2012年02月10日

予備を持つ

時々使う文房具は会社では庶務が一括管理して、それぞれなくなったら、庶務のところにある文房具箱からもらってくるようになってます。

この使おうとした時にもらいに行くというのが、結構な時間の無駄になってます。そのうえ、つい面倒くさいものだから、その仕事自体を途中で留めてしまいます。

 取り掛かった仕事は完了させる

ことができなんです。
たとえば、どこかに手紙を出さないといけないときに、文面を作り、印刷までしたにもかかわらず、封筒を庶務のところまで取りにいかないといけないと、つい、じゃあまた後でにしてしまいます。
こういったものが、積み重なると、やりかけの仕事だらけになってしまい、結局どれが済んだのか済んでないのか、わからなくなるし、それが頭の隅に残っているので、ストレスになります。

なので
 消耗品は常に机の中に予備を持っておく
ようにしてます。たとえば、
 ・ボールペンの予備
 ・ホチキスの針
 ・電池
 ・封筒
ちょっとしたものですが、予備があるとそれで仕事が完了します。予備がなくなったら、すぐに使う予定がなくとも、机の上に「乾電池の予備補充」と書いておいて、庶務の近くへ行くときについでにもらってきて机の中に入れておく。

このついでにというのが重要。つまり、特別に何かするとそれ専用の時間になってしまいますが、ついでであれば余計な時間はわずかです。

★−−−−−−−−−−−−−ストレスフリーの仕事術−−−−
生産性は勝手に高まるものではない。
自分が何をすべきかをはっきりさせ、生産性を最大限に活かしてそれを達成するためにやらなければならないことが3つある。
1.今やっている仕事をなぜやっているのかを考え、次にとるべき具体的な行動を定義しよう(具体的にやっているところを思い浮かべてみよう)。どんな仕事も、この2つが定義されないかぎり、行動に移されることはない。
2.やるべきことをすぐに実行に移さない場合は、それをやり終えたときにどうなっているか、その結果とそれについて起こすべき行動を書き留めておこう。何もかも頭の中でやるべきだという考えは今すぐ捨ててしまおう。
3.リマインダーを設定しよう。適切なリマインダーなしには、もっとも能率よく仕事を進めるためには、ある状況にいるときに、その状況で何ができるかを記したリストを見る必要があるのだ。行動を起こすきっかけを失ってしまう。
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ここでいう、「その状況で何ができるか」というのが、「庶務の近くを通過する」という状況であって、その時に「必要なものついでに補充しておく」というのが行動になります。

ほんのちょっとしたものがないばかりに、仕事が完了せず、それがストレスになるし、すぐ完了させようとすれば、余分な時間を浪費することになるので、こういった作業は何かのついでにできるように前もって準備しておくわけです。

■参考図書
★Amazon
ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則
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posted by 管理人 at 06:00| Comment(0) | TrackBack(0) | ハック | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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