2017年05月24日

角砂糖効果

角砂糖効果」とは、疲れたときに角砂糖を食べると元気が回復する…という効果のことではありません。

「連続したものを不連続なものにすると管理がしやすくなる」という意味で使います。元ネタは『脳を活かす!必勝の時間攻略法』から。
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2017年04月10日

早く帰りたければ、予定をいれなさい


プレミアムフライデーとか、残業ゼロの日とかいろいろありますね。

実際、サラリーマンにとって、残業代というのは生活給の一部だったりする部分もありますし、仕事も大抵は予定外のことが起きて、当初の工数ではできなくなって、期限が変わらない以上残業でカバーするしかないという側面もありますが、残業っていうのはある程度は必要なのかもしれません。 続きを読む
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2017年03月20日

メールは見るのを急くな、返事は急げ




他の人の PC 画面を見ると、メールクライアントが立ち上げっぱなしになっている人が結構います。最小化されているわけでもなく、デスクトップにど〜んと。

新着のメールがあるかどうかがわかるように、実際に作業している Excel はちょっと小さくなってしまっていたりして…。

 これじゃあ効率が悪いだろう…

と思うのは、私が時間貧乏だからだろうか…

■メールはすぐに見るな

過去記事でも何度か書いてますが、

 メールのGTD
 メールの自動受信はオフにしておきなさい
 メールの処理
 メールはプルシステム1
 メール処理のドツボ

私は、ある条件が成立するまで、原則メールはチェックしません。当然、「新着メールがあります」などというメッセージも表示させません。

効率を悪くするパターンは

 ・メールが来たので一旦作業を中断する
 ・メールを読む
 ・急ぎではなさそうなので後で返信しようと思って閉じる
 ・後でメールを読み直して、返信の必要・不要を判断する

こうなると、じきにメールチェックだけで1日の仕事が終わってしまって、すごく仕事をしたような気になるけど、何も結果が出ないという状態に陥ります。

メールが着いたら直ぐに見ること自体は悪くありません。

問題は、今やっている作業を一旦横においてしまうことと、「見るだけ」という結果のともなわない行為を何度もすることです。

もちろん、急ぎのメールもありますので、「チャット」レベルでメールに返信する必要があることもありますが、99.9% のメールはそうではありません。0.1% を救うために1日を犠牲にする必要ないんですよ。
どうしても至急なら、電話でもしてきますよ。きっと。

■返信を急げ

逆に、一旦メールを見たら直ぐにそのメールをやっつけてしまう(対応済み)にしてしまうと、メールを2度、3度と読む必要がなくなります。

メールの処理で、自分が何か返信しないといけないものであれば、直ぐにできるかどうかを判断して、直ぐにできなければ、タスクリストに放り込んで、メールには××までに返信しますと返信してしまいます。

直ぐに応えられるものについては、すぐに返信します。返信の送信が終わるまでは他の作業はしません。

返信が必要なものは、とにかく、すぐに返信をするように心がけてます。

何もする必要がなければ、削除しちゃうかアーカイブに放り込んで終わり。

■集中する、完了させる

まあ、何をするにも言えることなのですが、

 ・集中してやる
 ・完了までやる

ことを旨としていると、すごく効率が良くなるようです。

メールにしても SNS にしても、相手から「読んでない」「返事が遅い」などと思われると困る、というのは確かに感覚としてはあるのですが、その結果1年かけて、メールに返信できるようになったでは、評価してもらえませんしね。

ちなみに、最近は会社支給のスマホを使うようになったので、こっちのチャットソフトも多用するようになってきましたが、通知は無視してます(これも一定時間ごとにはチェックしていますが…)。



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仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

ちょっとの工夫で仕事がぐんぐんはかどるビジネスメール術―仕事が…

仕事の基本正しいビジネスメールの書き方

Yahoo!JAPAN全仕事現場200人に聞く、過去→現在→未来

仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?

