仕事の基本ルール
■捨ててはいけない
だいぶ昔ですが、野球の投手が、
「投げたらアカン」
と一言いうCMが流行ったことがありました(歳が知れるなぁ)。
ということで(どういうことだ？)、私のモットーは
捨ててはいけない
です。
捨てること自体は否定はしませんが、
捨てるという行為が価値を生まない
からです。価値を生まない行為は単なる時間のムダです。
ましてや、大切な休日を1日も2日も使って、今まで貯めたものを捨てるなんて時間のムダの上に労力のムダ。
そのくらいなら、喫茶店でも行ってぼんやりしていたほうが、よっぽど得です。
■取っておくコスト
よくものをずーっと持っておくことに対して、
・場所のコスト
・精神的な不安感のコスト
などなどいろいろ言われますが、場所を開けたからといって、そこに価値あるものが入るわけではない、もともと捨てない人は、そこにものが積んである事自体を気にしない。
つまり、モノを持っていることによって失うものは、大したものではないと考えてます。
ただし、一つだけ問題があります。
・必要な物を探しだすコスト
です。たくさんあればあるほど、その中から必要な物を探しだすのに、手間がかかります。10個の中から1個を探すのと、1000個の中から1個を探すのとは手間が違います。
■捨てないようにするには？
要は、どんなにたくさんとっておいたとしても、瞬時に探し出せるのであれば、捨てる必要はない、ということです。
ちなみに私はPCのなかに20年分近いデータファイルを持ってます。
ファイルだけでおよそ6万件。メールは30万件あります。
これが瞬時にアクセスできるのであれば、別にいるかどうかいちいち判断して、「もしかしてあとで必要になるかも」とドキドキしながら、捨てる作業なんてしなくていいわけです。捨てるという行為自体は、誰も褒めてくれませんから。
そこで必要になるのが、ファイルやメールを検索してくれるツールです。
PCであれば、
Everything
UltraSearch
EverNote
などのツールがあれば、必要なファイルにはほぼ行き着くことができます。
メールであれば、
MailStoreHome
Gmail
を使えば、検索にほとんどストレスを感じることはありません。
問題は「現物があるもの」。
例えば、契約書などは、モノがあることが必要で、必要なときにすぐに出せないと行けません。ISO9000などを取得している会社では、監査が入った時に、「この時の契約はどうなっていましたか？」などと聞かれて、契約書や覚書が見つからなくて焦った経験をお持ちの方も見えると思います。
どうするかというと、答えは「整頓をする」しかない。
どこに置くかを決めて、必ずそこに置くようにする。一番良くやる方法が、時系列に並べるということです。
もう一つが、分類コードを与えるという方法。
具体的に言えば、図書館のやり方です。分類コードを決めて、その分類に従って、置き場所を決める。どの分類番号にしたかをデータベースに入れておく。
こうすれば、そのデータベースを検索すれば、どの番号にしたかがすぐに分かり、その番号の置き場所が決まっていれば、すぐにたどり着けます。
捨てて後悔するより、後悔せずに済む方法を探したほうがお得です。
