メモの3Sの後半です。どのように3Sするのかについてお話しします。
■整頓:ラベルを付ける
整頓とはあるべきものがあるべき位置におかれること。
最後に、それをラベリングします。
せっかくちゃんと分かるように書いたのに、それが後で見つからなければ、意味がありません。
私の場合は、
業務なら自分の業務のメールアドレスに
私事ならGmailに
メールで送信してしまいます。
この整頓のやり方は人それぞれではないかと思います。
本などを読むと、京大式カード、Evernote、メールなどいろいろ好みがあるようです。
何れにしても、そこに分類をつけて保存しておく必要があります。
◆京大式カード
京大式カードというのを紹介したのは、多分50年ほど前に梅悼忠夫氏が書いた「知的生産の技術」が最初だったのではないかと思いますが、B6サイズのカードです。
今ではいろいろな関連グッズが販売されていますので、愛用者も多いみたいです。
これはカードなので、あとでカードを机の上に広げて、全体を眺めてみるなどの、思考のための再利用がしやすい点でしょう。
欠点は、物理的なカードに書かれるので、複数の分類をつけて、多面的に管理ができないことと、追記するエリアが少ないことです。
この欠点が私には致命的なので、使ってません。
◆Evernote
今はEvernoteで情報を管理しているという方が多いのではないでしょうか。
これを考えた人は、「すごい!」と感心してしまいます。
ただ、欠点は会社のセキュリティポリシーによっては、アクセスが禁止されているということ。
私の会社がそうです。会社からはEvernoteにはアクセス出来ません。
なので、これも使ってません。
これの長所はいろいろな本が出ているので、ここで書くまでも無いですが、今回の記事にそって言えば、ラベリングが複数付けられる、追記が簡単で無制限、ということでしょうか。
検索も圧倒的に早いですし、複雑な条件抽出も簡単です。その上、PCでも携帯でもスマホでも、なんでもアクセスが可能。
自宅ではボチボチ使ってますが、本格的に使うまでにはなっていません。
理由は無料で使用できる容量が自分の持っている全データの容量よりも小さいこと。私としては、活用できるのであれば、お金を払ってでも全データをEvernoteに移したいですが、会社で使えないとすると効果は激減。
◆メール
ということで、Evernoteほど便利ではないですが、メールで保存することにしてます。仕事で使っているのはOutlookですが、Outlookのメールは、Mail Store homeというソフトへ移動してます。以前の記事でも紹介しましたが、Outlookの検索速度は非常に遅いです。MailStoreなら10万件のメールでも1分以内に答えを出してくれます(10万件も貯めている人は少ないかもしれないですが…)。
ただ、課題はメールは一旦送信してしまったら、追記ができないこと。
あと、ラベリングが難しいこと。
◇情報の追加
情報を追加するときには、その元メールに返信する形で、追記をしてます。
こうすると、いつ頃どのようなコメントを追加したのかも簡単にわかるので、履歴を追うのにも便利です。
ただ、どんどん追加していくとメールが長くなって、全体像が把握できなくなるのが欠点。これはトピックを細かく分けるしか今のところ方策がなさそうです。
◇ラベリング
会社以外ではGmailを使ってます。
Gmailは御存知の通り、ラベルが付けられます。その上階層構造にもできます。
一方Outlookはラベリングはできません。そこで、本文中に必ず
関連というところをおいて、ここに必要なラベルやキーワードを書くようにします。
ラベリングの目的は、何かについて確認しようとした時に、必要な物をすぐに取り出せるようにすること。
方法はそれぞれの保管アプリにマッチした方法を取ればいいですが、必ず最利用することが前提です。最利用しなければ整理して保存しておく必要もありません。
ただ、後で使うかも、というもので実際に後で使うものは1〜5%くらいでしょうか。さらに必要なデータを探しだすという行為自体は、なんの成果も産みません。そのデータを見つけたあとに、何をするかが成果を生みます。
ですので、とにかく
素早く必要な情報にたどり着けるようにしておくことを意識して保管しましょう。
◆このテーマのおすすめ図書
■同じテーマの記事
過去記事で、整理整頓については何度か書いていますし、仕事のポイントを書いた記事や書籍でも重要だと書かれています。本日ご紹介する『めんどくさがりでもうまくいく時間術』でも書かれていますが、すごくわかり易い文章だったのでちょっとご紹介。"めんどくさがり"と "整理できない" のシンクロ率はものすごい高さです。おおざっばで雑な人は、自分の部屋、会社のデスク、 PC のデスクトップもモノ..
仕事をしていれば、何かしらのミスは起きます。一番落ち込むのは、同じようなミスを連発してしまったときですね。「あ〜、もう!オレのバカ!」ってがっくり来ます。たとえば、メールの宛先を「杉山さん」に送るつもりが、「杉本さん」に送ってしまった。「やばい!」と思って送り直したら、今度は「杉木さん」に送ってしまったとか。こういうのがあると、本当に「イラッ」とします。キーボードに八つ当たりしたくなる(実際、してたりしますが)。..
