仕事の基本ルール
ノートや手帳にメモをしてますか？
それ、役に立ってますでしょうか？
■ノートにしたメモは役に立たない
私もかつては、1冊のノートにメモだろうが考えたことだろうが、とにかくなんでも書き込んでました。
しかし、よくよく振り返ってみると、半年後にそのノートを見なおした時に、何が書いてあるかわからない。最悪は文字自体が判別できない(^^;;。
たとえば、誰かと話をした時のメモ。
・担当は○○さん
・〜12/12
・PT 処理能力3s未満
1ヶ月必要
クラウド
BDF
・限利 ▲3
なんて書いてあるわけです。
意味不明ですね。
もし、意味がわかる事が書いてあったとしても、「あれ、いつ頃書いたっけ？」と言いながら、ノートをパラパラめくるわけです。でも大概見つからない…。
■メモは整理しなかったらただのゴミ
なぜメモを取るかというと、基本は忘れないためです。
ただし、脳内記憶という意味ではなく、自分の活動システム全体として、忘却を防ぐという意味です。したがって、メモしたことは脳の中からはなくしてしまっても問題はありません。メモが覚えてくれてますから。
ただし、メモは書く速度が命です。
誰かと会話していたり、何かを思いついた時など、物事はメモしている時間を待ってはくれません。どんどん進んでいくので、それに追いつける速度で書かなければなりません。だから、省略して書きます。
ところが、何を省略したのかはメモは覚えていてくれないため、それは脳内に残しておく必要があるのですが、それは時間とともに消えてしまいます(よほど印象的なことなら別ですが)。
たとえば、上記の例のようにそれぞれの単語は残してありますが、その単語のつながりは脳内にあり、それが半年後にはなくなっているから、意味がわからないんですね。
だから、書いたことのつながりが脳内に残っているうちに、それを書きだす必要があります。これが、メモの整理。
メモを書いたら、それを整理・清書・整頓しておかないと、役には立たないんです。メモの3Sです。
■整理：要らないメモは捨てる
1日仕事をすると、色々なメモをします。私の場合1日に数件〜十数件。
1件1葉で、リングメモ(針金のリングで止めたA7サイズのメモ帳)に書いて、書いたらすぐにそのページをちぎって、ポケットに放り込みます。席に戻った時に、書類受けに放出します。
スキマ時間または1日の仕事が終わった時に、書類受けを見ると、メモがいっぱい置いてあるので、これを1枚ずつチェックしていきます。
・あとで使う可能性があるか？
Noなら速攻でゴミ箱行き
・すぐに何かアクションが必要か？
タスクリストに清書して、必要情報を追記して登録
メモは捨てる
・その他
清書に進む
にどんどん処理していきます。
■清書：半年後の自分にわかるように
その他に分類されるものは、清書します。
清書のポイントは5W1Hを書くことです。
極力文章で、主語述語を明確にして、書き写します。
私の場合は、1日の日誌をテキストファイルでつけていますので、これに書き起こしていきます。
どこまで書くかの基準は、半年後の自分がわかるかどうか、です。
半年後の自分というと、その仕事やトピックが、やっていたプロジェクトのどのような位置づけにあったのかは、おおよそ覚えています。ただ、なぜそのトピックが必要になったのか、直接的になんの結果をもたらそうとしたのか、はほとんど覚えていないと思います。
つまり、直接的な前後関係は書いておかないとわからないということです。
清書したら本のメモは要らなくなるので、とっとと捨ててしまいます。
●長くなってしまったので、次回に続く
