仕事の基本ルール
新年度になってもうすぐ二ヶ月ですね。六分の1が過ぎたことになります。
会社でのことにしろ、会社外のことにしろ、今年の目標の進捗具合はいかがでしょうか？
ちょうどキリがいいので、そろそろ進捗状況を整理してみてはいかがでしょうか？
私は毎月第一土曜日は、今年やりたかったことの進捗状況をチェックして、次の一ヶ月のアクションを決める日にしてます。家にいるとつい、他のいらないことを考えてしまうので、朝から図書館の自習室に行ったり、出勤する人が少ない時には、会社に行ったりしてます。今週は図書館で進捗状況を確認して、自分宛の月次報告書を作る予定です。
■細かくマイルストーンは作らない
几帳面な人だと、最初に非常に細かい計画を作る人がみえます。
自分の周りでも、一年分の計画をたてて、業務負荷を検討し、スケジュールをきっちり書いている人が数人います。
ただ、そういうスケジュールって、作るのすごく時間が掛かるんですね。
下手をすれば、4月一杯くらいかけてスケジュールを作ってます。私の同僚はこのタイプですが、見積精度もなかなかのもので、何事もなければほぼ計画通り進むようです。
ところが、仕事には外乱やリスクがつきもので、これが大きく影響すると、その人は非常に大変です。何しろ、半年前に決めた今日のスケジュールをこなそうとしているに、周りの環境は大きく変わってしまっているのです。
で、大体の場合うまくいかない。
そうすると、(自分の知る限りは)計画を守ろうとして、現段階となってはほぼ無駄な作業で会っても必死になってやるか、もう一度計画を立てなおそうとして、完全に立ち止まってしまうか、いずれかのパターンに落ち込みます。
計画はあくまでも予定であって、そのとおり進むとは限らないのです。
私が部下や同僚によく言うのは
予定は未定
と言ってます。予定が決まっていないのではなく、予定通り実現するかどうかは未定ということです。
おおまかなゴールイメージは決めますが、それ以外はその時の状況によって作業内容は変えてしまいます。どうせ細かく計画を作っても、問題が起きれば変わってしまいますし、詳細なマイルストーンはそのものが意味をなさなくなるか、ずれるものですから。
あまりちゃんと計画を立てても意味が無いんです。
■次の一手だけを決める
ただ、いきあたりばったりに作業を決めていては効率が悪くなってしまいますので、次にやることで最も有効な作業を優先的にやるようにしてます。
簡単にいえば、ゴールイメージのマインドマップを作って整理して、次に打つべき作業を5〜20件くらい上げます。
そのうち、自分がやるべきもの、人に振るべきもの、外部要因で決定ができないものに振り分けます。
作業の単位は1日〜1週間くらい。
例えば、1つのプロジェクトを完成させるのに、
作業A
作業B
作業C
作業D
があったとします。作業A,Cはすでに着手できる条件が揃っているけど、BはAの作業が終わらないとできない。作業DはB,Cが終わっていないと着手できないという場合には、(気がつけば)すべての作業を上げておきますが、作業を考えるときには、作業A,Cについて以外は、それ以上考えはしません。
だって、Aの結果によって、それを受け取る作業Bは、何かしらの影響を受けます。そうすると、作業Bを今考えても無駄なわけです。
GTDでも出てきますが、このプロジェクト(複数の作業の結果として完成させられる業務など)では、
次にできることは何か
を毎日のレビュー、週次レビューで考えなさい。それ以外はとりあえずおいておきなさい、と説いています。
要は先々まで細々と考えるのではなく、今必要な要素だけを上げて、未定なことは未定のままにしておくのがいいようです。
