仕事の基本ルール
■ノートに情報を書く
よくビジネス書に書かれているのが、「ノートに思いついたことをどんどん書こう」というやつ。
例えば、
★−−−−−−−−−−モレスキン 伝説のノート活用術−−−
ユビキタス・キャプチャーの最初のルールは、このように出来事や考えを「時系列順」で書くことです。大事な情報とそうでないものが混在するのに戸惑う人もいるかもしれせんが、重要な情報を引き立たせる作業はこのあとに待っていますので、ここでは気にせずに時間の流れにそってキャプチャーすることに専念します。
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とか、
★−−−−−−−−−−情報は1冊のノートにまとめなさい−−−
とにかく、手帳でやっているスケジュール管理やメモ以外にも、あらゆる「書いたもの」「もらったもの」を一括して管理できる「ノート」を作って‘整理しないまま書き殴り、情報をどんどん突っ込んでいく。それでも、見直したい記述や資料を思いのまま引き出せるようにしようじゃないか。アタマを空っぽにしてストレスフリーに仕事をすれば、アイデアだって浮かびやすくなるし、効率だって上がる。
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とか、とにかく時系列にノートにどんどん書いていく方法が推奨されています。
■検索ができない
もちろん、このような方法というのを否定するわけではありませんが、とにかく検索性が悪いんです。
上記の『情報は1冊のノートにまとめなさい』でも、検索性が悪いのは認識されていて、後で、PCにその表題だけを書いて、検索星をあげる方法が紹介されています。
ところが、会議などで決まったことをノートに書いていて、1ヶ月くらいしてから、
いつだったか、××ってどうすることにしたっけか
なんて話が出た時に、ノートを取り出してきて、探せますか？
私は探せません
だって、『情報は1冊のノートにまとめなさい』方式と取っていったとしても、PCに入っているのは、「進捗会議02/13」みたいな情報でしょう。ましてや、闇雲にノートをめくっていったって、そう簡単に見つかるはずもないんです。
さらに、ノートは通常30ページから70ページくらい。どんどんノートに書いていれば、どんどん消費します。つまり、今持っているノートにはどんなに多くとも1ヶ月分くらいしか書いてないわけです。
3ヶ月も前の情報を検索するためには、「おおごと」なんです。
■情報の検索は成果を産まない
情報を検索することは必要なことです。ただし、情報を探すという行為自体は何ら成果を生みません。
成果を産まない行為は無駄なので、とにかく時間を減らす作戦を考える必要があります。
■PCに入っていれば
PCに入っていれば、たとえ検索時間がかかったとしても、関連するキーワードで検索すれば、必ずヒットします。
PCというのは、(もちろんハードディスクの制限はありますが)ほぼ無尽蔵にデータを保管できるわけです。とうぜん、検索時間を無視すれば、どこかには必ずある、という状態が作れます。
文章を書くのであれば、PCのほうが圧倒的に早いですし、検索も非常に楽です。今なら、あいまい検索なども備わっていて、多少の単語のゆらぎは検索ツールが補完してくれます。
■PCで日記を書く
日記と言うより、業務日誌といったほうがいいでしょうか。
ちょっとした記録は、ノートに書くより、PCで書くほうが、あとからの利用性が非常に高いんです。
私は日誌をPCに書きこんでます。
一つのフォルダに、月毎にフォルダを分けて、そこに日付のテキストファイルを書きます。例えば、2月27日なら
20120227.txt
というテキストファイルがあるわけです。
ここにその日あったこと、感想、思いついたことなどをどんどん書き込んでいきます。
■ノートは持ち歩かない
会議であれ、作業であれ、常にノートPCを手元においておき、上記のファイルをいつも開いてます。
ここに、決議事項・思いつき・所感など何でもどんどん書き込みます。文章になっている必要はありませんが、必要なキーワードは必ず書き込んでおきます。
■検索ツール
以前にも紹介しましたが、複数のファイルからそこに含まれている文字列を検索するのには、エディタに備わっているGrep機能の他に、多機能Grep検索ツールを使ってます。
Jgrep
を愛用してますが、他にも
K本的に無料ソフト
などでいろんなツールが紹介されています。
■エディタを使う
会社で見ると、テキストファイルを書くのに、NotePad(Windowsに同梱されているテキストエディタ)を使っている方がそこそこいます。
これは、非常にもったいないです。
いまやフリーのエディタですら、非常に高機能で、標準で複数のファイルを検索し、その検索結果に基づいて、必要なファイルを開くなんていうことは、簡単にやってくれます。
もちろん、有償のソフトもいいですが(以前は秀丸を使ってました)フリーソフトで十分こなせるので、ぜひ使ってみてください。
最近お気に入りは、
サクラエディタ
ですが、まぁ、好き好きということで。
■参考図書
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