2011年11月04日

メールを2度処理してはいけない

以前の記事でメールを処理する時間を1日3回にしていると書きました。
合計でどのくらいメールの処理をしているかは、日によって結構違いますが、大体1時間から3時間くらいの間。これがメール処理に要する時間です。
以前は5時間近くメール処理にかかる時間がありました。こんなに時間がかかると、通常業務をしている時間が取れないので、どんどん残業時間が長くなった時期があります。
1319670228_email_compose.jpg
 だいたい1日の残業時間が8時間くらい。

まぁ、よくやってたなぁと思い出したりしますが、これじゃあいかんということで、仕事のやり方を改善しようと思い立ちました。

何をやったかというと、既出のメールを処理する時間帯を決めるほかにこんなルールを設けたのです。

・メールは2度読まない
・誰かに任せた業務のメールは、ななめ読みをして処理完了にする
・処理済みのメールは別のフォルダに移動する
・本文に自分の名前が書いてないメールは表題だけで処理完了にする
・長文になりそうなメールは出さない

まず、フォルダを大きく3つに分けます。

 A) 自分に関係するメールで、未処理(未読)のもの
 B) 自分に関係しないメール
 C) 処理済み(既読)のメール

です。多くのメールはメーリングリストなどを経由して配信されますので、自分が担当しているプロジェクトにかかわりないメールは、B)に振り分けてしまいます。また、設計変更などの業者への連絡も自分には直接関係ありませんので、振り分けます。

■自分に関係するメール
残るのは、自分に関係するかもしれないメール。これがA)に振り分けられます。
A)はさらに2段階に振り分けます。

 A1) 本文に自分の名前+敬称があるメール
 A2) A1以外

A2は基本的には、そのメールを読んで自分が何かアクションを起こさないといけない確率は低いので、

 ななめよみ

をして、大意をつかみ、自分がアクションを起こすべきかどうか判断し、アクション不要であると判断できれば、すぐにC)のフォルダへ移動します。アウトルックだと、これはCTRL+V,RETURNです(送り先は直前のフォルダになっているので、いつも移動先を固定しておきます)。

■アクションが必要なメール
A1)のメールも同様ですが、まず自分に対して何らかのアクションを要求している確率が高いので、ちょっと注意しながら読みます。読み終わって、

 ・アクションがないと判断されるもの
  →確認の折り返しが必要かどうかを考えて、まよったら、とりあえず
    「メールありがとうございました。」
    だけでも返信しておく。
 ・アクションが必要なもの
  →2分以内にアクションができれば、すぐに実行。
   もし2分以上かかるようなアクションで
     @単に返事を書くだけの場合
     A何かの調査・試験をしてその結果を返す場合
   の2種類があります。


@の場合には、CTRL+SHIFT+R(全員返信)キーを押して、要約を簡単に書いておきます。
そして、CTRL+S,ALT+F4(草稿に保存→閉じる)とやって次のメールへ。
Aの場合は、アウトルックでフラグをつけます。アウトルックだと、フラグを付けておくと「仕事リスト」に表示されるので、後で目印になります。

いずれも元メールはチャッチャと処理済みフォルダへ移動(CTRL+V,RETURN)。

と以上のように、まずメールをすべて既読にして、作業を完了します。
だいたい1メール当たりの処理時間は3秒〜15秒。

 気分はタイムアタック
 
です。

■メールは2度読まない
ようやく本題(^^;)。

上記のように、返信が必要なメールは、フラグを付けて仕事リストに入れておくか、返信ボタンを押して草稿に入れておきます。
このようなどのような仕事をするかを判断する作業を「処理」と言っており、返信を書く、あるいは、返信を書くために何らかの作業をすることを「メール実行」と呼んで、明確に区別しています。ここら辺のやり方はGTD(Getting Things Done)を参考にしてます。
詳しく知りたい方は
4576060732.01._SCMZZZZZZZ_.jpg
 ストレスフリーの仕事術 デビッド・アレン

をご参考に。

この際、どのような返信をするかは、要約として草稿に入れた時点で書いてありますので、メール本文自体はもう読まなくていいようにします。
自分は物覚えが悪いので、後で考えようとすると、

 さてどんな返信をすればよかったっけ?
 
となって、もう一度メールを読む羽目になります。これを避けるためには、メールの返信の先頭に、

 返信の大意を書いておく

と「これを書けばよかったんだ」とすぐにわかるので、メールの本文を読まなくても返信が書けます。
これをしておくことによって、2回メールを読む必要性をなくして、仕事の処理能力を上げているわけです。

■長文になりそうなメールは返信しない
ほかの処理ルールは、書いてある通りで分かりにくいものはないので説明は飛ばして、最後の、これにだけコメントを追加。

ようは長々と説明をしなければならないような

 メールは書いてはダメ

です。所詮メールなんて文字情報の羅列なので、こまかいニュアンスなんてものは伝わりません。だからこまごまと説明しなければならないようなことは、メールではなく、電話なり、対面なりで話をするべきです。メールでけっきょきゅニュアンスが伝わらなくて、揉め事になったり、さらに返信を重ねる羽目になるのは

 単なる時間の無駄

でしかないです。もし大勢にそれを説明する必要があるのであれば、定例会や別途ミーティングを設けたほうがよほど効率的です。

だから長文になりそうなときには、

 別途ミーティングを催します

と書いて返信だけして、さっさとミーティング場所の手配にかかったほうが早いんです。

ちょっと文章で書くと大変そうですが、やってみるとすごくメール処理が早くなりますよ。

お試しあれ。

■追伸
実は上記のメール処理の方法で、意図的に書かなかった処理があります。

 部下と部門外(あるいは社外)とのメール

です。これは要注意。相手から見ると、部下が部門の代表として答えているように見えるので、無責任な発言は止めないといけません。また、安易に仕事を引き受けても、後々禍根を残すことになります。
これは絶対要チェック。



posted by 管理人 at 08:50| Comment(0) | TrackBack(0) | ハック | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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