2012年01月10日

呼び鈴

新しいタスクができたときに、皆さんはこれを期限通りに完了させるために、どんな工夫されてますでしょうか。
ダウンロード (1).jpg
わたしは

 呼び鈴システム

というのを使ってます。
あ、これをネットで検索しようとした方、すみません。そんな公開されたシステムはありません。私が勝手に命名したものです。


単純に言うと、一つのタスクを複数個登録しておくだけです。

例えば、

 1月30日までに××プロジェクトの資料を作る

というタスクがあったとします。
この時に、

      名前          期限
 ××プロジェクトの資料作成-3   01/19
 ××プロジェクトの資料作成-2   01/25
 ××プロジェクトの資料作成-1   01/29
 ××プロジェクトの資料作成-0   01/30

という3つのタスクを作って、スケジューラに登録してしまうことです。

当然メインのタスクは"-0"のタスクですので、進捗状況や気づきなどはこちらのタスクに追記していくのですが、スケジューラには上記のように4つのタスクが登録されていますので、

 その日のスケジュールに期限として表示される

ことになります。これがカウントダウンされていくので、呼び鈴システムと呼んでます。

これはその日に出来上がらなくてもいいのですが、結構時間のかかるタスクだったりすると、期限の日になってスケジューラに「期限です」って表示されて、「まだ手が付けてない!」なんて大慌てをした経験から、

 複数個のマイ締切

を設定できるようにしたものです。

よくタスク管理の本などには
★−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
一気に片づけられないタスクは、もっと細かいタスクに分割ししないと手が付けられない。だから、30分〜90分程度のタスクに分割することだ。
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−★

なんて書いてあります。
たしかにタスクを分割することは重要ですが、パワーポイントの資料を作るのに
images (2).jpg
 1ページ目から5ページ目までを作成
 6ページ目から10ページ目までを作成
   :

なんて分けられますか?

 私には無理です。

でも3時間、4時間かかってひたすら資料を作っていたり、集計をしていたりする時間はあるわけですよ。

であれば、
 ・最初からやるタスクは1つだけだけど、分割しておく。
 ・前もってそれが確保できるように分割したアラームをセットしておく
ほうが、タスクのブレークダウンなんて考えているよりわかりやすい。

ということで、

 呼び鈴システム

が出来上がりました。

いや、これでもいろいろ試行錯誤したんですよ。

※マイ締切については
  「マイ締め切り」で間際のバタバタをなくす
をご参照ください。


posted by 管理人 at 06:00| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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