仕事の基本ルール
パソコンは難しい…。
何が難しって、ハードディスクに入っている山のようなファイル。
まぁ、アプリケーションなら、スタートメニューからたどればいいのですが、そのアプリケーションで作ったファイル。
作ってすぐならまだしも、1か月もするとファイル名なんて忘れてしまう。いざ、そのファイルを探そうとしても、どこに保存したかなんて覚えてない。
ほとんどの人は、マイドキュメントの下に分類ごとにフォルダを切って、そこに保存しているでしょうね。
マイドキュメント
＋プロジェクト1
＋企画書
＋メール転送機能企画案.ppt
なんてフォルダ構成になっているでしょう。
ところが、別の切り口でその案を探そうとすると、「先月作った組織図の書いてあるパワポを引用したい」となると、「さてどのプロジェクトだったやら…」なんて言うことになって、見つからずにもう一度ゼロから作り直したほうが早い、ということもしばしばですね（それも散々探し回った挙句）。
だいたいWindowsが、ある一つの属性についてのみ分類が可能な「フォルダ」という考え方をユーザに強制しているのが一番おかしい。ある作業は、別の切り口もあるはずで、それを一意に決めろというほうが変。
いいアイディアだなとおもうのがGmail。ラベルを付けるという概念で、1つのものに複数のラベルを付けることができるので、いろんなキーワードをラベル化できます。
ただ、これも、いちいちラベルを作らないといけない。それも手間。
ましてやファイル名なんてほとんど役に立たない。
世の中同じような悩みを持つ人は多いようで、いろいろな方法が提案されてます。
仕事が速くなるファイル整理術って？
時間を取り戻すための「魔法のファイル整理術+α」
仕事の整理術、メール・ファイル編
などなど。
どだい無理なんです
いろいろやってみましたが、結論はこういうこと。
だったら最初っから整理なんてしなくていいじゃん
ということで、こんなソフトを使ってます。
JGrepper
このソフトは、MS-Officeのファイル、PDFファイルも含めて、そのファイル中にある文字列を検索してくれるソフト。
うろ覚えのキーワードをいくつか（最大3個）書いておき、それで関連しそうなフォルダで一気に検索させると、見つかった文字列の近辺の文章を抜き出して表示してくれます。
ちょっと検索に時間はかかりますが、圧縮されたファイルも検索できるのと、フリーソフトなので、非常に便利に使ってます。
もう一つの手段は、Googleデスクトップなどのデスクトップソフト。
ただ、私はこれは使ってません。一時期入れていた時期もありますが、やっぱり業務に使うPCで勝手にネットワークにその情報を出してしまいそうで、ちょっと怖いのと、過去のデータを探す機会はそれほど多くないのに、いつも裏で何かをしているのが、もったいない感じがしたのです。
単にケチなだけなのかも
まぁ、要するに、最初からちゃんと分類しようとしてもどこかで破綻します。それくらいなら最初から整理しようとせずに、必要な時に、簡単に検索できる仕組みを考えたほうがいい。
「超」整理法―情報検索と発想の新システム (中公新書)
から学びました。
ちょっと古い本ですが、整理術のバイブルみたいな本ですね。
もしまだ読んでないのであればぜひ読んでみてください。絶対お得。
