仕事は4時間で終わらせる

1日の作業をしている時間はどれだけでしょうか？

■作業の定義

まず、作業とは何かを定義しないといけませんね。

4つのレベルで考えてます。
括弧内はGTDで使われている用語です。

　作業(タスク)
　　　仕事を終わらせるためにしなければならないこと。メールを出す、電話をするなどの具体的な行動を指します。
　仕事(プロジェクト)
　　　一定の目標を持った作業の集まりです。
　　　たとえば、「××に関する課題を出す」「××の対応方針を決める」など。1日〜1ヶ月くらいの大きさで、明らかなゴール(終了条件)があります。
　業務(2000メートルの水準)
　　　半年〜1年間の仕事の集まりです。おおよそ部門の方針に対応しています。ゴールが明記されていますが、ある瞬間に「終わった」とはいえない程度に曖昧です。
　目的(2000メートル以上)
　　　ゴール(どうなったらそれはうまく行ったといえるのか)が明確ではありませんが、自分がやりたい/成し遂げたいと思っている事柄です。
　　　大体1年から5年くらいのスパンで考えていることです。

まぁ、コンサルタントではないので、このあたりの言葉の使い方は、一般的なのかどうかわかりませんので、このまま使って恥をかかないようご注意ください。

■午前中に終わらせる

どのくらいの作業を1日にするかというと、私の場合午前中だけです。
午後からは一切の作業はしません。そこに入るだけしか作業として計画にいれていないからです。

物の本には、「2時間で終わらせる」とか「6時間で終わらせる」とか書いてありますが、どんなに仕事の生産性が良くなったとしても、8時間の作業が2時間で終わることはありません。
なぜ終わるかというと、最初から2時間分しか計画にいれていないからです。

私の場合は4時間分の作業しか計画に入れません。
もし、それ以上の作業をしないといけない場合には、日程の調整をします。

そのために、午前中4時間はスケジューラには全部予約を入れてしまってあり、あとから会議などを突っ込まれないようにしてます。
会社の出勤時間としては9時からなのですが、私は8時前に出社して、午前中に作業が終わるようにしてます。

お昼の時間というのは、1日の区切りとしては非常にわかりやすいので、ここまでに終わらなければ、見積もりが甘かったということがはっきりわかります。もちろん作業はきっぱりやめます。翌日までやりません。

それで間に合わなくて、怒られても、それは自分へのペナルティだと思うようにしてます。

■午後からの仕事

午後から何をするかというと

　・会議
　・考える

のいずれか。

さすがに会議を断るわけにはいかないので、午後には会議を入れてもいいですよ、ということでスケジュールは空けてあります。

でも100%埋まるわけではないので、

　・今日はこの仕事(プロジェクト)について考えよう

と決めて、仕事の段取りや今後のリスク、チェックして置かなければならないことなどについて考えています。

よく部下が相談に来た時に、対応策についてスラスラ答えられるのは、あらかじめ考えているからです。その場で瞬間的に考えても大した答えは出ません(もちろん、私が鈍いからでしょうけど)。

■作業は作業、仕事は仕事

つまり、作業は作業、仕事は仕事で使う脳の部分が違うのです。
それを一緒くたにやろうとするから、頭が混乱します。

作業はひたすら体を動かせばいいです。何も考えずに、今やるべきことだけに集中すること。それを以下に素早くやるかだけが大切です。

仕事をするときには、経験を抽象化し、抽象化された経験や知識から次の具体的な作戦を練ることが目標です。したがって、仕事のゴールに向かって、次にどの様な作業をするのかを明確にして行かないといけません。

ある有名な経営者は、どの様な仕事をするかゴールが決まったら、まずノートを出してきて、やるべき作業のチェックリストを作ってからでないと、作業に取り掛からなかったそうです。すべてのチェックリストが出来上がれば、あとはひたすら作業を擦るだけ。何も考えない。

さすがにそこまで先を読む力はありませんので、一定量進めたら次の作業を考える時間を取るようにしているわけです。ただし、何度も言うようにそれぞれで使う脳のぶぶんが違うので、ごちゃごちゃにしないこと。

これはGTDでも書いてあるように

　・処理ステップ
　・実行ステップ

が分かれているということです。ひとつにしてしまったら、考えが発散してしまい、効率が悪くなるからです。

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●関連 Web
　GTD:Getting Things Done - ウィキペディア
　誠 Biz.ID：Getting Things Done（GTD）まとめ
　はじめてのGTD - 誠 Biz.ID - Business Media 誠
　GTDでお仕事カイゼン！
　Getting Things Done?, GTD? and David Allen & CO

●本書を引用した記事
　3分の1マージン
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●関連図書
　ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法
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