2012年06月18日

2ヶ月カレンダー





現在使っているノートはA6サイズの100円のノート。
ページ数にしておおよそ50ページ程のものです。

大体1ヶ月に1冊くらい使います。

このノートを新しくするときにやる作業は、

 ・週次レビューのチェックリストを裏表紙に貼り付けること
 ・2ページ目から、1ページづつ、NextAction, Project, WaitFor, Someday の表題を書くこと
 ・2ヶ月分のカレンダーを印刷して、貼り付けること

です。今日はこのカレンダーについて

■Excelで作る

2ヶ月分のカレンダーはExcelで作ります。

簡単なものですが、
 ・A列に縦に今月1ヶ月分の日付を書き込みます。行の高さは15ポイントくらい、フォントは6ポイント。列の幅は3ポイント。
 ・B列を引き伸ばします。幅は38ポイントくらい。
 ・C列に来月1ヶ月分の日付を書き込みます。
 ・D列はB列と同じくらいに横に引き伸ばします。
 ・それぞれの日付に対して、土曜日は薄い緑色で塗りつぶします。
 ・日曜日は赤い太字にします。
 ・この範囲を田の字状に罫線をつけます
とやって、印刷します。
こうすると、丁度A6ノート見開きのサイズ(A5)になるので、切り取ってノートに貼ります。

■書くときは色分けして

ここに今月の予定、来月の予定を書き込んでいきます。
ただ、時間単位の予定は、別途アウトルックで管理しているので、これには1日以上に渡るスケジュールや、大きな日程を書いていきます。

日程は基本は青色のボールペン。何日も取るようなスケジュールなら、日にちをまたいで線を引き、その線の始点にどういったスケジュールなのかを簡潔に書き込みます。できたら、自分にしか分からないような省略語で書くのがいいです。

誰かと話している時に、予定を書き入れようとして、そのページを開いた時に、相手から丸見えですから…。

重要なスケジュールは赤色で。

■結果も書く

他の人のスケジュール帳が見えてしまう時があるのですが、殆どの人は、予定しか書いてない。
これはもったいないです。結果もちゃんと書いたほうがいいい。

結果は黒のボールペンで書きます。

もし予定通りできたのであれば、黒のボールペンで予定に丸をつけるだけ。

特に結果を書いたほうがいいのは、今年の目標で、「○○を毎日やるぞ」と決めたこと。予定には各必要が無いですが、たしかにやったという証拠に、毎日記号を付けていきます。

私の場合、毎朝体操をすることと、毎晩ストレッチをしてから寝ること。
なので、これをやった日には、○と△を書いてます。

こうすると、ちゃんと毎日やると、これがズラーッと並ぶことになり、「今月も頑張ったなぁ」とちょっとモチベーションになります。

■俯瞰する意味

スケジュールは全体のバランスが大切。
日々のスケジュールは詳細におさえる必要がありますが、見る単位は

  時間単位   → 週間表示
  日単位    → 月間表示

がいいようですが、月間表示の時に1ヶ月ではちょっと短い。月末に近くなるとほとんど日単位でになってしまいます。
これでは全体を俯瞰することはできないので、2ヶ月を1単位として見開きに入れているわけです。

更にその上の単位は6ヶ月で、これは半年に一度(4月、10月)に全体を俯瞰する半年レビューをやってますが、現在のノートは最初に書いたように1ヶ月しかもたないので、PCで管理してます。

■月次レビュー

この2ヶ月スケジュールは、ノートを新しくした時と、毎月第1日曜に月次レビューをするときに新しく作り直します。

新しく作りなおすと、「あ、これ予定通りできてなかった」「あれ、遅れてる」とか色々気づきがあります。
PCなどで管理していると、気にしてないところは読まなくてもできちゃうのですが、書き写そうとすると、嫌でも見ることになります。

これが効果的。

きちんと振り返りをすることは大切ですね。

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