2011年10月27日

メール処理のドツボ

以前の記事にメール処理は1日に3回のみと書きました。
これは以前からよくやった失敗の反省に基づいてます。つまり

こんな死のプロセスが回ってました。

 @仕事を書いているうちに、ふと「あ、あのメールにまだ返事をしていなかった」と思い出す。
 A自分の記憶力に自信がない私は、「忘れないうちに返事をしておかなきゃ」と思う。
 Bメールの受信箱やフォルダーに、目的のメールを探しに行く。
 C探しているあいだに、別のメールがたくさん目に入る。
 Dすると「あ、この人にもまだ返事をしていなかった」
  「あ、この出欠の返事も今日までだったっけ」
  「そういえば、この件がどうなったか、聞いていなかったな。問い合わせをしなくては」
  と、次々と返事や対応をしなくてはならないメールが見つかる。
 E「すぐにやらないと、また忘れちゃう」と思うので、次々 とメール処理を始める。
 F気がつくと、1時間も2時間もたってしまい、最初にやろうとしていた仕事の時間がなくなってしまっている。

とまぁ、こんな具合で、1日が終わってしまい、はたと気が付くと

 夕日のバカヤロー
 
状態になっているわけ。

1319670228_email_compose.jpgまぁ、集中力のなさ、自制心のなさが問題なのでしょうけど、どうしようもない

で思いついたのが

 1日3回メールのルール

時間のある時にメールを見る(隙間時間を活用する)なんてことを考えると、隙間時間が1時間も2時間も連続するわけで、もうこれはメイン業務と同じ。でも、メイン業務がメールを見ることでは、成果は出ない。

 だから隙間時間にメール処理をしてはいけない

ただ、@のように、どうしても思い出してしまうことはありますし、この思い出すこと自体は問題ではないので、これは、手元にいつもメモ帳を置いておいて、このメモ帳に

 「XX メール rep」
  ※XXは人の名前や、メールのキーワード
   repは「リプライをすること」の略

みたいにメモしておきます。メモしたらすぐに元の仕事に復帰。
で、メールを処理する時間になったら一気に処理をする。

これをやることで、メールを見ている時間が圧倒的に減りました。そうすると、そのほかの仕事が進むわけで、そのほかの仕事が片付いていると、メールを処理する時間もちゃんととれるようになるので、相互にいい影響が出るようになりました。

お試しあれ。


ラベル:仕事術 メール
posted by 管理人 at 08:05| Comment(0) | TrackBack(0) | 時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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