仕事の基本ルール
会議の開始時にメンバーが揃わない。なんて言うことがよくあります。
■開始時間を中途半端にする
会議が多いような人の場合、直前の会議がちょっと延びることはままあります。そうなると、次の会議に移動する時間も含めて考えないと、効率的に会議はできません。
また、その時間になってから移動をはじめる人もよく見かけます。
そんな状態ですから会議は時間通りに始まることは、大抵の場合ありません。
そこで、最近、会議の時間を中途半端にするようにしました。
対象の人のスケジュールは00分から抑えますが、スケジューラに登録するときに、開始時間は07分からです。とか案内しておくのです。
「なんだ、その中途半端な時間は？」
と思ってくれればしめたものです。印象に残るので、その会議に遅れて来る人が少なくなりました。
スケジュールには00分からで登録してあるので、その時間になってから会議室に移動する人も大体間に合います。会議をハシゴする人も、直前の会議が終わってから移動しても間に合います。
■時間配分を考える
これは、会議術ではよく言われることですが、それぞれの議題に対して、ちゃんと時間配分を考えるようにしようということです。
これは、絶対に守ったほうがいいです。
会議がかなりの確率で予定通り終わるようになりますから。
この時に、大切なのは、時間配分を考えておくということと、これを公開することです。会議の最初に、それぞれの議題に対して、使う時間を決めちゃうのです。
最初の議題は必ず、時間配分を決める、という議題
にします。
そのあと、
2つのカウントダウンタイマをプロジェクタで表示しておく
のが有効です。ひとつは会議全体の残り時間、もうひとつは現在の議題の残り時間を表示します。
特に、時間にかかわらず脱線して話を続けるような人がいる場合には、カウントダウンタイマというのは有効なようです。
この議題の残り時間をいつも意識するようになりますから。
それでも長話や脱線話をする人がいる場合には
一人の発言時間を制限する
ようにします。もう一つカウントダウンタイマを表示させ、「一人1分以内の発言でお願いします。」といって、カウントダウンタイマをスタートさせちゃうわけです。もちろん、オーバーしたからといって何かペナルティを出すわけではありませんが、タイマが動いていいれば、意識はします。
■終了時間は45分
1時間の会議を設定するときには、上記用に中途半端な時間で始めて、中途半端な時間で終わるように設定します。
たとえば、
会議時間 13:07分〜13:45分
みたいにするのです。ただし、スケジュールは
13:00〜14:00
で抑えないといけません。
ちょっと早めに終わると思うと、別の仕事を入れてしまう人がいるからです。
当然会議がその時間ピッタリに終わるということも少ないでしょうから、決定が降りないまま、会議が時間切れで終了してしまうというのを避けるためには、最初からマージンを入れておくことです。
