仕事の基本ルール
ここらへんが工夫のしどころなのですが、基本的な方針として、以下の３つがあります。
・やめる
・かえる
・へらす
わざわざ平仮名で書いてます。
これは製造業の業務改善で当たり前のように言われていることですので、業務改善系の本を読めば、大概の本には書いてあります。
本来は製造業で始まった業務改善の考え方なのですが、別に製造業に限ったことではありません。個人の業務としても同じ考え方でやれます。
コンサルタント等が入ると、すべての業務を洗い出して、その評価をしていき、業務改善活動をしますが、個人でコンサルタントに診てもらうほどのことはありませんので、常々どうやったらこの方針にそって業務が効率化するかを頭の隅においておくべきです。
先に書いた、Google日本語入力の予測変換でも、キー入力数を減らすことが出来ました。これによって、メールの作成などの文章作成の時間の短縮(直接的にはキー入力数の削減)が実現できたわけです。
今日はもうひとつやっている工夫を紹介します。
※ようやく本題です (^^;;
■自動入力ツール
色々なツールを使っていると、いつも同じ答えをするようなダイアログボックスが表示されることがありますよね。
ウチの会社では、Lotus Notesを使っているのですが、起動時にいちいちユーザ確認のためのパスワードを聞いてきます。
これが鬱陶しい。
また、社内Webなどから社外Webにジャンプしたりすると、セキュリティのダイアログボックスをIEが出してくる。これも毎回、YESボタンを押すことになります。
こういった作業は面倒くさいので、自動化してしまいます。
ただ、単純には行きません。
Webであれば、訪問者を記憶させておくCookieという仕掛けがあるのですが、それ以外はなかなかうまく行かないので、Windowsのオートパイロットソフトである
UWSC
というツールを使ってます。
これを使うと、特定のダイアログが開いた時に、そのダイアログに向かって自動的にキー入力をしてくれます(マウス操作でも可)。
ですので、特定のダイアログをいつも探している常駐プログラムを作ればいいわけです。
こんなスクリプトを登録してます。
★−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
while (1)
// IE
nID = GETID("セキュリティ情報","#32770", 0.1)
if nID > 0 then SCKEY(nID, VK_Y)
nID = GETID("オートコンプリート","#32770", 0.1)
if nID > 0 then SCKEY(nID, VK_Y)
nID = GETID("Microsoft Internet Explorer","#32770", 0.1)
if nID > 0 then SCKEY(nID, VK_RETURN)
// Notes
nID = GETID("パスワードの入力","#32770", 0.1)
ifb nID > 0 then
SENDSTR(nID, "＊＊＊＊＊") ←ここにはパスワード
SCKEY(nID, VK_RETURN)
endif
nID = GETID("確認","#32770", 0.1)
ifb nID > 0 then
if STATUS(nID, ST_TITLE)="確認" then SCKEY(nID, VK_Y)
endif
wend
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−★
大したプログラじゃァありません。
でも、プログラムを作るのはちょっとという方は、
自動入力くん(窓の杜の紹介文)
なんていいうソフトもあります。
■複数のキーコンビネーション
上記のように、パスワードや単純なキー入力だけなら、フリーソフトがありますが、自分の要望は、ある状況において、いつもやる作業を自動化して欲しいというものです。
たとえば、
・Outlookのメール画面が開いているときには、現在見ているメールと同じ表題のメールを特定のフォルダに移動したい(既読にして、受信箱から処理済みに移動)
※ところどころに、処理待ちが必要
・テキストエディタが開いているときには、エディタの大きさを勝手に縦最大にして、右隅に持っていきたい。ただし、横幅は拡張子によって、区別したい。
・朝イチには、FLEX台帳の出勤登録を勝手にして欲しい。
・帰宅時には、FLEX台帳の退勤登録を勝手にして欲しい。
などなど我侭な事がいっぱいあって、専用ソフトでは希望にあったものがありませんでした。仕方が無いので、作っちゃうことにしました。
これは、ツールだけ作れば、デスクトップにショートカットを作って、そのショートカットキーとして、ALT+CTRL+??で一発起動できるようになりますが、そのソフトを立ち上げたら、勝手にその処理をするようにしたかった(ショートカットキーを押すのも面倒臭い)ので、上記の常駐プログラムにWindowの状態を監視させることにしました。
まぁ、私の環境だけで動くツールになってしまっているので、個々で公開してもあまり意味がありませんので(同じFLEXシステムを使っている人がいるとは思えないですし…)、プログラムの公開は控えますが、このUWSCというソフトは、プログラムをあまり知らなくても、ある作業を実際にやってみせると、そのキー操作やマウス操作を覚えていて、同じ事を繰り返しやってくれるようになっていますので、非常にハードルが低いと思います。
お好みであれば、同様のソフトはありますので、オートパイロットソフトでググってみてください。
■最後に
要するに今やっている作業をやめるにはどうするかを、非常に細かい単位まで考えて見ること。
一つ一つの時間は大したことはないのかもしれません。でも、その大したことのない時間をつなげて、1日が流れていると考えれば、ソレを効率化して、少しでも楽に作業できるようになればいいですよね。
それに私の場合、これを人に見せて、自慢したりしてます。
会議の時に、自分のPCをプロジェクタに写しているときに、こういったツールが一瞬で入力してくれるのを、ふとした拍子に見せると、結構いろんな人が「おおっ」と驚いてくれます。
それがモチベーションになってたりして。
