振り返りの時間

スケジュールに見直しの時間をつくってます。

具体的には大きく３つ

　１．オープニング
　２．途中振り返り
　３．クロージング

です。
これを自分のスケジュールに登録して毎日やるようにしてます。

■オープニング
私は始業時間が9時なので、08:30〜09:00この時間にあててます。
ここでやるべきことのチェックリストを印刷しておいて、これにチェックを入れながら進めます。

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　□　日誌の本日分のファイル作成
　□　日誌の昨日分の未記入チェック、総まとめ
　□　本日期限のタスクリスト確認
　　　□　30分以上かかりそうなものの時間確保
　　　□　今日出来そうもないものは期限調整
　□　今日のお題を作る
　□　今日の打ち合わせ予定確認
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大体30分くらいで終わりますが、これだけやっておくと、今日のやるべきことの全体像が把握できるので、ある程度計画通りに進められます(突発事故があれば別ですが)。

■途中振り返り
これはチェックリストがありませんが、

　・打ち合わせが終わった
　・一つタスクを終了させた
　・休憩時間になった

などの時に、それまでの仕事の振りかえりを簡単にして、日報に書き込みます。
以前にもご紹介しましたが、日報ファイルは、テキストファイルで、こんなテンプレートが作ってありますので、それに沿って書き込みます。

★−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
　　�@【】
　　所感
　　改善
　　�A【】
　　所感
　　改善
　　　　：
　　●発見
　　●企発、課問
　　●お題
　　●総括
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−★

この?@、�@、�Aの部分が一つのイベントに対応しています。
とくに、所感の部分が自分にとっては非常にいいみたいで、ここには、その時感じたことをそのままストレートに書きます(人には見せられないような悪口が書いてあることも少なくありません)。

■クロージング
これは終業時刻にとってあります。私の終業時刻は18:00なので、18:00〜18:30がこれに当たります。ただし、タスクが終わっていないときや打ち合わせがその後も入っているときは、この時間に流行りません。すべて終わってからやります。

またしてもこれは別のチェックシートが印刷してあります。

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　□　日誌の本日分の未記入チェック
　□　今日の完了タスクの確認
　□　明日の予定確認
　　　□　明日が期限のタスクリスト確認
　　　□　1時間以上かかりそうなものの時間確保
　　　□　今日出来なかったもの期限調整
　　　□　明日の打ち合わせ予定確認
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とくに大事なのは、今日の完了タスクの確認。
今日が期限のもので、やり忘れていたものがないかを確認して、もし忘れ物があれば、「あっちゃ〜！」といいながら、早速やり始めます。もし今日でなくてもいいのなら、明日へ延期。

それから、帰宅前には明日のスケジュールを作って、確認しておくと、朝に「今日は何があったっけ？」なんて考える時間を取らなくて済みます。これのメリットを感じるのは、

　「会社行きたくない〜」

って感じたとき。明日の予定を確認して、大したスケジュールが入っていなければ、「明日は気分次第で休んでもいいな〜」なんて思いながら帰宅準備をしますので、朝起きたときに勢いで今日は休んじゃえというのが、思い切りできます。
以前は、「休みたいな〜」って思うととりあえず、会社のネットワークに接続して、今日のスケジュールを確認、大した用事がなければ休みのメールを入れる、というふうにしてましたが、今は朝布団から出ずに、「今日は休もっ」と思えるようになりました。
これが精神的にはいいみたい。

■A7印刷
チェックリストはA7サイズの紙を使ってます。
A7に印刷するのに

　　FinePrint

というソフトを使ってます。
このソフトは仮想プリンタドライバとして動作するので、いろんなアプリからこのFinePrintに印刷しておいて、最後にまとめて、n in one で印刷できます(n in one というのは、1枚の紙にに複数ページをまとめて印刷することです)。通常はアプリごとにであれば、n in one はできますが、複数アプリ(例えばEXCELとパワーポイント)を1枚の紙に印刷することはできません。
私の知る限り、そんな芸当ができるのはこのFinePrintだけ。シェアウエアでちょっと高いですが…。

このFinePrintは8in1(要するに1枚の紙に8ページを入れる)印刷ができるので、A7サイズの印刷がいっぺんにできることになります。
チェックリストを同じページを8枚印刷しておいて、このFinePrintで8in1印刷をして、あとでハサミで切っておきます。それを机の中に入れておけば、オープニングの時間、クロージングの時間にさっと取り出して、□にレ記号を書き込んでいき、全部チェックをつけたら、

　丸めてゴミ箱へポイッ。

これが朝と夜の儀式になってます。