2018年10月08日

スケジュールを見なおしてはいけない





電車の中で、ビジネスマンが手帖を開いてスケジュールをチェックしているのを見かける時があります。そういう姿を見るとつい、「残念〜」と思ってしまいます。

もちろん、何も言いませんが (^^;。




■メールを2度処理してはいけない


以前メールの処理・実行について、下のような記事を書きました。

    メールを2度処理してはいけない

簡単に要約すると、メールには

   ・情報を伝達する
   ・アクションを起こさせる

という2つの目的・機能があります。

 メールを見たとに、この「次のアクションを起こさせる」という機能はメールから引き剥がして、自分のタスクリストに移しておくことで、メールを2度見る必要をなくす

という内容でした。

本日はそのスケジュール版。

■スケジュールは予定管理ツール


会議予定などスケジュールをおさえるものにも同じ機能があります。つまり、

  ・その時間に予定を埋める
  ・その時間までに実行しなければいけないタスクがある

ということ。

以前の私がそうだったのですが、スケジュールを繰り返し見直す人は、この2つをスケジュール帳に持たせてしまっているんですよ。

そうすると必然、スケジュールを何度も見なおして、「あ、今日17時から部長報告があるな。報告書を作らなくちゃ」。と思うわけです。

気が付きました?

そう。時間の管理とタスクの管理が一緒くたになっているんです。

野口悠紀雄氏ではないですが、ポケット1つの原則に反しているんですね。

タスクはタスク管理ツール、時間は時間管理ツールでやらないといけない。

でないと、今日やらないといけないタスクが見えていない状態で、スケジュールから拾ったタスクを実行するは目になります。スケジュール帳を見て、「報告書を作らなきゃ」と作っていると、実は顧客に出す見積書の提出期限だった、みたいなことが起こります。




■予定を入れた段階でタスクを作る


予定を入れた段階で、そこからタスクを引き剥がしておかないと、2つのタスクリストを持つことになり、結果として期限管理もできなくなってしまいます。

1週間前に、
  11/10 17:00〜18:00 部長報告
と予定表に入れた段階で、

 タスク1: 報告書作成     期限 11/10 16:50
 タスク2: 報告書用情報収集(プロジェクト1)
                 期限 11/10 12:00

みたいにタスク管理ツールに入れておかないといけなかったんです。
そうすれば、一度入れたスケジュールは見なおす必要はありません。

予定が決まったら、

 1分でそれのために必要なタスクを書き出す

という作業をやっておくと、スケジュールを見なおす必要性はまったくなくなります。
もちろん、そのタスクが30分位植掛かりそうなら、さらにタスク実行時間としてスケジュールを確保しますので、もう一度スケジュールに戻ることになりますが。

■スケジュールを見なおしてはいけない


ただ、時間を忘れてはいけないので、その予定した時刻のちょっと前にアラームが鳴るようにセットします。もちろん、タスクの締め切り時間にもアラームを鳴らします。

これをやると1日アラームだらけになる時がありますが、まぁ、忘れて失敗するよりは、多少やり過ぎくらいがいいか、と判断してます。

一度やったことをもう一度やるのは、時短のマニア(?)としてかなり問題がありますね。



■同じテーマの記事

ゼロ秒思考3

#今週は、『ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング』という本をご紹介しています。ゼロ秒思考とは、あるテーマについて、即座に必要なことを考えることが出来るような事ができるようなトレーニングを「メモ書き」でしよう、という本。マッキンゼーで長期間活躍した筆者が、「誰でも、確実に頭が良くなる方法がある」として開発し、広めているやり方。場所も、時間も取らない。わずか1分のメモ書きを繰り返して、・考えていることを明確にするこ..

ManicTime

「時間を記録して分析し、仕事を整理するならば、重要な仕事に割ける時間を把握できる。」P.F.ドラッカー「経営者の条件」以前にもこの言葉をご紹介したような気がしますが、これは常に意識しています。ドラッカー氏は年に1〜2回1週間ほど自分の時間の使い方を測定したそうですが、私の場合仕事の集中度合いがバラつくので、原則毎日測定をしてます。ただし、すごく大雑把に、「打ち..

わかりやすく書くコツ

「サルでもわかる〜〜」っていうタイトルの本を見かける時があります。「いや、いくらなんでもサルは本が読めないだろ」とは思うのですが、まあ、こういうのって特定のジャンルについて調べようと思うときに「入門書としてはアリかも」という気がして、つい手に取ってしまいます。サルでもわかる福沢諭吉ということで、どうすればわかりやすくなるのかについて完結にまとめられていた本からのご紹介。で..

合理的に交渉する仕組みを作るための質問

打ち合わせにはいろいろな種類がありますが、一番難しいのは「交渉」ごとです。つまり双方に自分の利益に対する要求があって、それが異なっている場合です。このとき事前に用意しておくといいものがあります。交渉前に用意する5つの事柄交渉の打ち合わせを始める前に、4つの質問に対する答えを書き出しておくと、自分の望んだ結果に近づけることができます。・お互いの共通の目標や利益はなにか?・自分の要求はなぜ妥当なのか?・どこまでな..

プレゼン資料にネットで拾ったイラストは使うな

ちょっと過去に見たプレゼン資料を思い出してみてください。「ん?」っていう違和感のある図を見た記憶はありませんか?たとえば、「生産→消費者」って表すのに、「生産」のところはフルカラーで立体的な工場のイラストだけど、消費者はPowerPointに標準ではいっている人の絵とか棒人間(と線で書いた人間の絵)になっているとか。私は結構違和感バリバリ。ただ、自分で作るときはやっちゃいます。イメージに会うフリーのイラストを見つけ..

議事録をつけると仕事力がアップする

議事録って簡単そうに見えるのですが、仕事の基本的なスキルなので、比較してみると、仕事が出来る人出来ない人では歴然と差があります。私の部門では、議事録を書くことで仕事力のトレーニングをするよう推奨してます。議事録は新人の仕事大抵の場合、議事録係はその会議で一番若い人か、居なければ新人の仕事です。これはOJTを兼ねており、・人の話のポイントを要約する・その議題になっている業務を理解する・PCへの入力速度を早くする・決定事項と単なる話題を見分ける・情..




posted by 管理人 at 07:33| Comment(0) | TrackBack(0) | ハック:時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:

※ブログオーナーが承認したコメントのみ表示されます。

この記事へのトラックバック
×

この広告は90日以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。