仕事の基本ルール
■ペン立て
ちょっと会社の机の上を思い出してください。
ペン立てを持ってみえる方はどの程度みえるでしょうか？
私の部門では1/3くらいの人はペン立てを使ってます。
ところが、会社全体を見渡すと、10人に一人くらいでしょうか。
多くの人は、机の引き出しの一番上にペン入れがついているので、そこに入れているみたいです。
■時間の概念
これは恐らく私が部下にしつこく時間管理の大切さを説いている影響が大きいと思うのですが、何かを書こうとした時に、かけるようになるまでどの程度の時間、作業が必要になるかを考えて用意をしておくことがなく、片付いて見えるということを優先においているからではないかと思います。
何かふと思いついた瞬間に、すぐにその場でメモをする。
このために、引き出しを開け、ボールペンを取り出して、かけるようにする。
でも「あ、書くもの〜」と思ってしまえば、恐らくその時には、何を思いついたか自体を忘れているでしょう。
電話がかかってきて、片手がふさがっている状態で、電話の話をメモしようとした時に、「え〜っと」と時間稼ぎをする。その次の瞬間にはもう別の話題に移っている。
時間にして、わずか2秒か3秒でしょう。
この時間を大切にしないのであれば、1分を大切にはできません。1分が大切にできないのであれば、1時間が大切に出来ません。
■ガラガラのペン立て
もう一度ペン立てに話を戻すと、ペン立てに同じ機能のものが2本以上入っているのは、効率を考えているわけではなくて、単に物置として使っているだけです。ペン立ての利用ルールは
空間の7割は開いていないといけない
同じ機能のものが2つあってはいけない
です。そうすると、一瞬で必要な物が取り出せますし、戻すときも放り込むだけです。
そ、ペン立てはガラガラに空いているのが一番いい状態です。
私がペン立てに入れているのは、
・4色ボールペン
・カッター
・ホチキス
この3つだけです。それ以外は使用頻度が低いので、机の中です。
さらに、席にいるときには、ペンは立ててすらありません。
机の上に貼りつけた付箋の横に寝せてあります。右手をパソコンから右にちょっと動かすと、ペンが落ちていて、ペンを持ったままさらにもうちょっと右に動かすと、机に貼り付けた付箋にたどり着きます。
※「デスクトップ付箋」参照
http://sarahin.seesaa.net/article/244969036.html
■整理しておく
整理＝いるものと、いらないものを分けること
整頓＝あるものをあるべき場所に置くこと
です。
現場でよく4Sとか5Sとか言われますが、なぜそれが重要なのかというと、
ミス・ムダが無くなる
これにつきます。
事務仕事であっても同じで、ミス・ムダは時間の浪費以外の何物でもありません。
目をつぶっていても、必要な物を取り出してすぐに使える体制になるか。
これが整理・整頓の基本です。
■長時間使わない時
席を離れるときなど長時間使わない時には、ペンはペン立てに戻します。
さらに帰宅時にはペン立て自体を机の中にしまってしまいます。
そうすれば机の上はいつもさっぱりしてます。
■道具を大切に
これは個人的感覚なのですが、机の上がちょっとでも汚れていると、すごく気になります。
他人の机の上でも同じ。ムダなものがおいてあったり、ホコリや紙くずが乗っかっていると、すごくイライラします。
たとえば、時々お寿司屋さんのカウンタにいくのですが、そこで板前さんが使っている道具(包丁やまな板)が汚れているのを見たことがあるでしょうか。ネタがいろんな種類積み重なってしまっていたり、切り落とした小さな部分が残っていたりするのを見たことがある人は少ないのではないでしょうか。
もしそんな店があればもう2度と行きませんね。
それ、あなたの仕事の成果を生み出す道具でしょ？
道具を大切にしない人が、良い成果を生み出せるのは、偶然以外の何物でも無いです。
ただ、大切だからといって、ガラスケースに入れておくのでは成果なんて出ません。
瞬時にベストの状態を出せるように環境を整えておくこと、これが成果を出すためのコツです。
