仕事の基本ルール
会議はどうやったら効率的になるのか。
ちょっと抽象的ですが
・目的を持ってはじめる（ゴールを決める）
・オープニングとラップアップを必ず組み込む
・ホワイトボードなどを利用して議事内容を明確にする
・停滞したときには、指名によって意見を引き出す
・会議の論点からずらさないようコントロールする
・思考停止ワード（〜すべき、抽象的な言い回し）を避ける
・準備にしっかり時間をかける
を丁寧にやること。
とくに最初の項目
・目的を持ってはじめる（ゴールを決める）
は会社だと、時々？？な状態で始まる会議がありますよね。
で、何を決めたいんだ？
と思えるような会議。
もう一つ腹が立つのが2番目の項目
・オープニングとラップアップを必ず組み込む
最初の目的の説明もなく、1時間したら「じゃ、時間だから終わろか。」で終わり。
で、何が決まったんだ？
というはなし。
単なる情報共有の会議なら、わざわざ集まって1時間も無駄にすることはないと思うのですが、そこは悲しいかなサラリーマン。上司に集まれと言われれば、2つ返事で集合します。
まぁ、上司のそういった行為は変えられないにしても、少なくとも自分がする会議では、それはしないように心がけてます。
１．プロジェクタに常にタイマを表示しておく
タイマはカウントダウンタイマで、45分にセット。Googleでは時計を表示しているそうですね。
どんなソフトを使えばいいかはVectorでも探してください。
こうするとみんなが時間を意識します。
45分たったら、多少無理やりにでもまとめに入る。
このとき、「じゃあ、まとめに入ります」と宣言して、議論を蒸し返そうとする人には、
「もし今回の結論が不満なら、もう一度会議をあなたが招集してください」
という。大概は黙ります。
２．立ち会議をする
立ち会議スペースを作ってしまいました。会議スペースから椅子は廃棄。
PCの操作などができるようにハイテーブルを設置しました。
そうすると、会議時間いっぱいまでしゃべろうとせずに、要点だけを放すようになります。
３．議事進行役と書記は分ける。
会議を招集した人が議事進行をするのは当然ですが、書記は、会議に参加した誰かを指名してやってもらいます。同じ人がやっていると、議事録を作っている時間が、空白時間になってしまうので、議事進行者が同じ人では時間が無駄になるし、話が途切れてしまいます。
たった3つですが、結構効きます。
もしもっと会議の進め方について、詳しく知りたい方は
をどうぞ。会議のバイブルだと思います。
ネット資料
ウノウラボ by Zynga Japan: 失敗から学んだ効率のよい会議術
会議をデザインするのに必要な３つのポイント：DESIGN IT! w/LOVE
会議時間を効率的に短縮する4つのコツ : ライフハッカー［日本版］
会議を効率よく進めるための3ステップ | nanapi [ナナピ]
議事録係を買って出る
議事録ドリブンで会議の効率アップ
⇒最近特に、この「議事録ドリブン」というのが気になってます。実践してみようと思うけどなかなかうまくいかない。いいコツをご存知の方、教えてください。
