2017年11月15日

予定表は複数のグループで管理する

私は予定表を5つもっています。といっても、ことなる予定表アプリに予定表を入れているわけではなく、2つのアプリ、アウトルックとGoogleカレンダーにデータが入っています。

アウトルックには

 1.仕事の会議スケジュール
 2.仕事のタスクスケジュール

が入っていて、Googleカレンダーには

 3.私用で共有する予定(人と会う予定、誰かと出かける予定など)
 4.私用のタスクスケジュール

 5.家族・地域の予定・イベント

「家族や地域の予定・イベント」は実際には細かく家族一人づつと共有できるようにしています。

また、重要な予定はアウトルックとGoogleカレンダーで同期をするようにしていますので、実は同期用の予定表がもうひとつづつあるのですが、これは自動管理ツールを作っているので、実際にメンテしているのは5種類です。

■ポケット1つの原則


これは『「超」整理法』という本にかかれていた整理術のとっても重要な原則で、

 「ここを探せば絶対にある」

という状態を作っておけば、失せ物はなくなります。

同じようなものを違うところに保存したり置いたりすれば、「もしかしてこっちか?」とか「どこにおいたんだろう」ということになりますが、「ここにしかない」という状態であれば、探す必要はありません。そこにいけばかならずあるので。

PC の管理にしても私はこの原則に従って、自分が作ったファイルや参考ファイル(リンクのときも多いですが)はフォルダに分類せずに、決められたフォルダに全部保存してます。こうしておけば、このフォルダで検索しても見つからなければ、「ない」ということです。

わかりやすいし、「探す」という手間も最小になります。


■ポケット多数の原則


一方で、予定表だけは「ポケット多数の原則」で動いています。
これは、予定表に書く内容がひとつの扱いでは管理しきれないためです。

たとえば、会議スケジュールとタスクスケジュールをひとつの予定表に書いておくと、当然ながら1日中何かのタスクをやっているはずなので、スケジュールは埋まってしまいます。

こうして全部の予定を埋めてしまうと、困ったことが起きます。その予定表を共有している場合です。

もし、だれかが「すぐに打ち合わせをしたい」と思っても、この先1週間位は予定表が会議とタスクで埋まっているので、空き時間を探そうとすると1〜2週間後です。もちろん、電話をかけてきて、「どこか空いてない?」と聞いてくれればリスケできるものはわかるので、「いいよ、じゃ1時間後に」といえますが、そうでもなければ、「○○さんの予定が空いていないので、打ち合わせは○○日後に」とかなると、他の人のタスクを遅らせてしまいかねません。

なので、融通の効くスケジュール(特にタスク)は、別の予定表に載せて、公開されたスケジュールは空き時間にしておくわけです。

もちろん、緊急度の高いタスクや途中で邪魔されたくないようなタスクは、「この時間はダメ!」って具合に、会議があるように見せかけて公開しますが、全部に対して同じ優先度で作業をすると、組織や会社全体の流れを阻害しかねないわけです。

それにスケジュールを全部埋めて、「オレは忙しいんだ!」って見せかけるっていうのも戦略のひとつかもしれませんが。

ということで、スケジュールに関しては、「ポケット多数の原則」がいいと思ってます。

■複数のスケジュールを同時に見る


複数のスケジュールを管理する上で重要なコツがあります。

自分のスケジュールを見るときは、全てが同時に見えるようにしておくことです。
これは予定のダブルブッキングを避けるためにどうしても必要です。

たとえば、首記の「1.仕事の会議スケジュール」に

 10:00〜12:00 ○○プロジェクト方針打ち合わせ

みたいな予定が入っていたとして、ここに、「2.仕事のタスクスケジュール」で

 11:00〜12:00 報告会資料作成

って入れてしまったら、実行不可能なスケジュールになってしまいます。

これを間違えずに入れるには、「ポケット1つの原則」が重要です。

紙の手帳の予定表なら、別のところに書いた予定はたいていダブルブッキングしますが、そこは PC です。こういうのは実は得意だったりします。

ほとんどの予定表を管理するようなソフトには、複数のスケジュールをまとめて表示する手段が付いています。

Google カレンダーなら、何もしなくても同じ日同じ時間のスケジュールは同じところに表示されます。
見たくないスケジュールのグループは、左側のカレンダーグループのチェックボックスを OFF するだけで、同時に表示したり消したりできます。

アウトルックの場合には、複数のスケジュールにチェックを入れた状態で、「重ねて表示」をコンテキストメニューから選べば、同時に表示されます。

要は、データは目的別に「ポケット多数の原則」にしておき、表示は、「ポケット1つの原則」になるようにしておくわけです。

■スケジュールは目的別に共有者を選ぶ


こうしておくと、

 スケジュールをプロジェクトの関係者と共有

みたいなことも簡単にできるようになります。

たとえば、何かのNPO活動に参加しているとすれば、それの活動計画用に、ひとつ予定表を起こしてしまって、その予定表自体を全員で共有してしまえば、追加削除も簡単になります。自分の担当するタスクがおおければ、そこの子予定表として登録しておいて、公開したくない予定表は別の予定表に書けばいいわけです。

これがひとつづつスケジュールを入れるたびに、共有するかどうか、共有者を誰にするかなどを考えないといけないとすれば、かなり大変ですね。とくに私のようにタスクをスケジュールに書くような人は、スケジュールを編集するときが多いので、ミスって見せたくない計画を公開してしまうリスクが大(経験値)。

もちろん、あまり細かくしすぎても失敗するので、まあ、管理できる程度にしておくのが良いですが。



■参考図書 『「超」整理法




「分類をしてはいけない」。情報洪水のなかで書類や資料を保存し検索するには、従来の整理法では対処できない。「整理は分類」という伝統的な考えを覆し、「時間軸検索」という新しい発想から画期的な整理法を提案。一大ブームの火付けとなった。
机の上は魔法のように片付き、「整理する時間がないほど忙しい」人に対する福音書。さらに、パソコンを用いた情報管理体系、アイディア生産を支援するシステムなど、知的活動の生産性を高める新しい方法論を提案する。
クラウド検索等、若干現代テクノロジーにマッチしないところはあるものの、本書の考え方を適用すれば最高の情報整理環境が構築できる。

新しいテクノロジーや時間管理についても続編で整理されている。






◆アマゾンで見る◆◆楽天で見る◆◆DMMで見る◆

「超」整理法
著者 :野口悠紀雄
楽天では見つかりませんでしたDMMでは見つかりませんでした



●本書を引用した記事
 書類は立てて保管する
 SE-ScreenSaversデスクトップ時計のスクリーンセーバー
 仕事の結果はメールで送っておく
 放置する
 1週間は18日ある
 廃棄は2週間後
 メモは財布に入れる
 整理しないで検索する


●関連図書
 超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー
 超「超」整理法 クラウド時代を勝ち抜く仕事の新セオリー
 続「超」整理法・時間編―タイム・マネジメントの新技法
●このテーマの関連図書


「超」文章法(中公新書)

「超」整理法〈3〉(中公新書)

超「超」整理法クラウド時代を勝ち抜く仕事の新セオリー(講談…

知的生産の技術(岩波新書)

「超」集中法成功するのは2割を制する人(講談社現代新書)

超「超」整理法知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー



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