時間の記録

P.ドラッガー著「経営者の条件」P.57　より

　知的労働者が成果を上げるための第1歩は、
　実際の時間の使い方を記録することである

自分の時間の使い方を記録して、それを俯瞰的に眺めてみる。そうすると、自分の時間の使い方が、よくわかります。自分の時間の使い方がわかると、そこに含まれる問題点がわかるようになります。

わが社ではアウトルック(Outlook）で、メール処理、スケジュール管理、リソース管理がされています。ですので、ここでは、アウトルックを例にとって説明します。

アウトルックで、予定表を表示し、予定の適当なところで右クリックします。そこで現れるメニューの「自動書式」というメニューを選ぶと、自動書式のダイアログが表示されます。ここには、どのような条件で色づけするのかが設定できますので、ここで、「条件」ボタンを押し、「予定と会議」のタブで、検索する文字列に"[REP]"を入力して、OKを押します。色は黒色で。

そうすると、次から予定で[REP]という文字列を含む予定は黒色で表示されるようになります。







そのあと、何かの業務が一区切りするたびに、かかった時間分の予定（結果ですけど）を自分の予定として残していくわけです。
このとき、予定の表題先頭には○×△□を入力していきます。
　○　計画通りの仕事
　×　計画外の仕事
　□　空き時間にやった仕事
　△　計画通りだが、計画よりも大幅に時間がかかった仕事
のようにマークしていきます。

これを1週間続けると、1週間自分がどんな仕事をしていたかわかります。

最初自分がこれをやってみて愕然としました。
1週間仕事に追われて、やるべきタスクがいっぱい残ってしまった、と思っていたわりに、[REP]のかいてある時間が8割程度しかありませんでした。つまり2割は何もしていない時間だったのです。
これは何をしていたか、実は思い出せないのですが、たぶん、

　・タバコを吸いに行って、そこにいた人と雑談
　・ちょっと集中力が切れて、ぼんやりかWebサーフィン

ちなみにメールを処理する時間は記録してました。これも全体の2割〜3割くらい。
メール処理については、また別稿で。

時間管理というのはとても難しいですが、自分のできなさ加減を突きつけられると、痛い思いをしてわかります。
こうった事実を突きつけられないと、改善というのは生まれませんね。

で、この時間に気がついてから、ずーっとこの時間記録をとるようになりました。
ドラッガー先生は、年に2回ほど測定をしてフィードバックをした、とかかれてますが、凡人は、いつも問題を突きつけられていないと、すぐにだらけてしまう。

もちろんアウトルックには、スケジュールをエクスポートする機能がありますので、エクスポートしてExcelで、自分の使い方を分析することもできるでしょう。でも、大体は見れば一目瞭然です。

さらに分析を進めるのであれば、EXCELに吐き出しておいて、先頭の記号○□…などで集計してみます。どの程度計画通り行ったのか、あるいはどの程度割り込み仕事があったのか、がすぐにわかるようになると思います。
ものの本によれば、技術職の人は2〜4割（年齢、職能級により異なる）、上級職になると約5割が割り込み仕事だそうです。
自分も計算してみたところ、最初は6割くらいが割り込み仕事でした。要するに予定外の仕事。これで廃刊ということで、予想される仕事を予定に入れるようにしました。このため、現在は3割ほどが割り込み仕事。残りは計画通りの仕事という感じになってます。そうすると仕事が早く済んで、気持ち良いですよ。
※どうやって、予定外の仕事を予定にするのかについては、また別稿で。

どうやって自分の時間集計をするかは、それぞれの環境しだいでしょうけど、時間を見えるようにすることによって、改善が大幅に進むことはやってみての経験則です。逆に言えば、

　見えないものは改善しない

ともいえるでしょうけど。