現在使っているノートはA6サイズの100円のノート。
ページ数にしておおよそ50ページ程のものです。
大体1ヶ月に1冊くらい使います。
このノートを新しくするときにやる作業は、
・週次レビューのチェックリストを裏表紙に貼り付けること ・2ページ目から、1ページづつ、NextAction, Project, WaitFor, Someday の表題を書くこと ・2ヶ月分のカレンダーを印刷して、貼り付けることです。今日はこのカレンダーについて
■Excelで作る
2ヶ月分のカレンダーはExcelで作ります。
簡単なものですが、
・A列に縦に今月1ヶ月分の日付を書き込みます。行の高さは15ポイントくらい、フォントは6ポイント。列の幅は3ポイント。 ・B列を引き伸ばします。幅は38ポイントくらい。 ・C列に来月1ヶ月分の日付を書き込みます。 ・D列はB列と同じくらいに横に引き伸ばします。 ・それぞれの日付に対して、土曜日は薄い緑色で塗りつぶします。 ・日曜日は赤い太字にします。 ・この範囲を田の字状に罫線をつけますとやって、印刷します。
こうすると、丁度A6ノート見開きのサイズ(A5)になるので、切り取ってノートに貼ります。
■書くときは色分けして
ここに今月の予定、来月の予定を書き込んでいきます。
ただ、時間単位の予定は、別途アウトルックで管理しているので、これには1日以上に渡るスケジュールや、大きな日程を書いていきます。
日程は基本は青色のボールペン。何日も取るようなスケジュールなら、日にちをまたいで線を引き、その線の始点にどういったスケジュールなのかを簡潔に書き込みます。できたら、自分にしか分からないような省略語で書くのがいいです。
誰かと話している時に、予定を書き入れようとして、そのページを開いた時に、相手から丸見えですから…。
重要なスケジュールは赤色で。
■結果も書く
他の人のスケジュール帳が見えてしまう時があるのですが、殆どの人は、予定しか書いてない。
これはもったいないです。結果もちゃんと書いたほうがいいい。
結果は黒のボールペンで書きます。
もし予定通りできたのであれば、黒のボールペンで予定に丸をつけるだけ。
特に結果を書いたほうがいいのは、今年の目標で、「○○を毎日やるぞ」と決めたこと。予定には各必要が無いですが、たしかにやったという証拠に、毎日記号を付けていきます。
私の場合、毎朝体操をすることと、毎晩ストレッチをしてから寝ること。
なので、これをやった日には、○と△を書いてます。
こうすると、ちゃんと毎日やると、これがズラーッと並ぶことになり、「今月も頑張ったなぁ」とちょっとモチベーションになります。
■俯瞰する意味
スケジュールは全体のバランスが大切。
日々のスケジュールは詳細におさえる必要がありますが、見る単位は
時間単位 → 週間表示
日単位 → 月間表示
がいいようですが、月間表示の時に1ヶ月ではちょっと短い。月末に近くなるとほとんど日単位でになってしまいます。
これでは全体を俯瞰することはできないので、2ヶ月を1単位として見開きに入れているわけです。
更にその上の単位は6ヶ月で、これは半年に一度(4月、10月)に全体を俯瞰する半年レビューをやってますが、現在のノートは最初に書いたように1ヶ月しかもたないので、PCで管理してます。
■月次レビュー
この2ヶ月スケジュールは、ノートを新しくした時と、毎月第1日曜に月次レビューをするときに新しく作り直します。
新しく作りなおすと、「あ、これ予定通りできてなかった」「あれ、遅れてる」とか色々気づきがあります。
PCなどで管理していると、気にしてないところは読まなくてもできちゃうのですが、書き写そうとすると、嫌でも見ることになります。
これが効果的。
きちんと振り返りをすることは大切ですね。
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