2011年11月18日

ToDoリスト(タスクリスト)の作成のコツ

ほとんどの方が何らかの形でToDoリストを作って見えるか、作った経験があると思います。
ただ、結構な確率でうまくいかないんですよね、アレ。

実はこのToDoリストによるタスク管理、自分は、過去に何度もやってみたけど続かなかった(挫折した)です。自分の挫折したパターンは次のような感じです。

 □タスクを忘れてしまった苦い経験から、タスクをリストアップしよう
  と決意する
    ↓
 □タスクを書き出し始める。
  リストがある程度出来上がると、「これで忘れないぞ」とちょっと安心。
    ↓
 □しばらくたっても、リストがぜんぜん減らない。
  いつまでも手がつけられていないタスクができて、うんざりしてくる。
  その上、リストにないタスクをやっていたりして、リスト自体に信頼性
  がなくなる
    ↓
 □ぜんぜん手がつけられていないタスクを見るのも嫌になって、追加も
  しなくなる。


思い当たる方も多いのではないでしょうか?
物の本によると、挫折する理由は
 ・リストが減らないことに対する嫌気
 ・リストを更新しないことに対するリストの信頼性の欠如
 ・リストを更新するための負荷感
 ・リストをあちこちに書いたための紛失

などだそうです。

つまりこの逆をやればいいわけ。
毎日ToDoリスト(タスクリスト)がどんどん減っていって、いつでもすべてのタスクがこのToDoリストに書きだされていて、変更が面倒ではないシステム上で一元管理されている。

こうなれば、きっと問題はなくなるでしょう。

 できるかぁ! (ちゃぶ台をひっくり返す効果音)

ちょっと本から引用

 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−

「結果を出す人」はノートに何を書いているのか (Nanaブックス)
 例えば、新商品の開発ブロジェクトでやるべきことが明確になったとき、「実行フェーズ」で書いたタスクの側に「日付付箋」を貼り付けます。
 日付付箋はノートの右側から少し出し、いつまでにやらなければいけないのかという締め切りを設定し書き込みます。いつもノート右側には日付のついた付菱がべラペラと付いていて普段から気になりますので、自然と締め切りが意識できるのです。
 タスクが終われば、その付箋は取ります。そして、今度は結果をべンの色を変えて「結果フェーズ」として記述するのです。予想と違っていたときは、なぜ違っていたのかを考え、記録していきます。基本的に、仕事はその繰り返しです。
 −−−−−−−−−−−−−−−−−−−−

 勘弁してくれ…

新商品の開発プロジェクトなどに携わっていれば、やるべきことは大小取りまとめて何千何万とあるわけで、こんなもの付箋に書きだしてノート張っていたら、付箋だかノートだか区別がつかなくなっちゃう。

第一、タスクなどというものは構造化されていて

  あれをする
    +これをする
    +こっちもする
      +それをする
      +なにもする
    +さらにこれもする


なんて具合になっている。
一つのタスクはさらに細かいタスクに分かれ、その細かいタスクがさらに微笑タスクに分解できる。どのレベルでタスクにすればいいんだ?

これを1次元のタスクリスト(ToDoリスト)なるものに放り込むこと自体が無理なわけです。そのうえ、

 予想と違っていたときは、なぜ違っていたのかを考え、記録していきます。


なんてやってられません。相手は何万件だぞぅ?

ということで、こんな風にやってます。

まず、大きなプロジェクトの場合(たとえば半年がかりの仕事など)、
1.マインドマップで新しいシートを作る
2.ここに思い付く作業をどんどんあげる。だいたいの場合、ここで出せる作業は、1週間以上かかるような粒の大きさ。でも細かいもの(たとえば、「誰それに電話して協力を依頼する」とか)も気にせずに出します。
  この作業の目安はだいたい2時間
3.出した作業の包含関係を考慮してグループ分けをする。
4.このマインドマップを眺めてみて、すぐに着手しなければいけなさそうな作業に色を付けていきます。
5.そして、色のついた作業をもっと詳細分解して、アウトルックの「仕事」に記入していきます(ウチの会社では、標準メールクライアントはアウトルックなので、アウトルックの仕事の管理機能を使いますが、べつにToDoリスト(タスクリスト)が管理できるソフトであれば何でもいいと思います)。
6.ようやく実行レベルのタスクが出たので、このToDoリストタスクリスト)を見直して、詳細分解が必要なものがあれば、コメント欄に

   □*****を準備する
   □*****に記入する
   □*****を関係者に配布する


のように□を先頭文字にして、詳細タスク(目標は作業時間が1時間から3時間程度未満)を書きだします。
7.最後に、最初に手を付ける仕事(だいたい1〜3時間くらいの粒の大きさ)の□を★に変えて、それを完了させる期限を付けます。
8.タスクが完了したら、★を■に変えて、次の□を★にして、また期限を変更する。
9.全部■にかわれば、そのタスクは終了させます。

もちろん詳細タスクが不要なくらい細かいものは、そのまま実行します。
暇があれば、タスクの実行結果もメモ欄に書き込んでおきます。

ダウンロード.jpgもし、★にするときに、さらに分解が必要なら、段付けして

 ★*****を準備する
  ★XXXXXXXXのサーバを用意する
  □++++の初期化をする
  □++++のフォルダを作成する
 □*****に記入する
 □*****を関係者に配布する


のようにしておけば、小分解も簡単にできます。

10.だいたい1週間〜1か月に一度くらいは、マインドマップのほうを見直して、そのほかのタスクで、次にやらなければならなくなったものは、また色を変えて、アウトルックに転記していきます。

11.アウトルックに転記したタスクがすべて完了すれば、マインドマップに戻って、そのタスクの色を終了の色(グレー)に変えます。


これをやるようになってから1年が過ぎました。

突発的に発生した業務もアウトルックで管理できるようになって、ToDoリストタスクリスト)の管理に漏れがなくなりました。信頼できるタスク管理ができるようになると、何か忘れ物がないか、という不安がなくなって、ストレスが減りました。

自分はこんなタスク管理をしている、というかた、ぜひ紹介してください。コメントお待ちしてます。

■■参考リンク
一日の時間を効率よく使い、タスクリストを着実にこなす「3+2の法則」(ライフハッカー[日本版])

GTD実現のために週次レビューの習慣をつけよう(ライフハッカー[日本版])

posted by 管理人 at 08:24| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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