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最近ちょっと便利なソフトを見つけました。

　MailStore

どんなソフトかというと、Gmail/Auone メール/アウトルックなどのメールクライアントののメールをローカルにバックアップしてくれるソフトです。
XP/7に対応したフリーソフトです。

単にバックアップするだけならほかにもあるのですが、このソフトは

　・メールの検索、表示がアウトルックを使わずにできる
　・それに返信したいときはアウトルックを起動してそのメールを
　　表示してくれる
　・Gmail/Auoneメールなどもローカルにバックアップが作られる

というものです。

以前に書いたように、会社では強制的にアウトルック（Outlook）を使わされていますが、これは根本的に検索が遅い。
私は過去のメールを全部 pstファイルにして、6か月ごとに別ファイルで保存しているのですが、過去メールを見ようとするとアウトルックだとめちゃめちゃ遅い。
ところが、このソフトなら、ほぼ瞬時に検索結果が返ってきます。

ちょっと現在の自分のメール環境を紹介します。

　　受信したメール
　　　　↓読み終わったら
　　【1】何かアクションをしないといけないメール
　　　→　フラグをつけて実行待ちフォルダへ移動
　　【2】上記の【1】以外
　　　→　処理済みフォルダへ移動
　　　　↓　1週間以上たったら
　　【3】過去メール(pstファイル)に移動
　　　　↓　3か月以上たったら
　　【4】2011h1のように半期ごとにまとめた過去メールに移動

のように徐々にバックアップへ移動していきます。

【3】、【4】は過去メールフォルダ（いわゆる保存フォルダ、pstファイル）です。
なんで、【3】があるかというと、アウトルックだと、この検索が非常に遅いので、検索対象を極力少なくするように、通常探すのはどんなに以前でも最近3か月くらいだろうなということで、3か月のバッファを持っていたわけです。
※それでも検索には分単位でかかってましたが…。

ところが、このMailStoreを入れてから、本当に瞬間的に検索結果が返ってくるので、スムーズに処理ができるようになりました。
どのくらいスムーズ化というと、2008年からのメールの全検索をやってもだいたい10秒かからない（対象は18万3千件）。いままでだったら、検索中にほかの仕事をやらないといけないほど遅いので、何を検索していたのかをメモしておかないと忘れてしまうくらいかかりました。
これが、ほぼ一瞬。

　スッゲー！

というわけで、【3】の最近3か月のキャッシュは削除して、いきなり過去メールフォルダに放り込むことにしました。

さらに、このソフトはもともと、オンライン上のメールデータをバックアップするためのソフトなので、Gmailだろうが、Exchangeメールだろうが、簡単にバックアップできる。もう間違えて削除しちゃったり、サーバ障害などに備えて、あちこちにコピーを作っておく必要がありません。
※ローカルにデータファイルを作ります。

さらにすごいのは、アウトルックのバックアップファイル(pstファイル）よりも圧倒的にファイルサイズが小さい。自分の環境では、pstファイルが16GBあるのに、同じデータを全部移したMailStoreのデータファイルサイズは2GBしかありません。不安になるくらい。

と、効能書きはこのくらいにして、ちょっと使う時のヒントを。

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１．pstファイルは単独では読み込めない
これは有償版でないとできないようです。ですが、いったん、過去のpstファイルをアウトルックで参照できるようにしておいて（データファイルの管理で、pstファイルを指定します）、それから、MailStoreでインポートしてしまうと、その後、アウトルックからpstファイルの参照を切り離しても、MailStoreはずっとデータを持ち続けてくれます。
過去のpstファイルにはもう追加することはないので、一度ビルドしてしまえば、もう古いpstファイルは不要になっちゃいます。

２．検索するときに、検索対象が「単語」になっているようです。
たとえば、
　　「メモリ」「メモ」
があったとして、「メモ」で検索すると、「メモリ」には引っかかりません。
ただ、日本語の区切りはうまく認識できないようで、「メモ」自体も引っかからないことがあります。
これは単語の区切りを認識しないようにする必要があるので、「メモ」を含むメールを検索するときには「*メモ*」とするのが良いようです。もともと英語のソフトなので（開発元はドイツのようですが）、2バイト処理はちょっと苦手なのかもしれません。

３．MailStoreにインポートするときには、ちょっと時間がかかる。
だから、1週間に1回くらい過去メールフォルダに移すようにして、その時にMailStoreにインポート（バックアップ）処理をさせるのがいいみたい。

４．会社で個人のメールサーバにアクセスするのは禁止されています。
このため、個人メールをちょっと参照したくなった時に、リアルタイムには見られませんが、過去メールはローカルにファイルがあるので、見ることができる。
※毎週土曜日に同期させてます。
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自分も使い始めてまだそれほど使い込んでいないので、このくらいしかTipsはないですが、過去メールを探すストレスはすっかりなくなりました。

おためしあれ。

P.S.
実はGoogleデスクトップも使ってみたのですが、常駐するのと、OutLookの過去メールフォルダがうまく処理できなかったので、断念しました。ついでに言うと、Googleは個人情報を収集してくれるので、会社のPCに入れるのはちょっとまずいかも。