呼び鈴

新しいタスクができたときに、皆さんはこれを期限通りに完了させるために、どんな工夫されてますでしょうか。

わたしは

　呼び鈴システム

というのを使ってます。
あ、これをネットで検索しようとした方、すみません。そんな公開されたシステムはありません。私が勝手に命名したものです。


単純に言うと、一つのタスクを複数個登録しておくだけです。

例えば、

　1月30日までに××プロジェクトの資料を作る

というタスクがあったとします。
この時に、

　　　　　　名前　　　　　　　　　　期限
　××プロジェクトの資料作成-3　　　01/19
　××プロジェクトの資料作成-2　　　01/25
　××プロジェクトの資料作成-1　　　01/29
　××プロジェクトの資料作成-0　　　01/30

という3つのタスクを作って、スケジューラに登録してしまうことです。

当然メインのタスクは"-0"のタスクですので、進捗状況や気づきなどはこちらのタスクに追記していくのですが、スケジューラには上記のように4つのタスクが登録されていますので、

　その日のスケジュールに期限として表示される

ことになります。これがカウントダウンされていくので、呼び鈴システムと呼んでます。

これはその日に出来上がらなくてもいいのですが、結構時間のかかるタスクだったりすると、期限の日になってスケジューラに「期限です」って表示されて、「まだ手が付けてない！」なんて大慌てをした経験から、

　複数個のマイ締切

を設定できるようにしたものです。

よくタスク管理の本などには

★−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
一気に片づけられないタスクは、もっと細かいタスクに分割ししないと手が付けられない。だから、30分〜90分程度のタスクに分割することだ。
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−★

なんて書いてあります。
たしかにタスクを分割することは重要ですが、パワーポイントの資料を作るのに

　1ページ目から5ページ目までを作成
　6ページ目から10ページ目までを作成
　　　：

なんて分けられますか？

　私には無理です。

でも3時間、4時間かかってひたすら資料を作っていたり、集計をしていたりする時間はあるわけですよ。

であれば、
　・最初からやるタスクは1つだけだけど、分割しておく。
　・前もってそれが確保できるように分割したアラームをセットしておく
ほうが、タスクのブレークダウンなんて考えているよりわかりやすい。

ということで、

　呼び鈴システム

が出来上がりました。

いや、これでもいろいろ試行錯誤したんですよ。

※マイ締切については
　　「マイ締め切り」で間際のバタバタをなくす
をご参照ください。