2011年11月12日

ファイルの保管(JGrepperと「超」整理法)

ファイルの保管

パソコンは難しい…。
何が難しって、ハードディスクに入っている山のようなファイル。
まぁ、アプリケーションなら、スタートメニューからたどればいいのですが、そのアプリケーションで作ったファイル。
作ってすぐならまだしも、1か月もするとファイル名なんて忘れてしまう。いざ、そのファイルを探そうとしても、どこに保存したかなんて覚えてない。

ほとんどの人は、マイドキュメントの下に分類ごとにフォルダを切って、そこに保存しているでしょうね。

 マイドキュメント
  +プロジェクト1
    +企画書
      +メール転送機能企画案.ppt

なんてフォルダ構成になっているでしょう。
ところが、別の切り口でその案を探そうとすると、「先月作った組織図の書いてあるパワポを引用したい」となると、「さてどのプロジェクトだったやら…」なんて言うことになって、見つからずにもう一度ゼロから作り直したほうが早い、ということもしばしばですね(それも散々探し回った挙句)。

だいたいWindowsが、ある一つの属性についてのみ分類が可能な「フォルダ」という考え方をユーザに強制しているのが一番おかしい。ある作業は、別の切り口もあるはずで、それを一意に決めろというほうが変。

いいアイディアだなとおもうのがGmail。ラベルを付けるという概念で、1つのものに複数のラベルを付けることができるので、いろんなキーワードをラベル化できます。
ただ、これも、いちいちラベルを作らないといけない。それも手間

ましてやファイル名なんてほとんど役に立たない。

世の中同じような悩みを持つ人は多いようで、いろいろな方法が提案されてます。

仕事が速くなるファイル整理術って?

時間を取り戻すための「魔法のファイル整理術+α」

仕事の整理術、メール・ファイル編

などなど。

 どだい無理なんです
 
いろいろやってみましたが、結論はこういうこと。

 だったら最初っから整理なんてしなくていいじゃん

ということで、こんなソフトを使ってます。
JGrepper.jpg
 JGrepper
 
このソフトは、MS-Officeのファイル、PDFファイルも含めて、そのファイル中にある文字列を検索してくれるソフト。
うろ覚えのキーワードをいくつか(最大3個)書いておき、それで関連しそうなフォルダで一気に検索させると、見つかった文字列の近辺の文章を抜き出して表示してくれます。

ちょっと検索に時間はかかりますが、圧縮されたファイルも検索できるのと、フリーソフトなので、非常に便利に使ってます。

もう一つの手段は、Googleデスクトップなどのデスクトップソフト。
ただ、私はこれは使ってません。一時期入れていた時期もありますが、やっぱり業務に使うPCで勝手にネットワークにその情報を出してしまいそうで、ちょっと怖いのと、過去のデータを探す機会はそれほど多くないのに、いつも裏で何かをしているのが、もったいない感じがしたのです。

 単にケチなだけなのかも

まぁ、要するに、最初からちゃんと分類しようとしてもどこかで破綻します。それくらいなら最初から整理しようとせずに、必要な時に、簡単に検索できる仕組みを考えたほうがいい。


「超」整理法―情報検索と発想の新システム (中公新書)


から学びました。
ちょっと古い本ですが、整理術のバイブルみたいな本ですね。
もしまだ読んでないのであればぜひ読んでみてください。絶対お得。
posted by 管理人 at 07:33| Comment(0) | TrackBack(0) | PCアプリ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:

※ブログオーナーが承認したコメントのみ表示されます。

この記事へのトラックバック