仕事の基本ルール
毎年、毎月繰り返される仕事ってありますよね。
たとえば、毎年年度末に業務の最終まとめをするとか、来年度の予算を立てるとか。固定資産の新規取得申請をするとか。
私的な例で申し訳ないですが、毎年年末に確定申告書と所得税控除申告、医療費控除申告などいろいろな税務関係の書類を作ります。
以前は「これどうやって書くんだったけか？」と考えながら、記入例とにらめっこをして書いてました。申告書はインターネットで登録するのですが、そのたびに操作方法や申告ツールの起動方法を忘れていて、「あれ？、どうやるんだっけ」と困り果てながら書いてました。
毎年困るところは同じで、「そういえば、去年もここで詰まったよなぁ」とおもいながら、でも失敗するわけには行かないので、一生懸命調べながら書くことになります。
■思い出アルバム
そこで作り始めたのがこの
思い出アルバム
大した代物ではありませんが、その年やった手順をワードで順番に箇条書きにしていきます。
提出した資料は、描き上げて捺印をしたらスキャナで取り込みます。其のデータをワードに貼り付けておいて、今年の分として、日付を付けて保存。
確定申告書2011年度.doc
みたいに。
ワードには定型書式で作っていて、
①チェックリスト
②作業手順
③今年作成した申告書のスキャン画像
という順番で、3ページもののファイルです。
こうしておくと、次の年に処理が劇的に早くなりました。
何しろやり方がわかっているので、あとは単純作業(計算するとか、丁寧に書き込むとか)になるので、作業時間が劇的に早くなりました。その上、一度突っ返された時には、このワードのテキストに、
××の部分書類不備で再申請
ここには、A+B-Cを書かないといけない
とか。
特に確定申告と医療費控除の申告書は記入するところが決まっているので、ワードの中に表を作り、この表に必要な情報を入力すると、書き込む値が「書き込む欄の名前」「合計金額」が自動的に計算されるように作っておいたので、あとは単に書き写すだけになって、作用時間は1～2時間ですむようになりました。
最初の頃は1日仕事だったんですけどね。
■「あのプロジェクトの結論ってどうして…」
仕事をする上で、「あの時こういう結論が出たと思うんだけど、理由が思い出せない」というやつ。あなたも身に覚えがあるのではないでしょうか(私だけ？)。
こういうことが何度もあると、
カイゼンしなきゃ
と思うのが、正しい反省の仕方。
そこで、ひとつのプロジェクトが終わったら、そのプロジェクトのことを書いている日誌を集めてきて、プロジェクトの結果レポートを作ります。これは誰に見せるものでもなく、ただ単に自分がその時どうやってプロジェクトを進めたのかを、一括してわかるようにしています。
これを作るようになってから、以前のプロジェクトで、議論をしてその結果決めたことが、レポートに残りますので、振り返りなどをするときや、次に同じような定型的な作業をしなければならない時に、直ぐに判断ができます。
■一つの作業が終わったら「思い出アルバム」
何かの作業が終わったら思い出アルバムを作成したり、前回使ったファイルと、今回やったことの差分をちゃんと残します。
前に作った思い出アルバムがあれば、そのファイルを元にして新しいファイルを作ります。
なければ新規作成。
そこで、プロジェクトの目的、スコープ、タスクの一覧を過去の日誌から拾っていきます。
タスクは、アウトルックで管理しているのですが、タスクの詳細にプロジェクトのキーワードが書いてあるので、それを検索してタスク名をコピペしていきます。
タスクで大きな失敗をした時には、注意点として書きだしていきます。
何か資料があれば、ワードに添付。
普段はテキストファイルでいろいろな記録を作っているのですが、資料写真やスキャンしたデータを貼り付けるので、これはワードでないとひとつのファイルにならないんですよ。
エクセルでもいいのかもしれませんが、ワードのほうが書き方に自由度が高いのでワードを使ってます。
■振り返り
これをやると振り返りにもなります。
そして、プロジェクトが終わったという区切りにもなる。
いいことづくめですよ。
問題は作成に作業量が0.5～1日くらいかかること。
大体1週間くらいかけて少しづつ完成させていきます。
