2021年04月26日

色つきスケジュール






会社では、スケジュール管理ソフトとしてアウトルックを使用してます。
他の人達のスケジュールを見せてもらうことがあるのですが、残念なことに、標準の設定のまま使われていることが多いですね。

いつも「もったいない」と思ってしまいます。




■自分のスケジュールを分析する


以前の記事にも書きましたが、ドラッカー大先生が書かれているように、自分の時間の使い方を分析することは非常に大切なことです。

時間測定のためには色々なツールがあります。たとえば、Toggl。
PCでもスマホでも使える便利ツールです。

ただ、分析をしようと思うと結構手間です。もちろん、分析できるような機能もありますが、ある程度操作に慣れが必要ですし、「やるぞ〜っ」って思わないとできないものです。
かのドラッカー大先生も年に数日間だけやって見えたそうです。

■色つきスケジュール


そこで簡単な分析機能はないものかと考えてました。
どうせ詳細な分析をやったとしても、1年の内、僅かな期間ですし、時期によって変動があるものですから、自分の使った時間、あるいは使う予定の時間の分析で1%や5%違っていたからといって、次に取るべきアクションが変わるものではありません。

正確さは不要なのです。

そこで、スケジューラに色を付けることにしました。

手帳に手書きの場合は4色ボールペンで色分けして書いていきますが、私の場合、土曜・日曜しか役に立たないので、仕事以外はほとんど分析をしません。単なる簡単に分類ができるようにわけています。

 赤  自分のスケジュール
 青  家族のスケジュール
 緑  子供・妻のスケジュール
 黒  実績(自分の分しか書かない)

のように色分けして書いてます。
そうすると、今週の予定を見るときに、赤だけに着目してみればいいわけです。

予定には2通りあって、誰かと会う約束など時間幅のあるものと、その日が締め切りのタスクなどです。
時間はバがある場合は

  時間〜時間 (内容)

のように書きます。タスクは頭に□を書いておきます。
終わったら、□にチェックマークをつければ完成です。タスクをやった結果、ノートになにか書いたり、日誌に残したような場合は■のように塗りつぶします。

これで完成。




■アウトルックの分類項目の設定


アウトルックでは予定表に書き込んだ内容によって色を付けることができます。
この選択は
  表示 → ビューの設定 → 条件付き書式
  ※アウトルックのバージョンによって異なります
で設定可能です。

 灰  実行結果 文字列"MTG"を含む
 黒  実行結果 文字列"TASK"を含む
 淡灰 実行結果 その他の実行結果
 淡青 予定   打ち合わせ(文字列"MTG"を含む)
 淡橙 予定   定期的な打ち合わせ(文字列"MTG"を含み、
         繰り返し設定がされている)
 淡緑 予定   タスク
 黄  予定   繰り返しタスク
 赤  予定   重要度=高 が設定された時間

実行結果か予定かは、タイトルの中に「REP」という文字列が入っているかどうかで判別しています。

■全体を眺める


こうして出来上がったスケジュールの表示を1週間単位、1ヶ月単位にしてみると、どの色がどのくらいの面積を占めているかがざっと判断できます。
もちろん、正確に分析できるわけではありませんが、
 ・今月はミーティングが多かったな
 ・今週は割り込み仕事が多かったな
位なら判断できます。

■入力した時点で分析する


いろいろな業務時間の分析ツールがありますが、実はそんなに細かく分けても、大した意味はありません。もちろん一定周期でほぼ同じパターンが繰り返されるような仕事なら別ですが、多くの人は毎年少しづつ変わっていくでしょう。
その上、毎週・毎日、変動があるので、多少の違いは大した意味を持ちません。

それであれば、パッと見て感覚的にわかるようにしておいたほうが得策です。

■分類方法を考える


上記の分類方法は私の業務スタイルにあったものです。
何を分析するかは、「何が多いと感じているのか」によって変える必要があります。割り込み仕事が多いと思っている人は、割り込み仕事をもっと分類して、打ち合わせなどはもっと簡単な分類方法で構わないでしょう。

これは今置かれた状況などによって変えていく必要がありますので、将来的にもこのままがいいとは限りません。都合によってちゃっちゃと変えてしまうのが吉なようです。



■同じテーマの記事

スケジュールにはショートカット

何かのタスクをスケジューラやタスクリストに登録するときにタスク名称だけ書いてませんか。実はこれ以外と効率が悪いです。タスクリストに資料を集めるタスクを作成する時には、そのタスクについてある程度がんが得ているので・あの資料と・このデータを・こう加工して・こんなイメージに仕上げようと思っていたりします。また、タスクの依頼がメールであれば、そのメールにタスクが必要になった背景などが書かれていますし、必要な情報がどこにあるのかが書かれてます。たとえば、..

エクスプローラーの並び順

Windowsをお使いの方ならエクスプローラーはよく使いますよね。エクスプローラーを素早く起動するためのショートカットはWindows+Eこれを覚えておくと、すごく便利です。ファイルを探す何かのファイルを探そうとした時、エクスプローラーを立ち上げて、該当のフォルダへ移動して、上からファイルを順番にマウスでなぞりながら…って探してません?よくプレゼンをしている時に、「あのファイルちょっと開いて…」みたいな話になると、こうやってフォルダ内を探しまわっ..

タスクには結果を書く

タスクリスト、使ってますか?本日は、すでにタスクリストが仕事(生活?)の中に組み込まれてしまった人向けの、もう一歩進んだタスクリストの使い方。スケジュールは2段で書くスケジュール帳は2段に分ける第一章の「目標を設定し、優先順位をつける」では、もっとも重要な中期目標や短期目標につながる行動リストを作る手順を紹介した。だが、そうした目標に毎日確実に近づいていくにはどうすればい..

超ミニ付箋

ToDo管理手帳に付箋を挟んでおいて、ToDoができた時にこれに書き込んで手帳に張っておく、というToDo管理をされている方もいらっしゃるのではないでしょうか。ご存じない方のために、簡単に紹介すると・小さめな付箋を数十枚手帳に貼り付けておく・何かやるべきことを思いついたら、その付箋に書き込んで、手帳に作ったToDoのページに貼り付ける。・ときどきToDoのページを確認して、順次実行していく・完了したら付箋を取り外してゴミ箱へというものです。私事..

思い出アルバム

毎年、毎月繰り返される仕事ってありますよね。たとえば、毎年年度末に業務の最終まとめをするとか、来年度の予算を立てるとか。固定資産の新規取得申請をするとか。私的な例で申し訳ないですが、毎年年末に確定申告書と所得税控除申告、医療費控除申告などいろいろな税務関係の書類を作ります。以前は「これどうやって書くんだったけか?」と考えながら、記入例とにらめっこをして書いてました。申告書はインターネットで登録するのですが、そのたびに操作方法や申告ツールの起動方法を忘れていて、「あれ?..

2分間でやる

恐らくGTDはご存じの方も多いと思います。あなたは実践してますでしょうか?もしすべてを実践していないとしても、一つだけ絶対にやった方がいいポイントをご紹介しようと思います。それは2分間ルール(と私が勝手に命名しているだけですが)です。処理と実行GTDでタスクの「処理」は、タスクを・やるのかやらないのか・やるとしたら誰が・いつやるのかを振り分ける作業で、以下のようなフローに従って仕分けしていきます。






posted by 管理人 at 04:00| Comment(0) | TrackBack(0) | PCアプリ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:

※ブログオーナーが承認したコメントのみ表示されます。

この記事へのトラックバック
×

この広告は180日以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。