スマホや携帯電話はとても便利なものです。それどころか仕事をする上でも、自己啓発などでもいまでは必須のツールになっています。一方で、よくよく振り返ってみると、外から入ってくる情報や指示に振り回されているような感覚もあります。オフラインモード私は月に1度はオフラインモードの日をもうけてます。この日は、朝からスマホやネットに繋いだ PC の電源は全部 OFF。といっても、終日ではありません。イスラム教で言う「ラマダン」みたいなもの。..
初対面の人といきなり話し始めて話が弾む人っていますよね。人見知りで口べたな私からみると羨ましい限り。最初の話題の選択肢なにが難しいって、最初の話題がもっとも難しいです。たとえば異業種交流会などのオフ会で、全く初対面の人と食事を一緒にするハメになると、もうひたすらビールを飲んでる。ただひたすら沈黙と食器の音だけ…。ところが同じ席に、話の上手い人がいると全然違います。いきなりサッカーの話題で盛り上がったり、会社の雰囲気の話になった..
いろいろデジタル化してきて、随分出番が減ってしまいましたが、それでもやっぱり紙のノートはなくなりません。あの使い心地やぱっと出して必要な事項を詰め込めるスピード感はまだまだ PC やスマホでは実現できません。私の普段使いノートは マイノートの作成 でご紹介した百均のキャンパスノートを加工したものですが、他の会社の人との打ち合わせなど公式の場に持っていくのは、モレスキンだったりします。ほかにかなりもいろいろ試しました。その中から、「最強のノート」だと思うノートをご紹介し..
Windows でウインドウを閉じるときに、右上の×ボタンを押して閉じてますか?まぁ、その直前にマウスを操作していたのであれば、ついでにマウスでこの×ボタンをクリック、というのも理にかなってますが、キーボード操作のほうが実は素早くできます。たぶん、多くの人がこのキーの存在は知っているでしょう。ALT+F4※ALT キーを押しながら W キーを押すこれを押すと現在アクティブなウインドウを閉じてくれます。もちろん、編集中のファイルはちゃんと保存してから。※過去にひとつ..
インターネットで、ある単語や画像、アイコンをクリックすると、別の Web が開いて、それについてより詳しい情報が表示されたりします。これをハイパーリンクというのですが、御存知の通り、この機能は Web だけの話ではなくて、Excel や Word, PowerPoint でも使えます。ハイパーリンクExcel のあるセルにハイパーリンクの機能を持たせるには、対象のセルを右クリックし、「ハイパーリンク(I)」というメニューをクリックします。これを一発でやる方法がありま..
個人的な趣味ですが、けっこう歯ごたえのある食べ物が好きです。まぁ、だれかに言われたからそうしているわけではなくて、単に好きというだけですが、スルメやタコ、ジャーキー、かんぴょう、レンコン、餅といったもの。そのおかげでなのか知らないですが、過去歯医者にかかったのは中学生のときに一度あっただけで、それ以外はまったくなし。歯だけは健康優良児です。この「物をよく噛む」という習慣は、歯にいいだけではなく、記憶力にも影響しているというのが、..
私のブログでは面倒なのでほとんど画像を使ってませんが、プレゼン資料やアプリの取扱説明書を作るときに必須なのがスクリーンショット。スクリーンショットが取りたいときに、スクリーンショットを取るアプリを使って見える方も少なくないかと。でも、これ Windows の標準機能だけでできるんですよね。専用アプリを使ったときみたいに多彩に、という訳にはいきませんが。PrintScreenキーボードをちょっと見てください。殆ど使わないキーが幾つかありますよね。そのひとつが Prin..
通勤にはリュックサックを利用してます。そのほうが両手があいて便利なのと、前に抱えるとそのまま肘掛けにできるので、電車の中で立って本を読むのに便利なんですよ。ただ、出張時や別会社へ行く時などはスーツにリュックサックというのも変なので、ビジネスバッグやスーツケースを利用してます。荷物の詰替えしかし、バッグを変えると、普段使っているものを入れ忘れたり、前日に詰め替えが必要になって意外と面倒です。そこで、重要なものや普段使うものは、バ..
以前の記事 OneNoteとEvernoteをOneNoteに集約 に書いたように Evernote を卒業してしまいましたが、この使い方は引き継いで OneNote でも使ってます。ステップファイルを流用するノートの各ページは、紙のノートだとルーズリーフ式のものを使わない限り移動させることはできませんし、ルーズリーフでも取り外したり順番を入れ替えたりするのは結構てます。一方で、クラウド上のノートアプリを使うと、特定のページを..