仕事の基本ルール
GTDに代表されるようなタスクマネージメントでは、必ず、TodDoリストを作ります。
このToDoリストでよくやってしまう失敗があります。
簡単にいえば、完了しないToDoリストを作ることです。
私も、こういったものをたくさん作って、結局これがいつまでも消えないので、最終的には嫌気がさして、ToDoリスト管理をやめてしまったことが何度もあります。
■できないことは書かない
「女房を取り替える」なんてToDoを書いてもできっこありません(もちろんやれる人はいるでしょうけど)。
ToDoリストとやりたいことリスト(Wishリスト)は別物です。
ちょっとこの例は極端かもしれませんが、ToDoリストを見なおしていると、時々こういったものを入れている時があります。
つまり、
自分の現状にあったものを書いているか
ということをToDoリストを見た時に、考えなおさないといけないですね。もし、現状の自分の実力で1〜2時間でできないことが書いてあるようなら、「プロジェクトリスト」に入れるか「いつやかやるリスト、やりたいことリスト」に移動させておくべきです。
■プロジェクトを入れない
「どこからどこまでがプロジェクトか」というのは、GTDでも明示されていません。ただ、少なくとも、2時間以上かかると思ったら、それは詳細タスクに分割したほうがいいです。
GTDでは、複数のアクションを必要とする者は分割する、と推奨されていますが、アクションが複数になろうと5分で終わるものは、プロジェクトとする必要はありません。
ただし、何かの企画原稿など、推敲を必要とするようなものはたとえ30分で書き終わるようなものでも2つのタスクを作ります。
・作るタスク
・ちょっとしばらくしてから見直して完成させるタスク
の2つです。
また、報告書の作成などは、
・誰かに資料を集めてもらう
・その資料をまとめて報告書に仕上げる
と言った、自分一人では解決しないこと、今の自分では解決できないことが含まれていたら、これは分割したタスクにするべきです。
■完了しないもの入れない
「完了しないもの」とは、最終的にどうなっていたら完了かがはっきりしていないものです。
これをリストに入れてしまうと、それをクローズしていいのかどうかが判断つきません。結局曖昧になって、いつまでも残ってしまうか、消化不良でも入れてからだいぶ立つからという理由で消すことになります。これが「心のしこり」の原因になります。
こういったものは、
・××のタスクを考える
というタスクにして、「いつかやるリスト」に入れておきましょう。
■ToDoを管理する
ToDoリストは、上記のような条件で作ると、やるべきことがかなり明確になります。そうすると、取り組んだ結果ToDoリストが消せるようになります。消せるようになると、消すという作業自体が楽しくなります。
仕事をしたような気になる
というわけ。
本当にその仕事が効果があるものかどうかは別にして。
少なくとも、効果のある仕事をするための基礎体力ですので、このToDo管理はしっかりやるようにしましょう。
■期限だけを管理してはいけない
ToDoリストでよくやってしまう失敗が、期限だけを入れることです。
よくやってしまうのですが、期限を「今週中」「今月中」などと約束する場合がよくありますよね。で、そのようにToDoリストにも書いてしまう。そうすると、書いたことで満足してしまって、すっかり忘れていて、
今日がその期限で10件もある。
なんてことになったら目も当てられません。
管理するべきは、期限ではなく開始日なのです。
今やらなければならない仕事が常に表示の上位に来るようになっていれば、例え今日はできなくとも、「次何やろう？」と思った時に、「あ、これやらなきゃ」と発見できるわけです。
■アウトルックの不満
会社では、アウトルックが標準アプリなので、メールのやり取りやタスクのやり取りなどをアウトルックで管理しています。
アウトルックには、スケジュール管理画面の下の方に、
今日が期限の仕事
を表示してくれるのですが、
今、着手しているはずのタスクは表示してくれない。
そうすると、上記のように期限が来てそのタスクが表示された時に、今日が期限のものが10件もある、という事態が起きるんです。
実はこれでハマったことが少なからずありました。
最近は、仕方が無いので、期限のところに開始日を書くようにしてます。期限はメモとして書き込んでます。
少なくとも期限前には終われるように。
何かいいアプリをご存知だったら教えて下さい。
