仕事の基本ルール
これは以前からよくやった失敗の反省に基づいてます。つまり
こんな死のプロセスが回ってました。
①仕事を書いているうちに、ふと「あ、あのメールにまだ返事をしていなかった」と思い出す。
②自分の記憶力に自信がない私は、「忘れないうちに返事をしておかなきゃ」と思う。
③メールの受信箱やフォルダーに、目的のメールを探しに行く。
④探しているあいだに、別のメールがたくさん目に入る。
⑤すると「あ、この人にもまだ返事をしていなかった」
「あ、この出欠の返事も今日までだったっけ」
「そういえば、この件がどうなったか、聞いていなかったな。問い合わせをしなくては」
と、次々と返事や対応をしなくてはならないメールが見つかる。
⑥「すぐにやらないと、また忘れちゃう」と思うので、次々 とメール処理を始める。
⑦気がつくと、１時間も２時間もたってしまい、最初にやろうとしていた仕事の時間がなくなってしまっている。
とまぁ、こんな具合で、1日が終わってしまい、はたと気が付くと
夕日のバカヤロー
状態になっているわけ。
まぁ、集中力のなさ、自制心のなさが問題なのでしょうけど、どうしようもない。で思いついたのが
1日3回メールのルール
時間のある時にメールを見る（隙間時間を活用する）なんてことを考えると、隙間時間が1時間も2時間も連続するわけで、もうこれはメイン業務と同じ。でも、メイン業務がメールを見ることでは、成果は出ない。
だから隙間時間にメール処理をしてはいけない
ただ、①のように、どうしても思い出してしまうことはありますし、この思い出すこと自体は問題ではないので、これは、手元にいつもメモ帳を置いておいて、このメモ帳に
「XX メール rep」
※XXは人の名前や、メールのキーワード
repは「リプライをすること」の略
みたいにメモしておきます。メモしたらすぐに元の仕事に復帰。
で、メールを処理する時間になったら一気に処理をする。
これをやることで、メールを見ている時間が圧倒的に減りました。そうすると、そのほかの仕事が進むわけで、そのほかの仕事が片付いていると、メールを処理する時間もちゃんととれるようになるので、相互にいい影響が出るようになりました。
お試しあれ。
