コミュニケーション

■コミュニケーションが悪いって？
よく、プロジェクトの反省会で、

　コミュニケーション不足

というのが上がります。

会社の課題について話しあうと、必ず

　「部門同士のコミュニケーションが悪い」

という人が出てきます。

私としては、「ふむふむ」とか言いながら、議事録にそう書いていくわけですが、内心は

　アホか…

と思ったりしてます。

「コミュニケーションが悪い」というのをどういう状態か定義できますか？
逆に「コミュニケーションがいい」という状態は誰が誰に対して何をしていることでしょうか？

人間なんて、100人いれば100通りのことを考えてます。
極論すれば、1秒前の自分と現在の自分ですら、異なる概念で物を考えてます。

そんな人間が、同じ概念でものを考えるなんていうことはありえません。「お互いに考えていることが違ったので、コミュニケーション不足です」などという人は、単に「コミュニケーション」というちょっとカタカナ語を使ってみたかっただけ、と判断してます。

■コミュニケーションを制御する

　考えていることが、違っているのが当然

そういう前提にたって、相手に与える情報の質や量を制御することがコミュニケーションだと思ってます。

つまり、

　相手がどのような概念を持つかでは制御できません。
　どのような情報をどの程度与えるのかだけが制御できる

ということです。

この人にはどの程度の情報を与えるべきか。
どの程度噛み砕いて、情報を伝える必要があるか

によって、会話する時間が異なってきます。
それを予め決めておくと、

　「どのようなコミュニケーションが悪かったか」

が個別の事案として判断できます。
それが記録してないと、概念として「コミュニケーション不足」としか言えないので、改善のしようがないわけです。

■だれに、何を話したのかを記録する
会議ではちゃんと議事録を取る人も、立ち話や電話で話したこと、メールに書いたことを記録している人は殆どいません。

　相手に伝えた情報を、相手ごとに記録すること

これがコミュニケーションを改善する唯一の方法です。

私は、行動ログを残しているフォルダの下に、相手の名前をつけたテキストファイルを用意してます。

ここになにか話をするたびに、

　日付・時刻
　プロジェクト
　話題の概要
　聞いたことの要約
　話したことの要約

を書き残してます。

もちろん、あとで言った・言わないの時のためのメモという性格もありますが、ほとんどは、この人にこれだけの情報を伝えた結果、この人の行動がどう変わったかを記録するためのものです。

これは以前、「人物カルテ」として紹介したものの現在の状態(ちょっと発展しました)です。
人物カルテについては、過去ログ

　http://sarahin.seesaa.net/article/243482439.html

をご参照ください。

これを書くためには、相手と会話しているときに、

　必ず何を話したかをメモする

習慣が必要です。

ただ、これ、1ヶ月もやる続けるとくせになります。
というか、やらないと不安になってきます。