2019年07月17日

理想の一週間を設計する業務改革


先週1週間の仕事を書き出してみてください。どんな仕事にどれだけの時間を使いましたか?

そのうち、自分がやりたいなと思っていること、重要だと思っている仕事がどのくらいの割合を占めているでしょうか。

■週次レビューの時間


GTDでいうところの週次レビューの時間って確保している人は多いかと思います。
まあ、GTD や業務改善のキモになるところなので、やったこと、やれたこと、やれなかったことを振り返って、その原因をチェックしていくことで今後の改善点が見つかります。

もちろん、その作業は大切なのですが、私が毎週やっていることがもうひとつあります。

やったことを分類して、その時間の合計をじ〜っと眺めることです。

■業務改革の基本


ここ数年、「働き方改革」とか「業務改革」とかかしましいですね。こういうことはなかなか自社ではできないのでコンサルタントを呼んで、全社的に指導してもらうと、「当たり前」と思っていたことに突っ込まれて、目からウロコなことがあります。一つの会社に長くいると、そのやり方というのが普通になってしまって疑問に思わなくなるんですね。

で、コンサルタントがやってくるとまず何をさせられるかというと、業務の年間方針や部門の役割を一覧表にして、今週やった業務、今月やった業務を全部その下にぶら下げること。そして、それらの時間を全部足し算して、パイチャートみたいにして見せられます。コンサルタントの発言は「これは理想の業務分担ですか?」。

ようは、

 その会社や部門として価値が高い業務にたくさんの投資をしていますか?
 
ということです。投資対効果が高い業務にたくさんの業務時間という投資をすると、利益が大きくなります。一方で、投資対効果が低いものを一生懸命やっても利益は増えないわけです。

意外なことに、投資対効果が低いものって結構手間がかかることも多いので、ますます、会社の利益のでないものに投資を増やす行為をすることになるわけです。

業務改革の基本は、効果の高いところにより多くのリソースを投入することです。そのリソースを確保するために効果の低い業務を止めてしまう必要があるわけです。

多くの業務改革という活動を見ていると、この「投下するリソースを減らす」ことにだけフォーカスが行ってしまって、減らした時間でWebを見ている時間が増えましたなんて結果になったりします。

 減らす前に増やすことを考えなくちゃ


■時間比率の振り返りを週次レビューで実施する


個人でもやるべきことは全く同じです。

 どういった活動にどのくらいの時間をかけたいのか

を決めて、現実と比較したときに、じゃあどこからその時間を捻出するのかを考えるのが一番効果の高い活動をするためのコツです。

それが時間比率の振り返りです。

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●理想の1週間を設計する
スケジュール表を、人生を導く強力な武器に変える方法は他にもある。

スケジュール表で理想の1週間を設計するのだ。

自分にとって理想的な1週間とはどんなものか考えてみよう。

フリーランスやコンサルタント、あるいはコーチなら、顧客から依頼された案件にまとまった時間を割くのはもちろん、新しいスキルを身につけたり、他人の仕事からヒントを得たり、自身のマーケティング戦略を考えたりする時間も必要かもしれない

中間管理職であれは、チームメンパーをマンツーマンで指導したリ、チームミーティングをしたリ、ひとりで腰を据えて来期のことを戦略的に検討したりする時間を入れたいのではないたろうか

また、職務にかかわらず、理想の一週間には(いや、1日のなかでさえ)、繰り返し発生する私用があることに気づく人もいるたろう。

たとえほ運動、家族との時間ゆっくりする時間趣味の時間などが挙げられる。

こうしたものを全部スケジュール表に載せ、定期的な子定にしてしまうのが、人生設計の正しいやり方だ。

この方法は、自分に最大の利益と最大の喜びをもたらす活動を一貫して続けるのに、極めて効果がある。私のスケジュール表には私の価値観が多分に反映されている

ケビン・クルーズ(著) 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
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そんなに難しいことでも時間のかかることでもありません。