入社1年目から差がつく!ビジネスメール即効お役立ち表現



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2017年03月14日

標準時間を持つ




いろんな仕事ををしている人でも、仕事を分割していくと、結構な量の定型業務に行き着きます。

結局、仕事を速くするためには、パターンの決まった業務をいかに素早くやれるようになるかと、無駄な仕事をしないことです。本日は、仕事を早く終わらせるための基本的なアプローチ方法について。

■標準時間

製造の作業は、標準作業と標準時間から出来上がっています。

標準時間は、非常に単純な作業(たとえば、「電動ドライバを持つ」とか)の時間からできていて、複雑な組立作業も、こうした単純作業の組み合わせからなっているので、機械の組立にかかる時間も、標準時間の足し算で出せるようになっています。

事務作業もこうした単純な作業の組み合わせでできることが多いです。

本書『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術』では、この単純な作業の標準時間を作りなさい、と勧めています。

★P70〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●標準時間を短くしていく
自分の標準時間を持っと、どのくらいでその仕事を仕上げられるか判断できるようになります。

例えば、執筆するとき、原稿用紙 1 枚 400 宇につき平均 20 分かかるとします。 1500 字の短編を書くなら見積り時間は 75 分なので、「75 分後に必ず完成させる!」というゴール時間を設定して取り組んでください。

ときおりパソコン画面にある時計をチラッと見て、進み具合をチェックするといいでしょう。

 「できるところまでやろう」
 「できなかったら明日やればいい」

と思っていると、時間だけが過ぎていき、完成が遠のきます。中途半端なところでやめると、再びはじめるときに書いた部分を読み返す作業も生まれます。

何より納期を守れない人、仕事が遅い人のレッテルはほしくありません。

自分と約束をして、標準時間内に必ず仕事を完成させること。できるようになったら、標準時間を 3 分減らす、 5 分減らすというように短く設定します。スピードに磨きをかけるには、数字で管理するのが一番の近道です。

鈴木真理子(著) 『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術
――――――――――――――――――――――――――――★


■目標なき作業は改善しない

本書にあるように、どのような仕事であれ、「できるとこまでやろう」など、QCD(Quality, Cost, Delivery)を考えずに仕事をするのは論外ですが、じゃあ、どのくらいでできるのかがわからないまま取り組むと、見積もりは正確にはなりません。

元々が不正確でいい加減な決め方をした終了時間なので、多少ずれても余り気になりません。
たとえば、「1時間で終わる」と決めたものが、1時間5分で終わったとしたら、「ダメじゃん」と思えるか、ということですね。

最初に「いつまでに完了する」という取り決めをすることは、だらだら仕事から抜け出すいい方法になります。

その精度を上げていくことで、仕事のスピードアップが可能になります。
精度を上げるためには、最初に書いた製造の作業の例のように、作業を分解して変動要因を小さくすることです。

たとえば、出張報告書を作るときには、

 ・執務報告
 ・費用計算
 ・成果・宿題報告
 ・所感作成

のに分解できますよね。費用計算は、

 ・レシートを集めること
 ・通貨換算をすること(海外出張の場合)
 ・費目を分類すること
 ・ファイルに書き込むこと
 ・レシートを台紙に貼り付けること

に別れますよね。

ここまで分解できれば、それに必要な時間は相当正確になるのではないでしょうか。




■参考図書 『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術

残業せずに仕事を速くこなして成果を上げる。
これは今、すべてのビジネスパーソンに求められる働き方です。
本書は、それを叶えるための時短仕事術をテーマにしています。

本当は業務上「やらなくてもいい仕事」や「手間をかけなくてもいい仕事」に、
時間がとられてしまい、毎日残業をしてしまうというようなビジネスマンは多いでしょう。
本当にやらなければいけない仕事に集中するためには、仕事のプロセス上の余計な作業をやめる、
仕事自体を簡易的な形式にかえるなどが必要です。
仕事を効率的にやりながらも、結果をきちんと出す方法を77項目で解説しました。
各項目にはすべて図版が載っているので、とても分かりやすく学べます。

残業が続いて疲れている人、もっとテキパキ仕事を片づけたい人、
仕事にやりがいを感じたい人、私生活も充実させたい人、必読。




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もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術
著者 :鈴木真理子

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●本書を引用した記事
 待ち時間で整理整頓清掃清潔
 添付ファイルのパスワードをメールに書いてはいけない
 メールは一往復半で完了する
 メールに「お疲れ様」は不要?



