2018年07月31日

溜まりまくった受信箱を瞬時に空にする方法


仕事にもよりけりですが、私の場合1日に受信するメールの量はだいたい300件±100件くらいが普通です。

で、出張やら休暇やらを複数日、1週間もメールをほとんど処理しない日が連続すると、目も当てられない状況になります。
そんなときの必殺のメール処理方法があります。

■一瞬で受信箱のメールをゼロにする方法


一瞬で受信箱にたまりまくったメールをゼロにする必殺の方法は

 メール一覧を出した状態で
 CTRL+A を押す(すべてのメールが選択されます)
 DELキーを押す

ほら、受信箱は綺麗サッパリ

かなり強引な方法で、どこかの時代にあった「徳政令」みたいなやつです。借金は命令一発でチャラ。

「……そんなのメールを出した人が困るだろう」って?
そりゃ困るでしょうよ。でも困るのはすくなくとも自分じゃないし。

っていろいろご不便もあるでしょうけど、真面目に取り組んでたら、何千件ものメールなんて処理できません。

いくら一生懸命、真面目にメールを見てても、年に数回は「メールを見落としてた!」っていう事件があるんだから(私だけ?)、それがある特定の日に集中することもあるわさ。生真面目なことは仕事をする上では重要な素質ですが、それで自分がへたってしまっては元も子もありません。必要に応じてテキトーも使わないと、精神的に持ちませんから。

流石に「DELキー」は強引だとしたら、こんな方法はいかがでしょうか?



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●10分で受信箱を空にする方法
友人のクリスティーヌの受信箱にはメールがー万件あるが、大部分は未読た。あなたも身に覚えがあるのでは?

クリスティーヌと同し状況にっていると気づいたら、ただちに「受信箱ゼロ化」に取リかかったほうがいいたろう。

本章で説明したメール管理のステップを適用するのは、そのあとだ。

受信箱ゼロ化のお勧めの方法は、次のとおり

1.48時間以内に受信したメールに対処する
2.「古いメール」というフォルダを作成する
3.受信箱に残っているすべてのメールを「古いメール」フォルダに移す
4.なんとこれで、空の受信箱で一から再開た

ほとんど反則しゃないかって? そうかもしれない

新しいフォルダを作らなくても、メールを全部アーカイプすれは済むんしゃないかだって?

そのとおり。

しかしそれならなせ、これまでにメールを削除するなりアーカイプするなりしておかなかったのたろうか?

なせ受信箱ゼロ化から始めなけれほいけない状態たったのたろうか?

二度と見つけられないような貴重な情報が含まれているかもしれないから、というのが大方の回答た。

どうやら、アーカイプ機能を信用していないか、その使い方を知らないようた。

それなら単純な解決法として、自分自身で名前つきのフォルダを作成して、メールをすべてそこに移してしまえばいい。ぜひお試しあれ。

ケビン・クルーズ(著) 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
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■重要なメールだけは見よう!


それでも、流石に見ないといけないメールだけはあります。

 上司からのメール
 緊急フラグが立っているメール
 自分個人宛のメール

です。これは機械的に振り分けてちゃんと見るようにしたほうが、期末の評価にひびかないかもしれません。

第2優先は

 自分が To に入っているメール
 自分が関係しているプロジェクトのメール
 庶務連絡

です。これらは仕事の質や結果に影響するかもしれません。

私は、これらのメールはフィルタ設定で「優先フォルダ」/「処理したほうがいいフォルダ」に振り分けられるようにしています。

それ以外のメールは、処理する時間があればればよし、処理できなければ一定期間経過でバッサリ削除。



■参考図書 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣





Unlimitedゼロ円Unlimited無料
時間に追われることなく、生産性を向上させ、充実した生活を送るために。

著者は、成功している友人たちに時間管理のコツを聞いて回るうちに、ある共通点に気づく。それは、だれひとり「本に書かれているような方法」を口にしなかったことだ。そして判明した秘訣のひとつが「ToDoリストを使わない」ということだった。

そこで著者は、さらに多くの成功者たちへ接触を試み、独自の取材と調査を行った。

●自力で大成した億万長者は、私たちと違う働き方をしているのだろうか?
●常にプレッシャーにさらされている起業家は、どうやって高い生産性を維持しているのか?
●刻々と過ぎゆく時間と戦うオリンピック選手は、いかにして集中力、自制心、エネルギーを維持しているのか?
●MITやハーバードでオールAを取り続ける学生に必要なものとは何だろうか?

7人の億万長者、13人のオリンピック選手、29人のオールAの学生、そして239人の起業家。計288人への取材から導き出された、時間管理と生産性向上にまつわる15の秘訣を、本書ではより実践しやすい方式とともに紹介する。

「ノートは手書きでとる」「メールは一度しか触らない」「ノーと言う」「日々のテーマを決める」など具体的ノウハウから、「最重要課題の見極め方」「先延ばし癖を克服する極意」「桁外れの利益を得るための思考法」まで15の秘訣が、あなたの人生に輝きを取り戻してくれるだろう。

原著:『15 Secrets Successful People Know About Time Management』





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1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
著者 :ケビン・クルーズ
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1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
検索 :商品検索する



●本書を引用した記事
 タッチ・アンド・リリースのルール
 10分会議をする
 「送る」メニューを整理する
 生産性を改善するヒント(「1440分の使い方」より)
 3210方式―大量のメールを効率的にさばく方法
 庶務の価値
 時間管理を変えるには考え方を変える
 目標の階層を分ける
 勝ってはいけない
 生産性を改善するE-3Cの法則

●このテーマの関連図書


週40時間の自由をつくる超時間術

超ストレス解消法イライラが一瞬で消える100の科学的メソッド

SINGLETASK一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる

大事なことに集中する―――気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法

ストレスを操るメンタル強化術

科学的に正しい英語勉強法



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