2012年04月09日

仕事を終わらせる

机の上は綺麗ですか?

他の人はわかりませんが、私は自分の部下の評価を整理整頓能力である程度判断してます。

整理整頓の対象は

 ・机の上
 ・パソコンの中
 ・メール

大きくこのくらいでしょうか。

■試してみる
「3ヶ月くらい前にこんなメールを送ったけど、ちょっと開いてみてくれる?」

いくつかのチャンスを狙ってこんな質問をしてみます。

3分以内に、「このメールですね」と言えれば合格。

「消しちゃいましたぁ」だったら、50点。

「あれ?、あれ?」っていつまでも探していたら不合格、0点

なんで、消しちゃった人が50点ももらえるのかというと、整理しているからです。多分一定期間過ぎたものは、整理のために捨てているのでしょう。

それに引き換え、いつまでたっても見つからない人は、整理をしてないので、その情報にすぐにたどり着くつことは出来ません。
その情報が必要なのか不要なのかも判断せいず、放置してあったということです。

ちなみに、自分はと言うと3年前のメールでもキーワードさえわかれば30秒以内に探し出せます。

■机の上の整理
机の上でも同じです。帰るときには机の上に何も載っていない状態にすること。これができると思わせるビジネスマンの最低条件だと思ってます。

机の上に見処理の書類が山のように溜まっている状態で、集中して仕事ができますか?
多分、何かの仕事をしていても、その山が目に止まり、そちらが見処理だったのが気になって、気が散ってしまうでしょう。気が散ると人間の処理能力はかなり落ちます。

だから、最低でも1日の終りには机の上が綺麗に片付いた状態になっていること。できれば、ひとつの仕事をしているときには、その仕事に関する資料以外何も出ていないことが必要なのです。

■整理整頓
たぶん、これを読んでいる方は意識が高いでしょうから、言わずもがなかもしれませんが、

 ◆整理
  いるものといらないものを分けて、いらないものを捨てること。
  
 ◆整頓
  それがあるべき場所に置かれていること

です。だから、整理が先にあって、整頓があとにあるのです。

■仕事を終わらせる
1日の最後には仕事は終わらせましょう。
もちろん、数日かかるものもあるでしょうし、他の人の作業が終わるのを待つ場合もあるでしょうから、その仕事のゴールに行き着くということではありません。

 今日やるべきことを終わらせる

という意味です。

机の上には何も残してはいけない。

これを徹底すると、1日がすっきり終わります。

もし、机の上やメールボックスに何かの資料が残っていたら次の手順で処理します。

 これは何?
  何かのアクションが必要なのか、単にとっておきたいものなのかを考える
 →アクションが必要な場合
  2分以内にできるかどうかを考えましょう。もし出来なければ、タスクリストに追加して、いつやるかを決めましょう。書類などであれば、スキャナして、タスクリストに添付しておきます。
  
 →あとで参照するかもしれない場合
  書類であれば、スキャナして、参照用フォルダに適当なファイル名(あとで検索できるようにキーワードをいれる)をつけて保存してしまいます。メールなどの電子データなら、適当なファイル名をつけて、参照用のフォルダに放り込んでしまいます。
  
 →もう必要ない場合
  さっさと捨てましょう。
  あ、機密書類の場合があるので、シュレッダーにかけてしまうのが一番です。

たったこれだけやるだけで、机の上はさっぱりします。

毎日帰宅前には必ずこれをやって1日が終わるようにしましょう。
翌日机の上やメールボックスをみて、げんなりしなくて済みます。

ラベル:整理 整頓
posted by 管理人 at 06:00| Comment(0) | TrackBack(0) | ハック | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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