仕事の基本ルール
ちょっと気になることを書いてあるWebやメールを見たとします。
で、この記事をご覧のあなたは、1秒以内にそれをメモし始めることができるでしょうか？
私はできます。
★−知的生産ワークアウト−−−−−−−−−−−−−−−−−
ペンとメモ帳は、 上着やカバンのポケットなど、アクセスのいい場所に入れておき、いつでもすぐに書けるようにしておく。
もちろんメモ帳でなくケータイでもコピー用紙でもいいわけですが、とにかく「メモ、メモ…」と探し回ることなく、さっと取り出せるようにしておく。これは鉄則です。
では、パソコンに向かっているときはどうでしょう。
三秒以内に、キーボードでメモが取れるでしょうか？
この準備態勢をつくっておくのは簡単です。まずタスクバーに「クイック起動」を追加し、「メモ帳」のショートカットを入れておく。これでパソコン作業中のメモの立ち上げは格段に早くなります。瞬時のアイデアを逃すことはありません。
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これでも十分遅いです。
まず、メモを開くために、マウスに持ち替えて、クイックランチのところにカーソルを移動してクリックしなければなりません。
本書の筆者は以下のようにしているそうです。
★−知的生産ワークアウト−−−−−−−−−−−−−−−−−
「オズエディタ2」の場合は、たとえば「クイック起動」に人れたアイコンをクリックすると、新規作成の画面が開く。と、ここまではメモ帳と一緒ですが、何かを入力すると10秒後に文頭10文字程度をフアイル名にして、自動的にハードディスク直下に保存される。このような設定ができます。僕は、外で使うノートパソコンの場合、自動保存の場所を［デスクトップ」にしておき、2,3個テキストデータが溜まったら、自宅のパソコンに移し替えています。
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1日に2,3個しか思いつきがない場合は、このレベルでも十分かもしれませんが、1日に4件も5件も打ち合わせをするような場合(私の場合はもっとある日もあります)、メモの量も膨大になって、1件1ファイルという構成は現実的ではありません。
したがって、1日1ファイルの構成になってます。
これが、Reportというフォルダに日付をファイル名にして保存されてます。
例えば、3月1日なら
20120301.txt
というファイル名です。
ここにあったことと、そこで決まったこと、気がついたことなどをどんどん書きだしていきます。
ポイントは、このファイルを閉じないこと。
常に開きっぱなしです。
ただし、PCがフリーズしたりして今日の文が消失、なんてことになると目も当てられないので、気がついた時にCTRL+Sキーを押して、ファイルに吐き出させておきます。
こうしておくと、ALT+TABキーで、いつでも即座にメモが入力できる体制になります。
以前の記事に書いたように先頭にはキーになる文字を付けて書き出します。
例えば、
「あ、あの人にメールを返さなきゃ」
とおもったら、打ち合わせ中であっても、
ALT+TABを押して
★○○さんにメールしておく
って、今のカーソル位置に書いてしまいます。
打ち合わせでなにか決まったら、これも
・決定事項：××〜〜〜〜〜〜〜〜
・〜〜〜〜〜〜〜〜
★×月×日までに○○をしておく
のように書きだしておきます。
あとで、このREPORTフォルダをGREPして、★を探せば、やるべきことがそこに残っています。
やり終わったら、★を☆に書き換えてけば、やり忘れはなくなります。
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