これは多くの人がもうやっているのかもしれませんが、Gmailの検索機能は非常に高速でかんたん。また、容量が10Gもあるので、実際に全部使いきるのは非常には大変なくらいです。
まず、自分宛のメールを自動転送するように設定しておきます。
これはアウトルックであれば、振り分けの設定で可能。
送信先はもちろんGmailの自分のアドレス。
ただ、Gmailを通常のプライベートメールとして使っている方も多いのではないでしょうか。
そういう人におすすめなのがAuoneメール。
Auoneメールは、実態はGmailそのものです。
つまり、Gmailに２つアカウントを作るのと同じ効果があります。
さらに、このアカウントを使ってGmailに新しいアカウントを作ってしまえば、実質的に30Gのメール保存フォルダが出来上がります。
これは個人が使うぶんには、ほぼ無制限に近い容量です。
私の場合、Gmailは通常のプライベートやアフィリエイト、メルマガの送受信用に使っており、仕事関係や保存しておきたいメールは、全部Auoneに保存してます。
GmailとAuoneメールは、同じシステムを使っているので、検索はGmail同様非常に高速です。
■送信メールにはBCCを入れる
自分が送信する場合には、自分のAuone/Gmailにも送信してバックアップをとっておく必要があります。
この時にはBCCで送るのですが、いちいちBCCに手入力していると、忘れたり、つい面倒くさくなって入れなかったりします。そこでこんなスクリプトをアウトルックに登録してます。
☆−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim objMe As Recipient
Dim bMailList
Dim objRec As Recipient
bMailList = 0
If (bMailList = 0) Then
If vbYes = MsgBox("転送する？", vbYesNo, "転送確認") Then
Set objMe = Item.Recipients.Add("****@auone.jp")
objMe.Type = olBCC
objMe.Resolve
Set objMe = Nothing
End If
End If
End Sub
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−☆
これは、メールを送信するときに自動的に呼び出されるルーチンで、これをアウトルックのマクロに組み込んでおけば、自動でBCCをつけてくれます。
※注記：****@auone.jpのところは自分のメールアドレスに置き換えてください。■受信メールは自動転送
受信メールは、自動転送をするようにします。
自動転送のやり方は、
ツール→仕訳ルール
で振り分けメニューから、「受信メールを(このアドレス)転送する」に設定すれば出来上がありです。
やり方について、詳しく知りたい方は、アウトルックのヘルプを見るか、ググッてみてください。
■無理に振り分けをしない
受信した側のAuone/Gmail側ですが、これはいろんなメールが来ますので、振り分け処理を書こうとすると結構条件付けが大変です。
それにどうせ何万件もたまるので、フォルダに振り分けていても手作業で探すなんていうことはまずありません。
なので、振り分け条件を考えるだけ無駄です。
同じフォルダにどーんと入れておきましょう。
あとは、キーワードだけ思い出せれば検索なんていくらでも出来ますので。
Gmail/Auoneはとにかく、大量のメールに対して非常に高速な検索が特徴なので、逆に一定の規則で振り分けようとする方が考える時間が無駄です。
まとめて検索しちゃいましょう。
■2016/09 追記
残念ながら、Auoneメールは終了してしまいましたので、Outlook でメールを OneDrive に保存するように変更しました。
他にもいくつかフリーのメールアドレスを確保しており、いろいろなシチュエーションで切り替えて使ってます。
たとえば、なにかのアカウントを作るときのメールアドレスとか、過去データを保管しておきたいメールアドレス、過去のメルマガを保管しておくメールアドレスなど。
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