2018年03月05日

Pマトリックスで優先順位を判断する

「仕事やタスクは重要性と緊急性で考えなさい」というのはよく言われる方法。ただ、これらはあまり明確な判断基準がありません。本日はその判断基準のひとつになりそうなものをご紹介します。

■重要性・緊急性を判断する


「DIPS」という手法に、Pマトリクスというフォーマットがあります。これは重要度と緊急度をマップ上に決めて、自分が対処すべき問題、他の人にやってもらう問題、すぐに手を付ける問題、後回しでいい問題などを分類していくための手法です。

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●Pマトリックス
日常業務の優先順位を決定する手法の一つとして、 DIPS では「プライオリティクス 〈 P マトリックス)」といシソートをご用意しています。

図 4 をご参照ください。このリックスは、

 ・業務の緊急性
 ・業務の重要性

を基準とし、それぞれを縦軸、横軸にとって作成されています。

それぞれの基準を三段階に分類することでできる九つの象限のどこにその業務が位置するかで業務のプライオリティを決定しようというものです。

一力月間に自分が消化することになっている業務内容の一つ一つをこのマトリックスにあてはめ、もし第六象限ー第九象限に入る業務が発見されれば、それらの業務は時間の余裕がなくなったとさ、まっさきに「やめることにすべき業務」であることになります。

また、緊急性と重要性をどう判定するかについては、異論もあるかと思いますが DIPS では次のような目安を設けています。

まず、緊急性については、その業務を遂行することが業績に直結するかどうか、また直結するとすれば今後何カ月以内の業績に影響するかを第一の基準とし、3〜6カ月以内であれば「緊急性大」、一年以内であれば「緊急性中」、それ以上を「緊急性小」としています。

さらにこの三段階で分類しきれなかった業務については、業務の遂行夕イミングの重要性で判定します。

すなわち、来月遂行しても効果に変わりのない業務と、今月迷行しなければ効果が大きく損なわれてしまう業務であれば、後者のはうが緊急性が高いと判断します。

重要性については、その業務の遂行目的が組織全体に関わる問題か、一部分に関わる問題か、体質的問題か現象的問題か、さらにトップ自身でなければ解決できない問題か、他者、他の組織に代わってもらうことの可能な業務かといった基準で行います。

業績に強い関係のある業務の場合は、その業績に及ぼす影響の火きさが最重要な判定基準となります。

この P マトリックスで一カ月間の予定業務を分類してみれば、「こんなに重要性の低い雑務にこんなにも時間を割いていたのか」と驚かれる方もあるだろうと思います。

部下に代わって実行してもらえる業務に時間をとられ、重要な戦略の立案や自身の経営知識の習得が後回しになっていることに気づく方もあるでしょう。

新たに業務のスケジュールを立てる際、一つ一つの業務の優先順位を P マトリックスによって吟味する習阻がつけば、たとえばいままで義理やつき合いのために無条件で引き受けていたような仕事についても、自己の果たすべさ責務に照らし、「これは引き受けるべきだ」「これははっきり断るべきだ」と自信を持って判断できるようになります。

その結果、トップは相当量の雑務から解放され、真に自分のなすべき課業(夕スク)に集中できる態勢が整えられるようになるのです。

なお、ここでは緊急性・重要性の判定基準や、各象限間の優先順位について、一般的な例を挙げています。組織の規模や環境に合わせて、トップが適切であると考えられる基準を別途定めていかれるのはよいことだと思います。

小林忠嗣(著) 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ
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この部分を読んでみて、おわかりのように、Pマトリクスは部下なしのイチ担当者が使うようなものではありません。もともと、「エグゼクティブDIPS」として開発されたものです。

ただ、イチ担当者であっても役に立つところはあります。

自分の仕事の関わる部分をこのマトリクスにおいて考えてみるとわかりますが、自分の影響範囲でないところの悩みや、他人の考えるべきことについて気になっているというものも結構多いんです。
ただ、そうしたものは、岡目八目で気がついただけなものだったり、自分ではどうしようもないことだったりします。そうしたものにたいして、時間や「気」を使うのは無駄です。だってどうしようもないんだもの。

で、こうしたマトリクスがその気付きや意識化を促してくれます。

 「……ああ、これオレじゃどうしようもないな」

と思ったら、次から気になったとしても、「いやいや、どうにもならないから」と思えるようになります。「気」を使う時間やそれに悩む時間が少なくなります。

だいたい、技術が専門のヒラサラリーマンが、社長が考えるべきな会社の方針を考えても大した意味は無いんですよ。経営企画みたいな社長を補佐する部署にいるのではない限り。





■参考図書 『DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ




ホワイトカラー革命は、この問いから始まる。コミュニケーションがよくなり、組織全体の効率が驚異的にアップする画期的手法を徹底的に解き明かす。





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DIPSとは何か―知的生産性向上システムの全ノウハウ
著者 :小林忠嗣
楽天では見つかりませんでしたDMMでは見つかりませんでした



●本書を引用した記事
 DIPSとは何か9:RRASTICなアイディア出し
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 DIPSとは何か5:タスクブレイクダウンの方法
 DIPSとは何か4:MAX2の原則
 DIPSとは何か3:雑用優先の法則
 DIPSとは何か2:知的生産性を左右する五つの要素
 DIPSとは何か1:概要
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●このテーマの関連図書


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