仕事の基本ルール
タイプ数カウンター
これを使って、毎日の生産性を測定しています。つまり、キーのタイプ数はそれだけの生産性があるということ。
まぁ、正確な数ではありませんが、感覚的にほぼ比例しているようです。
■生産性とは
生産性を定義すると、
生産性 ＝ 成果 ÷ 投下リソース
で表されます。
投下リソースとはサラリーマンでいえば「時間」だと考えました。
じゃぁ、成果はどのように測定するかですが、ソフト屋であれば、コーディング量でしょうか。営業であれば売上高かな?
コーディング量はコピペをすると簡単に増やせますので、あまりいい指標とは言えないと思いますが、もっとも単純ですのでわかりやすいですね。
でも、上記のようにコーディング量や売上高と成果は厳密な意味では比例するものではありません。ただ少なくとも、何らかの指標にはなっていると思います。
■見える化する
世の中のものは多くのものが数値化が非常に難しいものが多いです。ただ、その状態を改善しようと思うのであれば、それが見てわかるようにしないと、それが改善したのかどうかがわかりません。
すなわち、数値化する必要があるんです。
簡単に言うと
測定できないものは見えるようにはならない。見えなければ改善したかどうかがわからない。
改善したかどうかわからなければ改善する意欲はなくなる。
と考えています。
ですので、何でもいいので数値化します。
何でもいいと書きましたが、多少外れていてもいいという意味です。完璧じゃぁなくても問題なし。またそのうちいい案も思いつくでしょう。それよりも、判定基準を決めてさっさと改善に取り組むことです。
以前の記事にもドラッガーの時間の使い方を測定するというお話を書きましたが、それが数字になっていないと結果としてどのように改善するのか、どの程度改善したのかが見られません。
だから、何かを改善しようとしたら数値化が必須なのです。
■タイプ数を計測する
また前振りが長かったですが、ようやく本題。
まぁ、多くのサラリーマンの仕事は、単純に分ければ
・誰かと(立ち話も含む)打ち合わせをする
・何かの資料を作ったり、メール等PCで作業をする
のいずれかでしょう。
この作業を定量化するためには
・実際にやった業務を時間とともに記録する
・メール処理・データ作成などの作業量を記録する
ということをする必要があります。今日は後者の測定をするツールとして、このソフトを使うことをご紹介します。
後者の作業量を測定するための生産性の定義は、以下のよう定義します。
生産性 ＝ 1日のPCの操作数 ÷ 時間
そこでネットでPCの操作数を記録するソフトを探したところ、首記のソフトに行き着いたというわけです。
これは定義の問題なので、PCの操作数を指標にしなくともいいかもしれません。ただ、私はとりあえずこれに決めたというだけです。
■観察する
実際にやってみると、私の1日の平均タイプ数は約1万回。ただ、時間によってタイプしている時間と全く何もしていない時間があることがわかりました。
ただこれだけではなぜ日によって違いが出るのかができませんでしたので、日誌の項目数(実際に結果を出した件数)も一緒に見てみました。
つまり、何かのイベントごとに、項目を切って日誌を書いてますので、その日誌の項目数をカウントするようにしました。
実際にやってみてわかったのですが、１日非常に暇だった日は、タイプ数と日誌の項目数が非常に少ないです。同様に、会議ばかりのときにはタイプ数はやや少ないものの項目数は多くなります。
これならそこそこ忙しさ加減がわかるかもしれないと思いました。
で、時間別に観察してみると、
◆タイプ数について
午前中は非常にタイプ数が多い
午後からは少なくなる
夕方からは午前中の半分くらいまで増える
残業時間帯になるとまたタイプ数は午前中並みに増えるが、午前中ほどではない
◆日誌の項目数について
午前中は少なく、夕方から非常に増える
ということがわかりました。
■分析する
これをなぜそうなるのか分析してみました。
・メールなどの返信や何かのレポートを作っているのは午前中が多い。
・午後から夕方にかけては会議をしているか何もしていないかのいずれか。
・残業時間帯はまたメール処理をして、返信をたくさん書いているので、タイプ数は増えるが、午前中ほどの生産性がない。
・夕方から今日のまとめに入るので、日誌の項目数が多くなる。
・日誌を書くときは、時間当たりのタイプ数が午前中ほど増えないのは、考えている時間が長いから。つまり、今日あったことを思い出しながら書いている。
ということが想定されます。
つまり、会議があろうがなかろうが昼から夕方にかけての生産性が低いと判断できます。
また、残業時間は午前中ほど生産性がないのに遅くまで頑張っていると思われます。
■対策する
これも別メールに書きましたが、このような結果だったので、
・午前中の時間に会議を入れず作業に集中する
・残業時間の分は翌日に回すようにする
・会議中に日誌を並行してリアルタイムに書く
これをやるようになったら、総タイプ数が増えました。つまり１日の生産性が上がったのではないかと思います。
■見えないものは改善しないタイプ数が単純に増えたことが生産性と結びつけるのについては異論があると思いますし、自分も完璧に納得できるものではありませんが、とりあえずの指標として何かなければ、生産性を測ることはできません。測れないものはよくなったのか悪くなったのかもわからないので、結果的にモチベーションも維持できません。
したがって、どのような手段でもいいので簡単に見えるようにすることで、改善活動ができるようになります。
このソフトは、グラフも簡単に書いてくれますので、ちょっとした振り返りにはいいかもしれませんです。ただ、残念なのはデータファイルが特殊な形式で、EXCELなどに入れられない。
と思ってググってみたら、皆さん同じようで、このデータファイルをcsvに変換するツールがいくつも出てました。
タイプ数カウンターのデータファイルからCSVを作る
タイプカウンタのあれ
さすが。
