色つきスケジュール

会社では、スケジュール管理ソフトとしてアウトルックを使用してます。
他の人達のスケジュールを見せてもらうことがあるのですが、残念なことに、標準の設定のまま使われていることが多いですね。

いつも「もったいない」と思ってしまいます。

■自分のスケジュールを分析する

以前の記事にも書きましたが、ドラッカー大先生が書かれているように、自分の時間の使い方を分析することは非常に大切なことです。

時間測定のためには色々なツールがあります。たとえば、Toggl。
PCでもスマホでも使える便利ツールです。

ただ、分析をしようと思うと結構手間です。もちろん、分析できるような機能もありますが、ある程度操作に慣れが必要ですし、「やるぞ〜っ」って思わないとできないものです。
かのドラッカー大先生も年に数日間だけやって見えたそうです。

■色つきスケジュール

そこで簡単な分析機能はないものかと考えてました。
どうせ詳細な分析をやったとしても、1年の内、僅かな期間ですし、時期によって変動があるものですから、自分の使った時間、あるいは使う予定の時間の分析で1%や5%違っていたからといって、次に取るべきアクションが変わるものではありません。

正確さは不要なのです。

そこで、スケジューラに色を付けることにしました。

手帳に手書きの場合は4色ボールペンで色分けして書いていきますが、私の場合、土曜・日曜しか役に立たないので、仕事以外はほとんど分析をしません。単なる簡単に分類ができるようにわけています。

　赤　　自分のスケジュール
　青　　家族のスケジュール
　緑　　子供・妻のスケジュール
　黒　　実績(自分の分しか書かない)

のように色分けして書いてます。
そうすると、今週の予定を見るときに、赤だけに着目してみればいいわけです。

予定には2通りあって、誰かと会う約束など時間幅のあるものと、その日が締め切りのタスクなどです。
時間はバがある場合は

　　時間〜時間　(内容)

のように書きます。タスクは頭に□を書いておきます。
終わったら、□にチェックマークをつければ完成です。タスクをやった結果、ノートになにか書いたり、日誌に残したような場合は■のように塗りつぶします。

これで完成。

■アウトルックの分類項目の設定

アウトルックでは予定表に書き込んだ内容によって色を付けることができます。
この選択は
　　表示　→　ビューの設定　→　条件付き書式
　　※アウトルックのバージョンによって異なります
で設定可能です。

　灰　　実行結果　文字列"MTG"を含む
　黒　　実行結果　文字列"TASK"を含む
　淡灰　実行結果　その他の実行結果
　淡青　予定　　　打ち合わせ(文字列"MTG"を含む)
　淡橙　予定　　　定期的な打ち合わせ(文字列"MTG"を含み、
　　　　　　　　　繰り返し設定がされている)
　淡緑　予定　　　タスク
　黄　　予定　　　繰り返しタスク
　赤　　予定　　　重要度＝高　が設定された時間

実行結果か予定かは、タイトルの中に「REP」という文字列が入っているかどうかで判別しています。

■全体を眺める

こうして出来上がったスケジュールの表示を1週間単位、1ヶ月単位にしてみると、どの色がどのくらいの面積を占めているかがざっと判断できます。
もちろん、正確に分析できるわけではありませんが、
　・今月はミーティングが多かったな
　・今週は割り込み仕事が多かったな
位なら判断できます。

■入力した時点で分析する

いろいろな業務時間の分析ツールがありますが、実はそんなに細かく分けても、大した意味はありません。もちろん一定周期でほぼ同じパターンが繰り返されるような仕事なら別ですが、多くの人は毎年少しづつ変わっていくでしょう。
その上、毎週・毎日、変動があるので、多少の違いは大した意味を持ちません。

それであれば、パッと見て感覚的にわかるようにしておいたほうが得策です。

■分類方法を考える

上記の分類方法は私の業務スタイルにあったものです。
何を分析するかは、「何が多いと感じているのか」によって変える必要があります。割り込み仕事が多いと思っている人は、割り込み仕事をもっと分類して、打ち合わせなどはもっと簡単な分類方法で構わないでしょう。

これは今置かれた状況などによって変えていく必要がありますので、将来的にもこのままがいいとは限りません。都合によってちゃっちゃと変えてしまうのが吉なようです。

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