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2017年02月03日

待ち時間で整理整頓清掃清潔




ちょっとしたスキマ時間に、すぐに始められて短時間で終わる作業を持っておくといい、とはよく言われます。

じゃあ、「今から3分あります」と突然言われて、3分で終わることができる仕事ってどのくらいありますか?

私はよくメール処理をするのですが、たまたま読んだメールが考えないといけないようなものだったりすると、3分が10分でも終わらないことがあります。3分と最初は思ったけど、実際に空き時間は2分になったり10分になったり変動するものです。

それでも、空き時間前にやっていたメインの仕事に即座に戻らないと、メインの仕事が遅れるので、やりかけた仕事は中断せざるを得ません。メールを読もうとして、「すぐに終わるもの…」と探していたらタイムアップ、結局ボーッとしてても同じだった、なんて、ありがち。

■待ち時間に向く仕事

★P72〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●同時進行で仕事をする
食事を作るときを想像してみてください。ごはんが炊けてからおかずを作るより、ごはんが炊けるまでの間におかずを作った方が早く完成しますね。

パスタを茄でるのとソースを作るのも同時にできるはずです。

仕事も同時進行ですると、かかる時間が短くなります。

そのためには、待ち時間を有効に使ってください。

例えば、枚数の多い書類をスキャンしたり、コビーしたりすると 10 分以上かかることがあります。
また、上司に判子をもらうとき、書類が戻るまで時間がかかることもあるでしよう。

その間に他のことができるはず。ボーっと待っていてはもったいないです。

待ち時間に向く仕事は 2 つあって、「ひとりですること」と「途中でやめても支障のないこと」です。

具体的には、定型業務やデスク周りの整理整頓がおすすめです。

すぐにはじめられて、時間に比例して成果が現れるからでづ。途中で中断するのがわかっているのですから、腰を据えて取り組む仕事は避けましよいス待ち時間をうまく使うと、同時に 2 つの仕事ができてしまうのです。

鈴木真理子(著) 『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術
――――――――――――――――――――――――――――★


本書のこの部分のポイントは、

 埋草の仕事は「ひとりですること」と「途中でやめても支障のないこと

の部分だと思います。

■仕事はパターン化しておく

タスクリストを見なおして、スキマ時間に何をしようか決めようとすると、それだけで短いスキマ時間なら終わってしまいます。

それよりも、私は整理することを目標にしてます。

メール・ファイル・机の上。とにかくなんでもいいので目についたものの 4S (整理・整頓・清掃・清潔)を始めます。
これだと、途中でやめても問題ありませんし、何をするか考える時間がないので、確実に効果が出ます。

たとえば、PCを持っている時に、時間通り会議が始まらず、集合が5分遅れた、となると、とりあえず、PCの一時ファイル置き場のファイルの移動や削除をしているわけです。

メールも、自分に責任のないメールはフォルダ分けしておいて、そのメールはタイトルを見て削除するだけの状況を作っておけば、タイトルだけ見て、読むものは未読フォルダへ、読む必要がなさそうなものは削除と振り分けだけをします。

これだと、スキマ時間が 1 分でもやれますし、やっただけ環境が良くなるので効果は出せます。
いつやめても全く問題ない。

席にいる時には、机の上をさっと拭いたり、机に貼り付けてある付箋のメモで済んだものを剥がして捨てたりします。
モニタをちょっと拭くだけでも気持ちいいですよ。結構ホコリだらけのモニタを使っている人もいますけどね。

さて、2分間時間があります。
あなたなら何をしますか?





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 添付ファイルのパスワードをメールに書いてはいけない
 メールは一往復半で完了する
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