■会社の机の中
ちょっと思い出してください。
あなたの机には引き出しがついてますよね。
普通の事務机なら、中央(足を入れるところの薄くて広い引き出し)、上、中、下の4つ。
さて、ここに何がはいっていましたか？
書きだしてみてください。
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書けました？
じゃあ実際に正しいかチェックしてみましょう。
■入れ方が適当
どうだったでしょうか？
案外覚えてないものでしょう？
覚えてなかったものは、使おうとした時に、探すのに時間がかかるということです。
以前の記事にも書きましたが、探すという行為は価値を産みません。
どんなに一生懸命探したとしても、何時間かけたとしても、あなたの仕事の成果にはなんの役にも立たないんです。
なぜ見つからないのか？
それは、収納のルールがないからです。
一定のルールに基づいて収納されていれば、探したいものがどの様にそのルールに該当するのかを考えれば、あるところは必ず特定できます。そこになければ、その探したいものは「ない」と素早く判断できますし、見つけ出すのも容易でしょう。
■引き出しインデックス
私は、引出をはじめ、あらゆる収納場所にインデックスをつけてます。
最初のうちは、「ここにはこういった物を入れる」と決めて整頓するのですが、すぐに忘れちゃうのと、つい面倒くさくて、いい加減になってしまい、結局ごちゃごちゃになってました。
そこで、ものを入れる際に、必ず「そこには何を入れるべきか(何をいれてはいけないか)」が目に入るようにインデックスをつけたわけです。
そうしたら、もし入れようとしてもそのインデックスが見えますから、入れるのを「ちょっと待て…」と手が止まり、正しい場所に入れるようになりました。
これは効果絶大でした。
それからというもの、失せ物、探し物で時間が取られることがほとんどなくなりました。
これまた以前の記事に書きましたが、PCのデータは分類しません。とにかく1フォルダに全部放り込んであります。その代わりに使いやすい検索ツールを使うことにしてます。
ただ、物理的な資料などは検索ツールは使えませんので、分類を使わざるを得ません。
■デスクマットも収納場所
デスクマットも立派な収納場所です。
透明なデスクマットを使っていれば、そこによく見る資料を挟んでおけば、ちらっと下を見るだけでその資料が目に入ります。
私は、考えるべきこと、緊急時にやることなどを書きだして挟んでます。
いま目の前には「電通鬼十則」が見えてます。
■インデックスの例
私が使っているインデックスの例を書いておきます。
・文房具・事務用品― ボールペン、シャープ、ホチキス、クリップ ・電子文具 ― 辞書、電卓 ・企画メモ ― 思いついたアイディアなど ・外出時 ― 外出する時に持っていくもの ・領収書 ・引継ぎ ― 近い将来誰かにやってもらうことになるもの ・捨てがたし ― ちょっととっておきたいもの、プレゼントなど ・保証書・取説 ・注文予定 ― ほしいものリスト ・名刺 ・地図・お店 ― 今度行ってみたいお店など ・後で読む ― ちょっと気になったことのメモや雑誌、書籍 ・ネタ ― なにか今後の役に立ちそうなもの 後で考えたい素材など
・契約書 ― 契約書類、ねんきん定期便、保管しておく情報 ・次の仕事 ― 処理しなければいけない仕事のメモ ・アクティブ ― 今作業中のこと ・チェックリスト ― 何かを実行する時の抜け漏れ防止 ・その他 ― 上記に該当しないもの ・未分類 ― 処理したけどまだ上記に分類していないものこれらは引き出しの場合もあれば、机の上のトレイやブックエンドの時もあります。
引出は、引出のセパレータを使って、セパレータに札(ふだ)を立ててます。ブックエンドにも札を貼り付けて、その札にこれらの分類を書いてます。
紙書類の場合は、さらにプロジェクトごとにクリアファイルに入れて、この分類に従った場所に保管してます。
■ティッシュの空き箱
ちょっと貧乏くさいかもしれませんが、ティッシュの空き箱というのは意外に便利です。
上面の3辺をカッターで切ると、開閉可能な箱になります。ティッシュを取り出す部分には透明フィルムがついてますので、中身も見えます。箱に直接マジックで上記のような分類を書いて、そこに放り込むだけです。
■テプラ
キングジムの回し者ではありませんが、テプラ(一般にはラベルライターと言うらしい)は私には必須のアイテムです(実は社内のイベントで賞品に貰ったものですが、手放せなくなりました)。
インデックスをつけようと思うと、紙を切って、テープで貼り付けてと、結構手間です。
それに手書きだと字が下手くそなので、なんとなく力が抜けてしまいます。テプラなら簡単できれいなので、愛用してます。
お試しあれ。
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