仕事の基本ルール
実際にそれぞれの項目は過去記事などで説明してますが、ひとつづつ意味や由来がああります。ただ、それを詳しく書くと1ヶ月も記事を引っ張ることになりますので、簡単に説明してます。
■全体像
とりあえず、昨日の復習ですが、定型書式の全体像はこんな内容でした。
■行動チェックリスト
■5項日誌
■読書記録
■発見/企発/課問/決断
■豆論文/お題
■総括
■行動チェックリスト
ここは、朝会社に来たらやること、帰る前にやることの提携作業リストが作ってあります。こんなふう
◆オープニング
・5項日誌のファイルを作る
・昨日の5項日誌を完成させる
・今日の重要会議の話の流れを予想する
・今日やるべきタスクをチェックし、タスク時間を確保する
・今日やれたらいいタスクを一覧する
・週末までにやらないといけないタスクをチェックする
・メール処理
◆クロージング
・今日やった会議の議事メモを処理する
・Inbox(レターケース、メール)のメモを処理する
・今日やらないといけなかったタスクが完了したかをチェックする
・明日以降やらないといけないタスクを見直し、いつやるかを決定。
・今日発生したタスク・依頼事項は全部アウトルックに登録されているか
・メール処理
・明日の会議・重要タスクの確認。
それをやったら、"・"を"○"に書き換えていきます。
オープニングは朝会社の始業(09:00)前に出社して、これだけをこなしておきます。
クロージングは終業(18:00)時にやります。
基本的には18:00で帰れるように17:30からはクロージングの時間として確保して、会議とかが入らないようにしてます。
ただ、実際には、帰宅前にクロージングの作業が全部終わるわけではないので、翌朝にやることが多いですが…(^^;;
■5項日誌
ようやく5項日誌にたどり着きました。
「5項」と名前がついてますが、5項目に限ってません。多い時は10項目近く出ることも。単に最初の「5行日記」からの名残です。
これの定型フォーマットはこんなふう。
◆【】
予測
事実
所感
改善/AAR
ま、大体わかると思いますが、最初の【】には数字とその後に5行日記のルールに従って、やった事実を文章で書きます。【】内は
重要度/評価
のように2つの数字を書きます。「重要度」は自分の目標(会社の目標だったり、個人の目標だったり)に対する影響度を5段階評価します。「評価」はこれをやってみて、どう感じたかを5段階評価します。あくまでも「どう感じたか？」です。やってよかったと思えるのか、すごく気分が悪かったのかなど、本当に気まぐれで。
予測は、その行為をする前に、どうなるだろうかということを予測して書きます。たとえば、会議なら、どういう議題に対して、どういう結論になるだろうか、とか、この会議で自分の役割に対してどういう行動をしようと思っているかなど。
事実は、会議の議事録そのもの。あるいは何かを作業したのであれば、それが予定通りできたのか、できなかったのか。自分の受け取り方は別として、事実をありのままに。
所感は、事実の逆で、自分の受けた感じを素直に書きます。「まったく、気に入らんなぁ」みたいなことも、そのまま書きます。まぁ、人には見せられないようなことも多々書いたりしてます。
改善/AARは、それを動やったら改善できるかのアイディアを検討するところです。AARというのは「アフター・アクション・レビュー」という言葉の略で、米国陸軍が開発したやり方です。ビジネス書などを読んでいるとよく出てきます。
知りたい方は
http://www.tkc.co.jp/senkei/backnumber/0105/special.htm
なんかが参考になると思います。
■読書記録
ここは、今日読んだ本とその感想を書きます。
以前別の記事にも書きましたが、最近はちょっと読書中毒気味です。毎日何かの本を読まないと手持ちぶたさたで仕方がない。
ただ、会社ではあまり書いている時間がないので、日誌のテキストファイルを自宅のPCと同期させて、自宅で寝る前に書いてます。何しろ本を電車の行き帰りで読むので、感想は帰ってから出ないと余り書くことがないのですよ。
会社のPCと自宅のPCの同期のさせかたは、また機会があれば書きます。
■発見/企発/課問/決断
ここは、その日に発見したことや、決めたことなどを書いてます。
・発見 こんなことができるようになった。
こんな事に気がついたなど
・企発 企画発想の略です。
こんなことをやったら面白いんじゃァないか。
こんなやり方はどうだろう、など
・課問 課題・問題の略です。
これは問題だなぁ
こういう問題はどうしたらいいんだろう？、など
・決断 その日に何かを決めたことと、その理由を書き出します。
よく、「こうしよう」と決めたのに、その理由や決めた事自体を忘れてしまうので…
それぞれについて、
・企発日記を付けなかったらアラームが鳴るようにしよう
〜〜〜〜〜説明〜〜〜〜〜〜
みたいに、表題と (全角スペース)で始まる説明文が交互に来ます。
「企発」「課問」はあとでGrep検索ができるように、通常では使わないような単語をわざと当ててます。これは週次レビュー、月次レビューなどの時に、もう一度見なおして、タスクに起こしやすくするためです。
■豆論文/お題
「豆論文」は1話完結。100〜200字程度で、ちょっと考えたことやキーワードなどを簡潔に書きます。たとえば、ちょっと気になってWebで調べた結果などを、URLとともに要約して書いておきます。
お題はもうちょっ長文。なので、かなり時間のあるときくらいしかやりませんが、これは、「仕事とはなんぞや」「設計とは何をすることか」とかまぁ、自分のやるべきことの概念を言葉にする作業をしてます。これは何日もかけてつつきを書き込んでいきます。
その他に、今日ノートに書いたことのタイトルもここに書いてます。
・ノート：新システム提案概要
なんて具合に。ノートには、この例で言いえば、「新システム提案の概要」のアイディアが図にして書き込んであるので、後でノートの目次になってくれます。
PCで書く弱点は、この「さらっと絵がかけない」という点ですが、これをノートとPCで同じ表題を共有することで弱点を補うようにしてます。
■総括
ここはまとめ。というか上に当てはまらないようなものや1日の感想などを適当に書いてます。
■終わりに
ちょっと私の日誌の書き方の紹介でした。
それぞれの項目は、いろんな本を読んだり、実際にやってみたりして、紆余曲折しながら現在に至っています。その背景を書き出すとかなりの量になるので、相当端折って説明しました。
「どういう項目が適切なのか」や、日誌をつけるべきなのかどうかは、個人の置かれた環境に依存しますし、その人の好き嫌いもあるでしょうから一概には言えませんが、基本的には日誌は書いたほうが、自分の作業目標や進み具合をチェックする意味で、いいことだと思います。
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