私は PC での作業が多いので、

 ManicTime
 https://www.manictime.com/

というツールを入れてます。これで、PC でどんな作業をしていたかが記録が残るので、それをちょっとタグ付けしてやるだけです。タグ付けの作業が振り返りの作業になってます。

スマホのアプリにもこうしたたぐいのソフトは結構あります。単に、グルーピングされたリストの中で今から始めようとする作業の種類をタップしてやるだけで記録が残る、っていうツールが多いです(まあ、面倒なツールだったら使えないしね)。

作業時間を残すというのは、それが次に似たような作業をするときの元ソースになったり、自分の作業速度の改善の見える化ができたり、こんなふうに自分の時間の使い方の振り返りができたりと、もう使いみちはヤマのように。作業を始めるときと終わるときの1〜2秒のアクションで使い方は無限大(は言い過ぎか…?)。

■参考


業務改革の進め方はこんなサイトが参考になります。

 ビジネスプロセス改革推進室
 https://www.bpm-portal.jp/blog/way-to-proceed

 業務改善の進め方
 http://www.bizup.jp/member/netjarnal/repo_k112.pdf

 9割の企業が間違う改革の進め方
 https://bizgate.nikkei.co.jp/article/DGXMZO3110632029052018000000

 最初に見る業務改善を行う際に知っておきたい11のポイント
 https://aippearnet.com/single-post/gyoumuakizen/

 生産性向上のためのフレームワーク特集
 http://www.w-s-a.jp/consul/wp/%E7%94%9F%E7%94%A3%E6%80%A7%E5%90%91%E4%B8%8A%E3%81%AE%E3%81%9F%E3%82%81%E3%81%AE%E3%83%95%E3%83%AC%E3%83%BC%E3%83%A0%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%82%AF%E7%89%B9%E9%9B%86/



■参考図書 『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣





Unlimitedゼロ円Unlimited無料
時間に追われることなく、生産性を向上させ、充実した生活を送るために。

著者は、成功している友人たちに時間管理のコツを聞いて回るうちに、ある共通点に気づく。それは、だれひとり「本に書かれているような方法」を口にしなかったことだ。そして判明した秘訣のひとつが「ToDoリストを使わない」ということだった。

そこで著者は、さらに多くの成功者たちへ接触を試み、独自の取材と調査を行った。

●自力で大成した億万長者は、私たちと違う働き方をしているのだろうか?
●常にプレッシャーにさらされている起業家は、どうやって高い生産性を維持しているのか?
●刻々と過ぎゆく時間と戦うオリンピック選手は、いかにして集中力、自制心、エネルギーを維持しているのか?
●MITやハーバードでオールAを取り続ける学生に必要なものとは何だろうか?

7人の億万長者、13人のオリンピック選手、29人のオールAの学生、そして239人の起業家。計288人への取材から導き出された、時間管理と生産性向上にまつわる15の秘訣を、本書ではより実践しやすい方式とともに紹介する。

「ノートは手書きでとる」「メールは一度しか触らない」「ノーと言う」「日々のテーマを決める」など具体的ノウハウから、「最重要課題の見極め方」「先延ばし癖を克服する極意」「桁外れの利益を得るための思考法」まで15の秘訣が、あなたの人生に輝きを取り戻してくれるだろう。

原著:『15 Secrets Successful People Know About Time Management』





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1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
著者 :ケビン・クルーズ
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1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣
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●本書を引用した記事
 3210方式―大量のメールを効率的にさばく方法
 プロの知的生産術
 エッセンスを抜き出す
 百万ドルの教訓
 優先順位を正確に意識する
 手書きメモの効用
 朝メールを見るという悪い習慣
 どうしようもないムダな会議がある理由
 溜まりまくった受信箱を瞬時に空にする方法
 タッチ・アンド・リリースのルール

●このテーマの関連図書


週40時間の自由をつくる超時間術

超ストレス解消法イライラが一瞬で消える100の科学的メソッド

SINGLETASK一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる

大事なことに集中する―――気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法

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