仕事の基本ルール
物理的な付箋のはなし。
■電話メモ
机の上に卓上メモを置いている人って結構いますよね。そこで気が付いたことをちょっと書き込んだり、電話のメモをしたり。
この電話メモというもの、意外と大事だということに気が付きました。以前は打ち合わせをしているときにメモを取ることは多いですが、電話をしているときにメモはあまりとりませんでした。
打ち合わせも電話も同じようにいろいろなアクションを決めていくことに変わりはないのに、電話だとどういうわけかメモを取っていませんでした。
ところが、電話で「〜までにやっときます」なんて話をしておいてそれを忘れたり、電話で話したこと自体を忘れたりする場面がなんどもあり、反省して電話のメモを取るようになりました(下記に引用したように、本を読んでいて気が付いたのですが)。
最初のうちは、メモ帳を机の上にいつもおいておいて、電話しているときに、それに話の内容をちょっと書きながら話していたのですが、これが書きづらい。
・片手で電話を持って、片手で書くのでメモ帳が動いてしまう
・会議に行くときにメモ帳を机の上に置きっぱなしで忘れてしまう。
なんていうことがしばしばありました。
卓上メモ帳も使ってみたのですが、分厚くて、手が机から離れてしまって書きづらいですし、やっぱり書いていると、動いてしまいます。
★−−−−結果を出す人はノートに何を書いているのか(P112)―
また、実際に電話したあとに、用件が本当は何だったのかという「結果」も、記録して残しておくと便利です。これまでと同様に予想と結果でペン色を変えて書いておくと、わかりやすいと思います。そして、電話の最中も、そのノートの同じページにメモを書いて記録するのです。こ、つすると、電話という一見まったく記録が残らないようなフローな情報でも記録がちゃんと残りますからお勧めです。
丁寧に書く必要はないですし、まとめる必要もありません。多少汚くても、このノートのべージをあとから見れば、簡単にその｛上：事の内容を思い出せます。また一方で、緊急事項でなく些細な確認事項でも、自分がよくやるミスを記録することができるので積極的にメモしましょう。
「結果を出す人」はノートに何を書いているのか (Nanaブックス)
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電話メモを取るようになったのは、この本がトリガです。これを読んでから、積極的に電話メモを作るようになりました。
ただし、結果は日誌にパソコンで打ち込みなおしてます。
アナログノートではあとで検索ができないので。
■デスクトップ付箋
で、電話の時に片手で使えるメモ帳を考えてみたら、裏に乗りが付いていて固定できる付箋がありました。
これを机の右隅に10枚くらい張っておきます。
そうすると、片手で書いてもずれないのと、メモし終わったら、一番上をはがして、INBOX(GTD参照)に放り込んでしまえる(いちいちちぎらなくていい)など非常に便利。A7サイズくらいの付箋が便利です。
事務机は、右側に引き出しがあるので、左側にノートPCや(物理的な)ノートを置いて使うので、右側というのは意外と使いません。ですので、右端手前に付箋が貼ってあっても案外邪魔になりません。
それに誰かにメモを書いて渡すときにも、いちいちメモ帳をポケットから取り出すのではなくて、これにチャッチャとメモをして渡してしまえるので、机に座っているときには、常にメモができる状態になってます。
メモ帳を取り出すほんの10秒弱の時間のことですが、ストレスがなくなります。
私の朝の儀式は、
・デスクトップ付箋の残り枚数を確認して補充する
・机の中からペンを取り出して、この付箋の横に置く
というのが朝の儀式です。
そうすると、
さあ、仕事をするぞ〜
という気になります。
■参考図書
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