仕事の基本ルール
電車の中で、ビジネスマンが手帖を開いてスケジュールをチェックしているのを見かける時があります。そういう姿を見るとつい、「残念〜」と思ってしまいます。
もちろん、何も言いませんが (^^;。
■メールを2度処理してはいけない
以前メールの処理・実行について、下のような記事を書きました。
メールを2度処理してはいけない
簡単に要約すると、メールには
・情報を伝達する
・アクションを起こさせる
という2つの目的・機能があります。
メールを見たとに、この「次のアクションを起こさせる」という機能はメールから引き剥がして、自分のタスクリストに移しておくことで、メールを2度見る必要をなくす
という内容でした。
本日はそのスケジュール版。
■スケジュールは予定管理ツール
会議予定などスケジュールをおさえるものにも同じ機能があります。つまり、
・その時間に予定を埋める
・その時間までに実行しなければいけないタスクがある
ということ。
以前の私がそうだったのですが、スケジュールを繰り返し見直す人は、この2つをスケジュール帳に持たせてしまっているんですよ。
そうすると必然、スケジュールを何度も見なおして、「あ、今日17時から部長報告があるな。報告書を作らなくちゃ」。と思うわけです。
気が付きました？
そう。時間の管理とタスクの管理が一緒くたになっているんです。
野口悠紀雄氏ではないですが、ポケット1つの原則に反しているんですね。
タスクはタスク管理ツール、時間は時間管理ツールでやらないといけない。
でないと、今日やらないといけないタスクが見えていない状態で、スケジュールから拾ったタスクを実行するは目になります。スケジュール帳を見て、「報告書を作らなきゃ」と作っていると、実は顧客に出す見積書の提出期限だった、みたいなことが起こります。
■予定を入れた段階でタスクを作る
予定を入れた段階で、そこからタスクを引き剥がしておかないと、2つのタスクリストを持つことになり、結果として期限管理もできなくなってしまいます。
1週間前に、
11/10 17:00〜18:00 部長報告
と予定表に入れた段階で、
タスク1： 報告書作成 期限 11/10 16:50
タスク2： 報告書用情報収集(プロジェクト1)
期限 11/10 12:00
みたいにタスク管理ツールに入れておかないといけなかったんです。
そうすれば、一度入れたスケジュールは見なおす必要はありません。
予定が決まったら、
1分でそれのために必要なタスクを書き出す
という作業をやっておくと、スケジュールを見なおす必要性はまったくなくなります。
もちろん、そのタスクが30分位植掛かりそうなら、さらにタスク実行時間としてスケジュールを確保しますので、もう一度スケジュールに戻ることになりますが。
■スケジュールを見なおしてはいけない
ただ、時間を忘れてはいけないので、その予定した時刻のちょっと前にアラームが鳴るようにセットします。もちろん、タスクの締め切り時間にもアラームを鳴らします。
これをやると1日アラームだらけになる時がありますが、まぁ、忘れて失敗するよりは、多少やり過ぎくらいがいいか、と判断してます。
一度やったことをもう一度やるのは、時短のマニア(?)としてかなり問題がありますね。
