2017年12月20日

デスクトップの3ゾーンを利用してタスクを処理する

仕事を効率的に進めようと思ったら、タスクの一覧を管理することはとても効果があります。

私の場合、タスクリストはアウトルックで管理していますが、今日やるべきタスクは一旦付箋(ポストイット)に書き出すようにしています。まあ、朝の儀式みたいなもんです。

書き出した付箋を、未確認・未処理・処理中・処理済がひと目で分かるようにするためには、貼り付ける場所に一定のルール(工夫)をもたせるのが良いです。


■タスクは左から右に流れる


以前のタスク管理ツール(タスクリストではありません、タスクの実行管理)というと、タスクのカードにボタンが付いていて、そのボタンを押すと完了、程度だったのですが、今のタスク管理はこういうやり方が一般的みたいですね。

最近のタスク管理ツールは、ひとつのタスクを3つの状態(場所)に分類するようになっています(まあ、呼び方はいろいろあるみたいですが)。

 ・未着手
 ・実行中
 ・完了

で、タスク(カードになってます)を左側にあるものから選んで、実行中に移動させます。作業が完了したら完了の領域(一番右側)に移動させてるとシステム上の完了になります。

付箋のタスクも同じような流れを取りますが、このときカード(というか付箋)はタスク管理ツールとは逆で右から左に移動します。

これは理由があって、私は右利きなので、タスクを付箋に書き出すときには右側で書くわけです。それを左側に移動させるのは、移動のムダなので、右側に置くようにしています。

それを実行するときには、体の正面(場所的には真ん中)に移動させて、作業を開始します。
これには理由がありますが後述。

で、完了したら左側に移動させて置くわけです。
すぐにゴミ箱に捨てないのは、タスクの記録を付けていないからです。

記録をつけたらその付箋はゴミ箱行き。


■タスクが発生した時点で付箋に書き、分類する


まず、タスクが発生した時点で、メモを取ります。その場でアウトルックのタスクリストに登録する時もありますが、タスクが発生するときというのは、何かの打ち合わせをしていたり、電話があったりする場合が多いので、キーボード打つより、さっと書いたほうが、相手に「やりますよ!メモしました!」という意思表示になりやすいです。
とくに上司から指示されたときには、相手の安心感を引き出せます。

メモは過去記事

 デスクトップ付箋
 デスクトップ付箋は大判の付箋を使う
 デスクトップ付箋再び

で何度か紹介している、机の上やノート PC アームレストの利き手側に貼り付けただけの付箋です。

書き込んだ付箋紙を剥がして、右側の空きスペースに貼り付けておきます。

今やっているタスクが終了したところで、新たに書き込んだ付箋を確認して

 ・すぐやるもの
 ・今日やるもの
 ・明日以降やるもの

に分けます。これは GTD で言うところの「処理」に相当するものです。

明日以降にやるものは、タスクリストに書き写してゴミ箱行きです。
すぐやるものは、とっとと着手すればいいですが、すぐにやらないけど今日やるものは左隅にチェックマークを入れておきます。

これで、処理済みのタスクか、まだ処理がしていないのかがひと目でわかります。

当然、朝イチはタスクリストを見て、タスクの書き出しをするので、このときには直ぐにチェックマークをつけます。こちらは今日やることが明らか(というか今日やるつもりで書き出したので)なので。

■タスクを実行するときには真正面に持ってくる


そのタスクを始めるときには、体の真正面の位置に持ってきます。

体の正面にあると、ちょっとした拍子にそこに目が行くので、注意が分散しないという効果があります。
私は気が散りやすい性格で作業をするときに別の作業を初めてしまうことがよくあるので、今の作業に意識が集中するように作業中のタスクが書かれた付箋を真正面においているわけです。

基本的に集中力が削がれるようなモノを視界に入る位置に置くと、集中力が下がります。

これを避けるためには、余計なものを視野範囲におかないことです。

■完了したら左へ


完了したタスクは右に移します。
完了した時点で捨てちゃいたいところですが、タスクの記録をしないと、どんなタスクをどのくらいの時間をかけてやったのかわからなくなっちゃいますので、その記録が済むまではとっておきます。

なので、私の場合は1日の終りには左側に付箋がずら〜っと並んでます。
大きなタスクがあると枚数は数枚ですが。

たくさんの付箋があるのをみると、「今日もまあ、いろいろやったなぁ」とちょっと達成感があったりして(本当に達成しているかどうかは別問題ですが)。

逆に右側に付箋が残っていると(デスクトップ付箋を除いて)、まだちゃんと実行または記録していないタスクがあると判断できるので、作業が残っているのは一目瞭然です。見える化が生産性向上の基本ですね。



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posted by 管理人 at 11:15| Comment(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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