合が多いですね。

「故障中」の張り紙が黄色く変色していたり、破れてるみたいなときには、「なおす気があるんだろうか…?」と思えるような場面も結構合ったりする。
――――――――――――――――――――――――――★


■状況を聞かれたら終わりを先にいう


進捗状況を聞かれたり、上司に報告するときに、最初に提示すべき情報は

 「今、計画通りに進んでます」
 「今、頑張ってやってます」

ではなくて、

 「計画通りに○○に終わります」

を先に言うようにすると、聞くほうも安心してその後の話を聞くことができます。

もちろん、見通しが甘い場合もあるので、次に、なぜ計画通り終われるといえるのかの根拠を言う必要がありますが。その根拠が、いまなにをやっているかという状況報告になるわけです。

この見通しを言わずに、

 「○○は完了しました。××は明日から着手します。△△は問題がありまして、結構苦労しました。具体的に言うと〜〜」

と長々としゃべられると、かる〜く「イラッ」とします。「喋りたいことではなくて聞きたいことを言ってくれよ」と。

順番としては、

 いつ完了するか
 それはなぜか
 今の困り事(相談したいこと)
 自慢話・苦労話

の順がいいですね。


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posted by 管理人 at 08:34| Comment(0) | 時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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